Il calendario

Appena entri, Appuntoo apre il calendario sulla vista giornaliera. All'inizio è vuoto: solo la griglia delle ore, pronta da riempire. La schermata ha tre zone:

• In alto, la barra dei comandi (la "toolbar"): frecce per cambiare data, Oggi, Vai a, il selettore della vista, il filtro per professionista e il pulsante Nuovo.
• Al centro, la griglia dell'agenda con gli orari.
• Sopra la griglia, il titolo con la data o il periodo che stai guardando.

Di partenza la griglia copre la giornata dalle 06:00 alle 22:00. Le righe sono fasce da 15 minuti con l'orario a ogni ora (visualizzazione Classica) oppure slot lunghi quanto la durata predefinita degli appuntamenti (Slot appuntamenti): la scelta vale per tutto lo studio ed è spiegata al punto 5. Una linea rossa attraversa la griglia per indicare l'ora attuale. In alto, una banda dedicata agli eventi "tutto il giorno" mostra gli impegni importati da Google Calendar. Nella vista mensile (e nella banda "tutto il giorno"), quando in un giorno ci sono più appuntamenti di quanti ne stiano nel riquadro, compare + altri N: cliccandolo apri la vista giornaliera di quella data.

Se in Profilo studio → Gestione Appuntamenti hai attivato le limitazioni del calendario, la griglia mostra solo i giorni lavorativi e la fascia oraria che hai impostato (vedi Impostazioni). Il calendario ricorda l'ultima vista che hai usato e la ripropone al prossimo accesso.

Su smartphone puoi cambiare giorno, settimana o mese scorrendo il dito a destra o a sinistra sulla griglia; per selezionare uno spazio libero tieni premuto circa mezzo secondo.

Dal selettore della vista scegli come guardare l'agenda. Appuntoo offre sette viste; quella di partenza è Giornaliero:

• Giornaliero — la giornata ora per ora. Ideale per lavorare nel quotidiano.
• Collaboratori/Giornaliero — la giornata divisa in una colonna per ogni collaboratore. Per capire a colpo d'occhio chi è libero.
• Stanze/Giornaliero — la giornata divisa in una colonna per ogni stanza. Per non prenotare due persone nello stesso spazio.
• Settimanale — l'intera settimana sotto controllo. Per pianificare e spostare.
• Collaboratori/Settimanale — la settimana per ciascun collaboratore.
• Stanze/Settimanale — la settimana per ciascuna stanza.
• Mensile — il colpo d'occhio sul carico di lavoro del mese. Cliccando su un giorno (o su un appuntamento) passi alla vista giornaliera di quella data.

La barra in alto raccoglie tutti i comandi per muoverti e agire:

• Le frecce ‹ › spostano avanti e indietro di un giorno, una settimana o un mese (a seconda della vista).
• Oggi riporta l'agenda alla data odierna.
• Vai a apre una finestra per saltare a una data precisa, con alcune scorciatoie pronte.
• Il selettore della vista sceglie tra le sette viste descritte sopra.
• Il filtro Professionista sceglie di chi vedere l'agenda. Compare nelle viste Giornaliero, Settimanale e Mensile (nelle viste Collaboratori e Stanze non serve, perché mostrano già tutti) e non è disponibile per il Collaboratore. Quando entri è impostato su di te.
• Nuovo apre la finestra per creare un appuntamento. Su smartphone è un pulsante tondo "+" in basso (il FAB).

Vai a apre la finestra Vai a una data (nella vista mensile Vai a un mese): in alto vedi il periodo che stai visualizzando, scegli la data e confermi con Vai alla data (o Vai al mese). Le scorciatoie dipendono dalla vista. Nelle viste giorno e settimana trovi Oggi, Domani, Tra 7 giorni e Tra 1 anno; nella vista mese trovi Mese scorso, Questo mese, Mese prossimo e Stesso mese tra 1 anno.

