Ultimo aggiornamento: 5 Marzo 2026
Gesto ha chiuso definitivamente a marzo 2026 e migliaia di psicologi italiani si trovano a dover cambiare gestionale — in fretta, senza perdere dati e senza interrompere la propria attività. Se sei tra loro, questo articolo è scritto per te.
La chiusura di un software su cui hai fatto affidamento per mesi (o anni) è stressante. Ci sono fatture da recuperare, pazienti da reinserire, credenziali del Sistema Tessera Sanitaria da riconfigurare e un'attività che non può fermarsi. Il rischio più grande non è tecnico — è perdere tempo prezioso in un periodo in cui hai scadenze fiscali da rispettare.
La buona notizia? La migrazione da Gesto a un nuovo software gestionale sanitario è più semplice di quanto pensi, soprattutto se segui un processo strutturato. Se hai già letto la nostra guida sulle migliori alternative a Gesto per psicologi, sai che ci sono soluzioni che offrono molto più di ciò che Gesto dava. Ora è il momento di fare il passaggio concreto.
In questa guida troverai un percorso in 5 step per migrare da Gesto senza perdere dati, senza downtime e senza impazzire con la burocrazia. Include checklist, timeline realistiche e le soluzioni ai problemi più comuni che abbiamo visto affrontare dai colleghi che hanno già completato la migrazione.
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Prima di iniziare: cosa sapere sulla chiusura di Gesto
Se non hai ancora fatto il punto della situazione, ecco le date chiave che devi conoscere. Gesto era un software di fatturazione per psicologi con un prezzo di 4,99€/mese (diventato gratuito da ottobre 2025). Il team ha annunciato la chiusura perché il progetto "non è cresciuto abbastanza" per essere sostenibile.
Timeline della chiusura di Gesto:
- 31 dicembre 2025 — Ultimo giorno per emettere fatture su Gesto
- 28 febbraio 2026 — Ultimo giorno per consultare e scaricare documenti
- Marzo 2026 — Servizio non più accessibile, dati e server in fase di cancellazione
Questo significa che se stai leggendo questa guida oggi, il servizio Gesto non è più raggiungibile. Se non hai scaricato i tuoi documenti entro il 28 febbraio 2026, potresti averli persi. Ma non tutto è perduto: nelle sezioni seguenti vedremo anche cosa fare se non sei riuscito a esportare i tuoi dati in tempo.
Step 1 — Fai il backup di tutto ciò che hai (o recupera ciò che puoi)
Il primo passo di qualsiasi migrazione è mettere in sicurezza i tuoi dati. Il backup è la tua rete di sicurezza: se qualcosa va storto durante il passaggio al nuovo software, puoi sempre recuperare le informazioni di partenza.
Se hai scaricato i dati da Gesto prima della chiusura
Ottimo: sei nella situazione migliore. Controlla di avere:
Fatture emesse — File XML e/o PDF delle fatture elettroniche emesse tramite Gesto. Conservale in una cartella dedicata sul tuo computer (e fai un duplicato su un cloud storage come Google Drive o Dropbox).
Anagrafiche pazienti — Se Gesto ti permetteva di esportare un elenco dei tuoi pazienti con nome, cognome, codice fiscale e dati di contatto, verifica di avere questo file. Sarà la tua base per reinserire i pazienti nel nuovo gestionale.
Ricevute di invio al Sistema TS — Se hai le conferme di invio al Sistema Tessera Sanitaria, conservale. Ti serviranno come prova in caso di contestazioni o verifiche fiscali.
Consensi firmati — Gesto offriva la firma digitale dei consensi informati. Se hai copie di questi documenti, archiviale separatamente.
Se NON hai scaricato i dati in tempo
Non farti prendere dal panico. Ecco cosa puoi ancora fare:
Per le fatture: Le fatture elettroniche che hai emesso tramite Gesto sono state inviate al Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. Puoi recuperarle accedendo al portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate con le tue credenziali SPID o CIE. Da lì puoi scaricare tutte le fatture elettroniche degli ultimi anni, indipendentemente dal software usato per emetterle.
