La fatturazione

Appuntoo emette tutte le fatture dello studio a nome del titolare, cioè dell'utente con ruolo Proprietario. Per questo, prima della prima fattura, deve conoscere la sua Partita IVA. La inserisci una volta sola e poi vale per tutte le fatture:

1. Accedi come Proprietario, vai in Impostazioni e apri Profilo utente.
2. Nel riquadro Dati professionali e fiscali compila il campo Partita iva (e, se non l'hai già fatto, il Codice Fiscale).
3. Premi Salva.

Fatto questo, torna nella sezione Fatture: il pulsante Nuovo è ora attivo e puoi creare la tua prima fattura.

Nello stesso riquadro del Profilo utente puoi indicare anche l'Ordine/Albo di appartenenza, il numero di iscrizione e il domicilio fiscale: con le rispettive caselle (attive di default) decidi se stamparli nelle fatture PDF. Tutti i dettagli sono nel capitolo Impostazioni → Profilo utente.

La sezione Fatture raccoglie tutte le fatture emesse ed è disponibile per i ruoli Proprietario, Amministratore e Segreteria. In alto il titolo indica quante fatture hai (per esempio "Fatture (96)"). Apri il riquadro Filtri per restringere l'elenco e poi premi Cerca (o Reset per azzerare):

• Numero fattura — cerca per numero completo, ad esempio 12-26, 12A-26 o 12B2-26; scrivendo solo 12 trovi quel progressivo in tutte le numerazioni e in qualsiasi anno.
• Paziente — per vedere solo le fatture di una persona.
• Stato pagamento — Tutte, Pagate o Non pagate.
• Metodo di pagamento — Tutti, Bonifico, Carta o Contanti.
• Invio Sistema TS — Tutte, Inviate o Non inviate.
• Data da e Data a — per limitare a un periodo.

Accanto a Reset e Cerca trovi i due pulsanti di esportazione, che rispettano i filtri impostati:

• Esporta Excel — scarica un file .xlsx con tutte le fatture che corrispondono ai filtri, anche quelle nelle pagine successive dell'elenco. Il foglio riporta Numero fattura, Data, Paziente / Intestatario, Codice fiscale / P. IVA, Importo (€), Pagato e Metodo di pagamento, con una riga finale di Totale. Premendo il pulsante, i filtri compilati vengono applicati anche all'elenco, così file e schermata coincidono.
• Esporta XML — scarica le fatture in formato elettronico, raccolte in un file .zip con un file XML per ogni fattura (utile, ad esempio, per il commercialista).

La tabella mostra una riga per fattura, 10 fatture per pagina, con queste colonne:

• # — il numero completo della fattura: la numerazione Principale usa il formato 12-26, mentre una numerazione con codice A o B2 produce, ad esempio, 12A-26 o 12B2-26 (vedi Numerazioni delle fatture).
• Data — la data di emissione.
• Intestatario — a chi è intestata (un paziente o un'azienda); se è per un minore compare anche l'indicazione del paziente con "Per: …".
• Importo — il totale della fattura.
• Pagamento — Pagata oppure Non pagata.
• Sistema TS — lo stato verso la Tessera Sanitaria: Inviata, Non inviata, Cancellata da TS o Non inviabile.

Sotto la tabella la barra Totale fatture filtrate (tutte le pagine) somma gli importi di tutte le fatture che corrispondono ai filtri, non solo di quelle visibili nella pagina: è un modo rapido per sapere, per esempio, quanto hai fatturato in un mese o quanto resta da incassare filtrando le Non pagate.

Su ogni riga ci sono le azioni: Anteprima, Scarica ed Email sono sempre presenti. Modifica ed Elimina, invece, spariscono dalla riga mentre la fattura è Inviata al Sistema TS, così non alteri un documento già comunicato. Non è un blocco definitivo: se devi correggerla o eliminarla usi prima Cancella fattura da Sistema TS e, tornata allo stato Cancellata da TS, i pulsanti Modifica ed Elimina ricompaiono (vedi la sezione Il Sistema TS).