Senza aprire nulla, l'aspetto di ogni riquadro ti dice già molto. Ecco come interpretarlo:

• Il testo è il nome del paziente. Per un appuntamento lavorativo senza paziente compare la descrizione; nelle viste giorno e settimana c'è anche l'orario.
• Il colore è quello del professionista a cui l'appuntamento è assegnato, a meno che per quell'appuntamento non sia stato scelto un colore personalizzato. Gli eventi importati da Google sono blu.
• La spunta verde in alto a destra indica che l'appuntamento è Confermato.
• Il bordo verde segnala che è già stato Pagato.
• Un appuntamento disdetto appare sbiadito (più chiaro), così distingui subito i posti che si sono liberati.
• Un blocco ambra con bordo tratteggiato e l'icona dell'orologio è una prenotazione online in attesa: un paziente l'ha richiesta dal link di prenotazione e aspetta la tua conferma (vedi il capitolo Prenotazioni online).
• Un riquadro con lo sfondo a righe diagonali e il badge «P» davanti al titolo è un appuntamento personale. Il titolo è «Nome del professionista · descrizione»; se l'impegno è di un collega leggi solo «Nome del professionista · Appuntamento personale» (vedi il punto 8).

Nelle viste con la griglia oraria (tutte tranne Mensile) gli orari si possono mostrare in due modi. La scelta si fa in Profilo studio → Gestione Appuntamenti, alla voce Visualizzazione degli orari, scegliendo una delle due opzioni; l'anteprima accanto alle opzioni mostra come apparirà il calendario con la durata impostata. Vale per tutto lo studio: dopo il salvataggio, tutti i collaboratori vedono il calendario allo stesso modo.

• Slot appuntamenti — ogni riga della griglia è uno slot lungo quanto la Durata predefinita appuntamento dello studio. Accanto a ogni slot leggi l'ora di inizio, in grassetto, e sotto, più piccola e in grigio, l'ora di fine. Gli slot hanno lo sfondo a righe alternate, così vedi subito dove finisce uno e comincia il successivo.
• Classica — la griglia a righe da 15 minuti, con l'orario indicato solo all'inizio di ogni ora.

Un esempio. Con una durata predefinita di 45 minuti e la giornata che inizia alle 09:00, la visualizzazione Slot appuntamenti mostra le righe 09:00–09:45, 09:45–10:30, 10:30–11:15 e così via: ogni riga è un appuntamento della durata standard, e gli spazi liberi si contano a colpo d'occhio.

Da dove partono gli slot. Il primo slot comincia all'inizio della griglia: all'Ora inizio giornata lavorativa, se hai attivato le limitazioni del calendario, altrimenti alle 06:00. Per questo, con alcune durate gli slot non cadono sull'ora piena: con 50 minuti e senza limitazioni, per esempio, la griglia procede 06:00, 06:50, 07:40, 08:30… Se vuoi che gli slot partano dall'orario di apertura dello studio, attiva le limitazioni e indica l'ora di inizio.

Clic e trascinamento seguono gli slot. Quando clicchi su uno slot libero, il nuovo appuntamento parte dall'inizio di quello slot e, con la durata predefinita, finisce alla sua fine. Lo stesso vale quando incolli un appuntamento copiato o spostato. Trascinando un appuntamento lo sposti di uno slot alla volta (con 45 minuti, di 45 in 45 minuti); trascinandone il bordo inferiore, la durata cambia di uno slot alla volta. Con la griglia Classica il passo è di 15 minuti.

Gli appuntamenti restano comunque al loro orario reale: se un appuntamento non coincide con uno slot, per esempio perché dura 30 minuti, occupa solo una parte della riga. Per un orario o una durata che non seguono gli slot, imposta i campi Dalle e Alle nella finestra dell'appuntamento. Gli slot seguono la durata predefinita dello studio, non quella delle prestazioni: se scegli una prestazione più lunga, l'appuntamento occupa più di uno slot.

La fascia residua. La giornata termina all'Ora fine giornata lavorativa, se le limitazioni sono attive, altrimenti alle 22:00. Se l'ultimo slot non ci sta per intero, viene accorciato fino alla fine della giornata: la sua ora di fine è sottolineata a puntini e, passando il mouse sull'etichetta, compare l'avviso «Fascia residua: durata inferiore a quella predefinita degli appuntamenti». Con 45 minuti e una giornata 09:00–19:00, per esempio, l'ultima fascia è 18:45–19:00 e dura 15 minuti; senza limitazioni è 21:45–22:00.