Per i dati inviati al Sistema TS: Accedi al portale del Sistema Tessera Sanitaria con le tue credenziali. Tutti gli invii effettuati tramite Gesto sono registrati sul portale e puoi consultarli e scaricarli.
Per le anagrafiche pazienti: Purtroppo, se non hai esportato i dati dei pazienti prima della chiusura, dovrai ricostruire le anagrafiche manualmente nel nuovo gestionale. Puoi usare le tue fatture (recuperate dal SDI) come riferimento per nome, cognome e codice fiscale dei pazienti.
Per i consensi informati: Se hai copie cartacee o digitali dei consensi, conservale. Se i consensi erano solo su Gesto e non li hai scaricati, dovrai farli firmare nuovamente ai pazienti. È un'incombenza, ma è anche un'occasione per aggiornare i consensi alle normative più recenti.
Checklist backup
- ☐ Fatture XML/PDF scaricate (o recuperate dal portale Fatture e Corrispettivi)
- ☐ Elenco pazienti con dati fiscali e contatti
- ☐ Ricevute di invio al Sistema TS (o verificate sul portale TS)
- ☐ Consensi informati firmati (cartacei o digitali)
- ☐ Backup su cloud (Google Drive, Dropbox o simile)
- ☐ Doppia copia su dispositivo locale (chiavetta USB o hard disk)
Step 2 — Scegli il nuovo gestionale (e non ripetere gli stessi errori)
Ora che i tuoi dati sono al sicuro, è il momento di scegliere il software che sostituirà Gesto. E qui c'è una lezione importante da imparare dalla chiusura di Gesto: non scegliere un software solo perché costa poco.
Gesto costava 4,99€/mese e faceva una cosa sola: fatturare. Quando il progetto non ha raggiunto la massa critica, ha chiuso — lasciando tutti a piedi. Per evitare che succeda di nuovo, ecco i criteri di selezione da tenere a mente.
I 6 criteri per scegliere il gestionale giusto
1. Sostenibilità del progetto — L'azienda ha un modello di business solido? Offre piani diversificati che le permettono di crescere? Un software che costa troppo poco potrebbe non essere sostenibile nel lungo periodo.
2. Completezza delle funzionalità — Non limitarti alla fatturazione. Cerca un gestionale che offra anche agenda digitale, gestione pazienti, promemoria automatici e statistiche. Avere tutto in un unico strumento riduce la complessità e il rischio di dover cambiare di nuovo.
3. Sistema Tessera Sanitaria integrato — È essenziale per qualsiasi professionista sanitario italiano. Verifica che il software offra l'invio automatico al Sistema TS e che sia incluso nel prezzo, non un costo aggiuntivo.
4. Trasparenza sui prezzi — Se un software non pubblica i prezzi sul sito, è un segnale d'allarme. Vuol dire che devi "contattare il commerciale" per avere un preventivo — e spesso il prezzo è più alto di quanto ti aspetti.
5. Facilità di attivazione — Quanto tempo ci vuole per essere operativi? Con Gesto che ha chiuso, non puoi permetterti settimane di setup. Cerca soluzioni cloud che funzionino dal browser senza installazione.
6. Assenza di vincoli contrattuali — Dopo l'esperienza di Gesto, vuoi la libertà di andartene se il software non ti convince. Nessun vincolo annuale, nessuna penale di uscita.
Confronto rapido delle opzioni
Se hai letto il nostro articolo sulle alternative a Gesto per psicologi, hai già un quadro chiaro. In sintesi:
Appuntoo — Gestionale completo (agenda, pazienti, fatture, WhatsApp, Sistema TS). Piano Free permanente a 0€/mese. Attivazione in 2 minuti. Prezzi trasparenti e nessun vincolo contrattuale. Leggi il confronto completo Appuntoo vs Gesto per capire cosa guadagni nel passaggio.
PsicoGest — Solo fatturazione, da 25€/anno. Economico ma limitato (come Gesto era).