Premi Nuovo per aprire l'editor della fattura. La parte alta riguarda data, numerazione e pagamento:

1. Controlla Data, Anno e Numero, poi scegli la Numerazione. Appuntoo seleziona la numerazione predefinita e propone il relativo progressivo; se cambi numerazione o anno, propone il prossimo numero disponibile per quella combinazione. Sotto i campi, l'anteprima Numero documento mostra subito il numero definitivo, ad esempio 13-26 o 13A-26.
2. Se la fattura è già stata saldata, attiva Pagata: compare il campo Modalità di Pagamento, in cui scegli Carta, Contanti o Bonifico Bancario.

Nella parte Intestazione fattura scegli a chi è rivolta la fattura. Hai due possibilità:

• Persona fisica — selezioni il Paziente; se mancano dei dati anagrafici necessari, Appuntoo mostra il riquadro Completa dati paziente per inserirli al volo: i dati che scrivi lì vengono salvati anche nell'anagrafica del paziente. Per un minore puoi attivare Intesta ad un genitore: scegli il Genitore associato al paziente oppure inserisci un Nuovo genitore, e la fattura va al genitore indicato.
• Azienda — scegli Azienda esistente o Nuova azienda (l'azienda creata qui viene salvata anche nell'anagrafica Aziende); il collegamento Gestisci aziende apre l'anagrafica (vedi più avanti la sezione Le aziende).

Nella parte Tassazione puoi attivare Applica cassa previdenziale a questa fattura e scegliere la Cassa Previdenziale dall'elenco (ogni voce riporta nome e percentuale). Se nel Profilo studio hai impostato una cassa predefinita, trovi la casella già spuntata e la cassa già selezionata.

Se hai appena concluso una visita, puoi fatturarla senza ricopiare i dati: il dettaglio dell'appuntamento nel calendario ha il pulsante Crea fattura (l'icona del documento, accanto a Modifica, Copia e Sposta).

1. Nel calendario apri l'appuntamento e premi Crea fattura.
2. Si apre l'editor della fattura già compilato: paziente dell'appuntamento (non modificabile in questa fattura), stato Pagata uguale a quello dell'appuntamento e una riga con la prestazione, il suo prezzo e quantità 1. Numerazione, IVA, natura IVA e cassa seguono i valori predefiniti del Profilo studio.
3. Controlla e completa i dati (per esempio la modalità di pagamento o le note) e premi Salva: Appuntoo chiude il dettaglio e ti porta nella lista Fatture, dove trovi il nuovo documento.

Il prezzo proposto è quello indicato sull'appuntamento; se l'appuntamento non ha un prezzo, Appuntoo usa quello della prestazione nel listino. Se l'appuntamento non ha una prestazione, la fattura si apre senza righe e le aggiungi tu.

Le numerazioni servono a mantenere più serie di fatture con progressivi annuali indipendenti. Si configurano nel riquadro Numerazioni fatture di Impostazioni → Profilo studio → Fatturazione e, una volta create, diventano selezionabili nel menu Numerazione dell'editor di qualsiasi fattura.

• Principale — è la serie incorporata, sempre presente, e produce numeri senza codice, come 12-26. Non può essere eliminata né archiviata.
• Numerazioni personalizzate — le crei scrivendo il codice in Nuova numerazione e premendo Aggiungi. Il codice va da 1 a 5 caratteri, deve iniziare con una lettera e può contenere lettere o numeri: con A ottieni 12A-26, con B2 12B2-26. Scegli con attenzione: dopo la creazione il codice non può essere rinominato.
• Progressivo separato — ogni numerazione riparte dal proprio progressivo per ciascun anno. Il numero 12 può quindi esistere sia in Principale sia in A, ma non due volte nella stessa numerazione e nello stesso anno.
• Predefinita — con il pulsante Predefinita accanto a ogni serie indichi quale proporre automaticamente nelle nuove fatture. Se non ne scegli una diversa, viene usata Principale.

Le numerazioni sono indipendenti dall'intestatario: qualsiasi serie può essere usata sia per una persona sia per un'azienda, e Appuntoo non ne sceglie una diversa in base al tipo di intestatario. Se in passato usavi l'opzione della numerazione separata per le aziende, le fatture emesse con suffisso A sono confluite nella serie A, che trovi tra le numerazioni: per continuare a usarla selezionala nell'editor o rendila predefinita.