Se cambi la durata predefinita. Con Slot appuntamenti, dopo il salvataggio la griglia si ridisegna con la nuova durata: passando da 45 a 30 minuti gli slot diventano 09:00–09:30, 09:30–10:00 e così via. Gli appuntamenti già presenti non cambiano: restano al loro orario e con la loro durata. La nuova durata è anche quella proposta quando crei un appuntamento; con la griglia Classica cambia solo questa proposta.

Hai due modi per iniziare: cliccare direttamente su uno spazio libero della griglia (data e orario si compilano da soli, partendo dall'inizio della riga o dello slot che hai cliccato; nella vista Collaboratori si imposta anche il professionista della colonna, nella vista Stanze la stanza) oppure premere Nuovo. Si apre la finestra Nuovo appuntamento. Ecco i campi di un appuntamento lavorativo, nell'ordine in cui li trovi:

• Tipologia Appuntamento — Lavorativo (una visita o un'attività dello studio) oppure Personale (un tuo impegno: vedi il punto 8, perché il modulo cambia).
• Data, Dalle, Alle — il giorno e la fascia oraria. La durata proposta è la Durata predefinita appuntamento dello studio (45 minuti se non l'hai cambiata).
• Collega orari (mantieni stessa durata) — attivo di default: spostando l'orario di inizio, la fine si sposta di conseguenza così la durata resta invariata.
• Paziente — lo cerchi digitandone il nome: la ricerca parte dopo almeno 2 caratteri (finché non li hai scritti il menu mostra «Digita almeno 2 caratteri»). Con il pulsante + crei al volo un nuovo paziente senza uscire dalla finestra. Il paziente non è obbligatorio: sotto il campo leggi «Seleziona un paziente oppure inserisci una descrizione».
• Professionista — chi svolge la visita. Di partenza sei tu.
• Sede — dove si svolge l'appuntamento; è proposta la sede principale. Per una sede in studio compaiono Indirizzo e Città, presi dalla sede e non modificabili. Le sedi Smart e a domicilio cambiano il modulo: vedi il punto 7.
• Stanza — il locale in cui si svolge, scelto tra le stanze della sede indicata. Se scegli una stanza di un'altra sede, la sede si aggiorna da sola.
• Prestazione — scegliendola dal listino, il prezzo e la durata si impostano in automatico.
• Prezzo (€) — modificabile rispetto a quello proposto dalla prestazione.
• Compenso collaboratore (€) — compare solo se il professionista scelto non è il Proprietario dello studio. È proposto in base al compenso impostato per quel collaboratore e puoi modificarlo.
• Descrizione — facoltativa quando c'è un paziente. Se non indichi il paziente diventa obbligatoria (Descrizione *), per esempio «riunione interna, amministrazione, sopralluogo», ed è il testo che vedrai in agenda.
• Note — testo libero per promemoria interni.
• Colore calendario — con Usa colore personalizzato scegli per questo appuntamento una delle 18 tinte predefinite, invece del colore del professionista.
• Appuntamenti Ricorrenti — solo in creazione: vedi il punto 9.
• Stato (Confermato, Disdetto, Non presentato, In stanza) e Pagamento con la spunta Pagato — puoi impostarli già in fase di creazione. Lo Stato parte vuoto: finché non scegli Confermato, in agenda non compare la spunta verde.

Se le notifiche dello studio sono abilitate, in fondo trovi la sezione Notifiche. Conferme e promemoria sono disponibili solo quando l'appuntamento è associato a un paziente:

• Conferma — scegli su quali canali inviarla spuntando Email (gratis) e/o WhatsApp; se il paziente ha genitori collegati, scegli anche i destinatari. Parte subito al salvataggio.
• Promemoria — stessi canali e destinatari, più la Data e ora promemoria: viene programmato prima della visita.
• Lingua notifiche (se hai abilitato le notifiche WhatsApp in altre lingue): vale per i messaggi WhatsApp.
• Riepilogo invii — il riassunto di cosa verrà inviato e a chi, con il conteggio per canale (le email sono gratis, ogni WhatsApp consuma un credito).