ArzaMed — Cartella clinica avanzata ma prezzi non pubblici.
Per la migrazione che descriviamo in questa guida, useremo Appuntoo come esempio perché offre il percorso di transizione più rapido e semplice. Ma i principi generali si applicano a qualsiasi gestionale tu scelga.
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Step 3 — Configura il nuovo gestionale
Una volta scelto il software, è il momento di configurarlo. Questa fase richiede dai 15 minuti a un'ora, a seconda della complessità del tuo studio. Vediamo cosa fare, passo per passo.
3.1 — Crea il tuo account
Con Appuntoo, la registrazione avviene su admin.appuntoo.com e richiede circa 2 minuti. Ti basta un indirizzo email e una password. Non serve carta di credito, non serve scaricare nulla: è tutto nel browser.
3.2 — Inserisci i dati del tuo studio
Compila il profilo del tuo studio con le informazioni essenziali: nome dello studio, indirizzo, partita IVA, codice fiscale, dati per la fatturazione. Questi dati appariranno sulle fatture che emetterai, quindi prenditi qualche minuto per verificarli.
3.3 — Configura le prestazioni
Definisci le tipologie di prestazione che offri: prima visita, seduta di psicoterapia, valutazione psicodiagnostica, colloquio di supporto, ecc. Per ogni prestazione, imposta la durata e la tariffa. Questo velocizzerà enormemente la creazione degli appuntamenti in agenda e delle fatture.
3.4 — Collega il Sistema Tessera Sanitaria
Questo è il passaggio più critico per la continuità della tua attività. Ti servono le credenziali di accesso al Sistema TS (le stesse che usavi con Gesto). Inseriscile nel nuovo gestionale e fai un invio di prova per verificare che tutto funzioni.
Se non ricordi le credenziali, puoi recuperarle dal portale del Sistema Tessera Sanitaria. Tieni a portata di mano la tua partita IVA e il PIN/password. Abbiamo una guida dettagliata su come funziona il Sistema Tessera Sanitaria e su come inviare i dati se hai bisogno di un ripasso.
3.5 — Imposta i promemoria (opzionale ma consigliato)
Se il nuovo gestionale offre promemoria automatici, configurali subito. Con Appuntoo, i promemoria WhatsApp si attivano dal piano Professionista e riducono le assenze fino al 70%. Puoi personalizzare il messaggio e scegliere quando inviarlo (es. 24 ore prima dell'appuntamento).
Gesto non aveva questa funzionalità, quindi è un upgrade significativo che vale la pena attivare fin da subito. I tuoi pazienti apprezzeranno il servizio e tu avrai meno buchi in agenda.
Step 4 — Trasferisci i dati dei pazienti
Questa è la fase che spaventa di più, ma con un approccio strutturato richiede meno tempo di quanto pensi. Non esiste un'importazione automatica da Gesto (il servizio è chiuso), quindi il trasferimento è manuale — ma puoi ottimizzarlo con qualche strategia.
Strategia A: Migrazione progressiva (consigliata)
Invece di reinserire tutti i pazienti in un colpo solo, migra progressivamente — un paziente alla volta, man mano che vengono in studio.
Come funziona:
- Quando un paziente prende appuntamento, crei la sua scheda nel nuovo gestionale con i dati dall'elenco che hai esportato da Gesto (o dalle fatture recuperate dal SDI).
- Al momento della visita, verifichi i dati con il paziente e completi la scheda.
- In 2-4 settimane, la maggior parte dei tuoi pazienti attivi sarà già migrata.
Vantaggi: Non perdi ore a inserire pazienti che magari non vedi da mesi. Ti concentri su chi è effettivamente attivo. Ogni scheda viene verificata dal paziente stesso.
Strategia B: Migrazione in blocco
Se hai un elenco completo dei pazienti esportato da Gesto (o ricostruito dalle fatture), puoi dedicare una sessione di lavoro a inserirli tutti.