Una numerazione mai utilizzata mostra il pulsante Elimina e può essere eliminata definitivamente. Se contiene fatture mostra invece Archivia: non sarà più proposta nei nuovi documenti, ma resta associata allo storico (le fatture esistenti non cambiano) e può tornare disponibile con Ripristina. Se archivi la numerazione predefinita, Principale torna automaticamente predefinita.

Modificando una fattura, Appuntoo conserva numero e numerazione originali, anche se nel frattempo la serie è stata archiviata (nel menu compare con l'indicazione "(archiviata)"). Se scegli un'altra serie propone il suo prossimo progressivo; tornando alla serie iniziale ripristina il numero originale.

Il corpo della fattura è fatto di righe di prestazione (almeno una: se manca, Appuntoo avvisa «Aggiungi almeno una prestazione.»). Per aggiungere una riga scegli la voce del tuo listino nel menu Prestazione e premi Aggiungi: descrizione e prezzo arrivano dal listino, IVA e natura IVA dai valori predefiniti del Profilo studio. Se premi Aggiungi con il menu vuoto, ottieni una riga da compilare a mano. Per ciascuna riga puoi poi modificare (il cestino accanto alla descrizione la rimuove):

• Descrizione della prestazione.
• Imponibile e Quantità.
• IVA, scegliendo l'aliquota: 0%, 4%, 5%, 10% o 22%.
• Natura IVA — richiesta quando l'aliquota è 0%, per spiegare il motivo dell'esenzione (per esempio N2.2 o N4); con le altre aliquote il campo indica «Non richiesta».
• Totale di riga, calcolato in automatico. Puoi anche scriverlo tu: Appuntoo ricalcola l'imponibile di conseguenza. Sotto ogni riga un promemoria riassume imponibile, eventuale cassa e IVA.

In fondo, il riepilogo ricapitola gli importi: Competenze, l'eventuale Cassa previdenziale (con percentuale e base di calcolo), Imponibile, una riga di IVA per ogni aliquota applicata, l'eventuale Imposta di bollo e il Totale da pagare. A sinistra del riepilogo trovi due caselle:

• Includi la cassa previdenziale nel totale prestazioni — se attiva, l'importo che scrivi per la prestazione comprende già la cassa, che Appuntoo scorpora; se è disattivata, la cassa si aggiunge all'importo e compare come voce separata nel riepilogo. In entrambi i casi la cassa fa parte del Totale da pagare. Il valore iniziale arriva dal Profilo studio.
• Applica l'imposta di bollo — compare solo quando la fattura supera la soglia del bollo ed è attiva di default. Togliendo la spunta il bollo da €2 viene escluso da questa fattura.

Infine, nella sezione Note, il campo Note fattura (fino a 2000 caratteri) accoglie eventuali annotazioni sul documento, per esempio le date delle sedute. Le note sono visibili nel PDF e vengono incluse come causale nell'XML della fattura elettronica. Al termine premi Salva (o Annulla per uscire senza salvare). Se qualche campo non è valido, Appuntoo non salva e avvisa di controllare i campi evidenziati in rosso, anche più in alto nel form.

Dalla lista, le icone su ogni fattura ti permettono di consegnarla al paziente o all'azienda:

• Anteprima — apre la fattura in PDF, come apparirà una volta stampata o inviata.
• Scarica — salva il PDF sul tuo dispositivo.
• Email — apre Invia fattura per email: se sono disponibili più destinatari scegli il Destinatario, poi controlli l'Email e il Contenuto Email, che parte dal template impostato in Profilo studio → Fatturazione e che puoi modificare per questo singolo invio. Premi Invia e la fattura raggiunge il destinatario con il PDF allegato, nell'email con oggetto «Nuova fattura».

Puoi Modificare o Eliminare una fattura dalla lista in ogni momento, tranne quando è Inviata al Sistema TS: in quel caso i due pulsanti sono nascosti. Per eliminarla comunque, cancellala prima dal Sistema TS (vedi sotto): dopo la cancellazione torna eliminabile.