Concludi con Salva (oppure Annulla per chiudere senza creare nulla). L'appuntamento compare nell'agenda.

Ogni sede dello studio ha una tipologia: in studio, Smart (incontri a distanza) oppure a domicilio del paziente. Nel menu Sede le sedi Smart e a domicilio si riconoscono dall'indicazione accanto al nome, per esempio «Online · Smart · A distanza». La sede che scegli nell'appuntamento cambia i campi successivi:

• Sede in studio — vedi Indirizzo e Città della sede e puoi scegliere la Stanza.
• Sede Smart — nessun indirizzo e nessuna stanza: compare solo la nota «Smart · Incontro a distanza. Concorda con il paziente le modalità di collegamento.». Appuntoo non crea un collegamento per la videochiamata.
• Sede a domicilio — compare il campo Indirizzo del domicilio («Via, numero civico e città del paziente»). Puoi lasciarlo vuoto e completarlo quando l'indirizzo è concordato.

Nel dettaglio dell'appuntamento la riga Modalità riporta «Smart · Incontro a distanza» oppure «A domicilio del paziente»; per il domicilio c'è anche la riga Indirizzo, che mostra «Da concordare con il paziente» finché non lo inserisci. Conferme e promemoria indicano la modalità effettiva, senza l'indirizzo dello studio.

Le sedi e la loro tipologia si configurano in Profilo studio → Info Studio: vedi Impostazioni.

Un appuntamento personale occupa un posto nella tua agenda senza essere una visita: una pausa, un corso, una commissione. Per crearlo:

1. Apri Nuovo appuntamento e scegli la Tipologia Personale.
2. Imposta Data, Dalle e Alle.
3. Il campo Professionista è bloccato sul tuo nome, con la nota «Gli appuntamenti personali possono essere inseriti solo per il tuo profilo.»: non puoi creare impegni personali per un collega.
4. Scegli la Sede. Con una sede in studio puoi indicare anche la Stanza, che però è facoltativa: «La stanza è facoltativa e può essere rimossa in qualsiasi momento.»
5. Scrivi la Descrizione, obbligatoria (Descrizione *): è il titolo che vedrai in agenda. Aggiungi eventuali Note e, se vuoi, un colore personalizzato.
6. Premi Salva.

Il modulo è più corto di quello lavorativo: non ci sono paziente, prestazione e prezzo, stato, pagamento e notifiche. Anche la ricorrenza non è disponibile: gli appuntamenti personali non possono essere ricorrenti.

Come appaiono in agenda. Gli appuntamenti personali compaiono in tutte le viste, con lo sfondo a righe e il badge «P». Il colore è quello personalizzato, se l'hai scelto, altrimenti quello del professionista. Il titolo cambia in base a chi guarda:

• I tuoi — vedi «Tuo nome · descrizione», per esempio «Maria Bianchi · Formazione». Puoi aprirli, modificarli, spostarli e trascinarli come gli altri appuntamenti.
• Quelli dei colleghi — vedi solo «Nome del collega · Appuntamento personale», senza la descrizione. Non puoi aprirli né trascinarli, e Appuntoo non permette di modificarli: restano gestibili solo da chi li ha creati.

Per i cicli di sedute che si ripetono (per esempio sette sedute settimanali) non devi inserire ogni data a mano. Questa opzione è disponibile solo in fase di creazione e solo per gli appuntamenti lavorativi: mentre crei l'appuntamento, attiva Crea appuntamenti ricorrenti e indica:

• Frequenza — a scelta tra Giornaliera, Settimanale, Ogni 2 settimane, Mensile, Trimestrale, Semestrale, Annuale.
• Numero di ripetizioni — quante volte l'appuntamento si ripete dopo il primo, fino a 365. Per 8 sedute in tutto scrivi 7.

Prima di salvare vedi l'anteprima delle ripetizioni: elenca le date che si aggiungono al primo appuntamento (quello indicato in alto nel modulo). Appuntoo non segnala le sovrapposizioni, quindi controlla tu che le date non cadano su altri impegni o su giorni di chiusura. Con le notifiche attive, la conferma al paziente parte solo per il primo appuntamento della serie, mentre ogni appuntamento ha il suo promemoria. Ogni appuntamento generato resta indipendente: potrai spostarne, disdirne o modificarne uno senza toccare gli altri.

Nelle viste giorno e settimana, cliccando su un appuntamento si apre il suo dettaglio (nella vista mensile il clic ti porta invece alla giornata). Da qui fai tutto senza cambiare schermata. In alto trovi le azioni rapide, in quest'ordine:

• WhatsApp — apre una chat WhatsApp con il paziente, da scrivere a mano (compare se in anagrafica c'è il telefono; non consuma crediti).
• Modifica — riapri i campi per cambiare qualcosa.
• Copia — duplica l'appuntamento in un altro slot.
• Sposta — trasferiscilo a un nuovo orario.
• Crea fattura — prepara la fattura partendo dall'appuntamento (vedi il punto 11).
• Elimina — rimuovilo dall'agenda. Se il canale email è attivo e il paziente ha un indirizzo in anagrafica, la finestra di conferma propone Invia email al paziente: lasciandola attiva parte una email di cancellazione.

Sotto le azioni leggi la data e l'orario («19/06/2026 dalle 09:30 alle 10:15») e, se c'è, la descrizione. Per un appuntamento lavorativo il dettaglio mostra poi:

• Paziente — il nominativo (collegato alla scheda), il telefono (cliccabile per chiamare) e l'email. Se l'appuntamento non ha un paziente leggi «Nessun paziente associato a questo appuntamento lavorativo.».
• Stato — da un menu a scelta: Confermato, Disdetto, Non presentato, In stanza.
• Pagato — un interruttore Si/No. Stato e Pagato si salvano appena li cambi, senza passare da Modifica.
• Stanza, Modalità e Indirizzo (per le sedi Smart e a domicilio), Sede, Prestazione, Prezzo ed eventuale Compenso collaboratore.
• Note dell'appuntamento.
• Messaggi inviati — lo storico delle notifiche al paziente: per ogni messaggio il tipo (Conferma, Promemoria o Cancellazione), il canale (Email o WhatsApp) e la data.
• Messaggio pianificato — l'eventuale promemoria ancora in attesa di partire («Promemoria programmato per: …»). Questo riquadro compare solo se nello studio è attivo il canale WhatsApp.

Il dettaglio di un appuntamento personale è più semplice: data, descrizione e note. Chiudi il dettaglio con Chiudi.

Finita la visita, puoi fatturarla senza passare dalla sezione Fatture:

1. Apri il dettaglio dell'appuntamento e premi Crea fattura (l'icona del documento, prima del cestino).
2. Si apre il modulo della nuova fattura già compilato: paziente, stato di pagamento preso dall'appuntamento e, se l'appuntamento ha una prestazione, una riga con la sua descrizione, quantità 1 e il prezzo dell'appuntamento.
3. Controlla i dati, completa ciò che serve e salva: Appuntoo ti porta alla pagina Fatture.

Il pulsante compare solo se l'appuntamento ha un paziente e solo per i ruoli Proprietario, Amministratore e Segreteria. Se nel profilo del titolare manca la Partita IVA, compare l'avviso «Impossibile creare la fattura»: completala prima di riprovare. Tutti i campi della fattura sono spiegati nel capitolo Fatturazione.

Dal dettaglio puoi copiare o spostare un appuntamento in pochi passi. In entrambi i casi compare un banner in alto che ti guida:

1. Premi Copia (o Sposta) nel dettaglio.
2. Appare il banner: per la copia leggi Appuntamento copiato con «Clicca su uno slot del calendario per incollarlo», per lo spostamento Appuntamento da spostare con «Clicca su uno slot del calendario per spostarlo». Con Annulla rinunci all'operazione.
3. Clicca sullo slot di destinazione nella griglia.