Le spese sanitarie vanno comunicate al Sistema Tessera Sanitaria. Appuntoo gestisce l'invio per te, ma prima il Proprietario deve configurarlo una volta sola in Impostazioni → Sistema TS (la pagina è visibile solo a lui):

• Invio come — Professionista individuale oppure, con il piano Studio, Struttura sanitaria.
• Username Sistema TS, Password TS e PIN TS rilasciati dal Sistema TS. Come ottenerli, e dove stampare il pincode, è spiegato nel capitolo PIN Sistema TS.
• Codice fiscale e Partita IVA non si scrivono qui: Appuntoo li prende dal Profilo utente e li mostra nel riquadro Dati fiscali usati per l'invio. Quando tutto è completo e salvato, il riquadro indica Pronto per l'invio.
• Per salvare o visualizzare le credenziali ti viene chiesta la password del tuo account Appuntoo, come ulteriore sicurezza.

La configurazione del Proprietario vale per tutto lo studio: anche Amministratore e Segreteria possono inviare le fatture dalla lista. Dalla colonna Sistema TS di una fattura avvii Invio fattura al sistema Tessera Sanitaria:

1. Controlla i dati nel riquadro in alto: paziente (o azienda), data e numero documento.
2. Scegli il Tipo spesa (predefinito SP - Prestazioni sanitarie; sono disponibili anche le altre tipologie previste dal Sistema TS, come AD, AS, SR e altre) e la Natura IVA da comunicare (predefinita N2.2): è quella trasmessa al Sistema TS, quindi controlla che corrisponda alla natura indicata in fattura. Appuntoo ricorda le ultime scelte e le ripropone all'invio successivo.
3. Premi Invia. Se la fattura risultava non pagata, un avviso ti ricorda che verrà impostata come pagata con carta ai fini della trasmissione.

Se il Proprietario prova a inviare una fattura prima di aver completato la configurazione, Appuntoo lo porta direttamente alla pagina Sistema TS.

Cliccando sullo stato nella colonna Sistema TS apri lo Storico Sistema TS: mostra Stato, Ultimo protocollo, Ultima operazione e Importo, e l'elenco delle operazioni effettuate (invio, cancellazione…) con esito, protocollo ed eventuali errori. Se devi correggere o eliminare una fattura già inviata, dalla lista usi il cestino rosso Cancella da TS e confermi Cancella fattura da Sistema TS: dopo la cancellazione la fattura resta disponibile in locale e torna modificabile, eliminabile e reinviabile.

Alcune fatture risultano Non inviabili: è il caso delle fatture intestate ad aziende o a pazienti con identificativo fiscale estero, che per natura non rientrano nella comunicazione al Sistema TS.

Quando devi fatturare a una società e non a una persona, usi l'anagrafica Aziende, in Impostazioni → Aziende. Qui trovi l'elenco con il titolo Aziende (N) e i filtri per Ragione sociale, Partita IVA ed Email; la tabella mostra Ragione sociale, Partita IVA, Città ed Email, con le azioni su ogni riga (l'eliminazione chiede conferma). La voce è disponibile per Proprietario, Amministratore e Segreteria.

Per aggiungere un'azienda premi Nuova e compila la scheda. I campi sono:

• Ragione sociale e Partita IVA — obbligatori.
• Codice fiscale e Codice destinatario (massimo 7 caratteri) — facoltativi, per la fatturazione elettronica.
• Email, PEC e Telefono — i contatti, facoltativi.
• Città, CAP e Indirizzo — la sede, obbligatori. Scegliendo la città, il CAP si compila da solo.

Una volta salvata, l'azienda è disponibile quando, creando una fattura, scegli l'intestazione Azienda. Ricorda che le fatture intestate ad aziende risultano Non inviabili al Sistema TS.

La numerazione non dipende dal tipo di intestatario: nell'editor puoi scegliere per l'azienda qualsiasi serie configurata, per esempio A, e la stessa serie può essere usata anche per una persona. Se vuoi trovare rapidamente i documenti di una serie, cerca il numero completo nel filtro Numero fattura, ad esempio 12A-26. Per creare e gestire le serie vedi Numerazioni delle fatture.