Cosa succede dopo il clic dipende dall'operazione:

• Copia — si apre la finestra dell'appuntamento già compilata con i dati dell'originale e il nuovo orario (durata e distanza del promemoria restano le stesse). Controlla e premi Salva per creare la copia.
• Sposta — si apre la finestra Conferma spostamento appuntamento, con il riepilogo del nuovo giorno e orario. Per un appuntamento lavorativo decidi se avvisare il paziente: Invia messaggio di conferma, Programma promemoria e la relativa Data e ora promemoria. Confermi con Conferma spostamento: la notifica con il nuovo orario parte sui canali attivi (email e/o WhatsApp), senza telefonate.

Per cambiare orario al volo puoi semplicemente trascinare un appuntamento nel nuovo spazio della griglia, senza aprire il dettaglio (nella vista mensile lo sposti su un altro giorno). Trascinando il bordo inferiore ne cambi invece la durata. Gli spostamenti seguono il passo della griglia: uno slot alla volta con la visualizzazione Slot appuntamenti, 15 minuti con quella Classica (vedi il punto 5). Non si possono trascinare gli eventi di Google Calendar né gli appuntamenti personali dei colleghi.

Le modifiche fatte trascinando non sono ancora definitive: gli appuntamenti spostati appaiono più chiari e compare il pulsante Salva tutte le modifiche (N), dove N è il numero di appuntamenti modificati. Premendolo confermi tutto in una volta. Se per qualcuno di questi appuntamenti futuri è attivo l'invio della conferma o del promemoria, prima compare la finestra Conferma salvataggio modifiche, che ti avvisa di cosa succederà: la conferma viene inviata di nuovo con i nuovi orari e l'orario del promemoria si aggiorna in automatico. Premi Conferma per procedere o Annulla per tornare indietro. Qui non puoi scegliere di non avvisare il paziente: se vuoi decidere tu, usa Sposta dal dettaglio.

Se nello studio lavorano più persone, scegli dal selettore la vista Collaboratori/Giornaliero (o Collaboratori/Settimanale): l'agenda si divide in una colonna per ogni professionista, ciascuno con il proprio colore. Così, prima di fissare un appuntamento, capisci subito chi è libero. Nelle colonne compaiono anche gli appuntamenti personali: quelli dei colleghi mostrano solo «Appuntamento personale», ma ti dicono che in quell'orario la persona non è disponibile.

Allo stesso modo, con Stanze/Giornaliero (o Stanze/Settimanale) vedi una colonna per ogni stanza, intitolata con la sua Sigla (per esempio «S1»), e la sua occupazione: eviti di prenotare due persone nello stesso locale. Un appuntamento compare nella colonna della stanza solo se gli hai assegnato quella stanza. Ricorda che le viste Stanze richiedono almeno una stanza configurata.

Se per una stanza hai attivato l'Occupazione collaboratore (in Impostazioni → Stanze), nella vista Stanze le fasce orarie assegnate a un collaboratore appaiono come sfondo tenue del suo colore, con il suo nome: vedi a colpo d'occhio chi usa la stanza in quei giorni e orari.

Cliccando uno spazio libero in queste viste, il nuovo appuntamento ha già scelto il professionista (vista Collaboratori) o la stanza (vista Stanze) della colonna.

Puoi collegare il tuo Google Calendar: i tuoi impegni personali compaiono nell'agenda accanto agli appuntamenti dello studio, così quando fissi un orario vedi subito se sei davvero libero. Dalla schermata di collegamento scegli quali calendari importare.

Gli eventi importati da Google:

• sono in sola lettura: non puoi aprirli né modificarli da Appuntoo;
• compaiono in blu, distinti dagli appuntamenti dello studio;
• sono visibili solo a te: non vengono condivisi con il resto dello studio.

Mentre gli eventi si caricano, accanto al titolo del calendario compare l'indicatore Google. Se il caricamento non riesce leggi Google non caricato: cliccalo per riprovare. Se il collegamento è scaduto, nella scheda Google Calendar del profilo compare il pulsante Riconnetti.