Come funziona:
- Apri l'elenco pazienti su un lato dello schermo e il nuovo gestionale sull'altro.
- Per ogni paziente, crea la scheda con i dati essenziali: nome, cognome, codice fiscale, data di nascita, contatto telefonico, email.
- Non preoccuparti di inserire tutto subito — gli appunti clinici e lo storico visite li potrai aggiungere in seguito.
Tempo stimato: Con Appuntoo, creare una scheda paziente nell'anagrafica pazienti richiede circa 1-2 minuti. Per 50 pazienti, sono circa 1-2 ore di lavoro.
Strategia C: Approccio ibrido
Inserisci subito i pazienti con appuntamento nelle prossime 2 settimane (Strategia B per un sottoinsieme), poi migra i restanti progressivamente (Strategia A).
Cosa NON serve trasferire
Alcune informazioni non è necessario (e talvolta non è possibile) trasferire:
Fatture vecchie — Le hai già sul portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate. Non serve reinserirle nel nuovo gestionale. Partirai con la numerazione delle fatture dal punto in cui hai lasciato Gesto.
Storico invii Sistema TS — Sono tutti registrati sul portale del Sistema Tessera Sanitaria. Non servono nel nuovo gestionale.
Appunti su post-it e fogli sparsi — Questa è in realtà un'opportunità: approfitta della migrazione per digitalizzare tutto nel diario clinico del nuovo gestionale. Con Appuntoo, il diario clinico digitale è criptato e conforme al GDPR — molto più sicuro di un quaderno cartaceo.
Step 5 — Vai live e verifica che tutto funzioni
L'ultimo step è il "go live": inizia a usare il nuovo gestionale per l'attività quotidiana e verifica che tutto funzioni correttamente.
Checklist go-live
Nei primi 3 giorni:
- ☐ Crea un appuntamento di prova in agenda e verificane la corretta visualizzazione
- ☐ Emetti una fattura di prova (o la prima fattura reale) e verifica i dati
- ☐ Invia la fattura al Sistema TS e controlla la conferma di ricezione sul portale
- ☐ Verifica che i promemoria automatici funzionino (se li hai attivati)
- ☐ Controlla che i dati dello studio sulle fatture siano corretti (nome, P.IVA, indirizzo)
Nella prima settimana:
- ☐ Inserisci almeno 10 pazienti nel gestionale e verifica le anagrafiche
- ☐ Emetti tutte le fatture della settimana dal nuovo software
- ☐ Verifica nel portale TS che tutti gli invii siano andati a buon fine
- ☐ Controlla le statistiche del gestionale per assicurarti che fatturato e appuntamenti siano tracciati
Dopo il primo mese:
- ☐ Verifica che la numerazione delle fatture sia corretta e progressiva
- ☐ Fai un check incrociato tra le fatture emesse e gli invii al Sistema TS
- ☐ Valuta se il piano scelto è adeguato alle tue esigenze (o se devi fare upgrade/downgrade)
- ☐ Chiedi feedback ai pazienti sui promemoria automatici
Errori comuni da evitare
Errore 1: Interrompere la numerazione delle fatture. Quando passi a un nuovo gestionale, assicurati di continuare la numerazione dal punto in cui avevi lasciato con Gesto. Se l'ultima fattura emessa con Gesto era la n. 87/2025, la prima fattura del 2026 sul nuovo software sarà la n. 1/2026 (il contatore si azzera a inizio anno). Se la migrazione avviene a metà anno, prosegui dalla numerazione corrente.
Errore 2: Dimenticare di configurare il Sistema TS. Senza la connessione al Sistema TS, le fatture non vengono inviate automaticamente — e rischi sanzioni. Configuralo come prima cosa e fai un invio di prova. Se hai dubbi, segui la nostra guida su come inviare i dati alla Tessera Sanitaria.
Errore 3: Rimandare la migrazione. Ogni giorno senza un gestionale funzionante è un giorno in cui fatturi "a mano" (o non fatturi). I costi nascosti del ritardo — tempo perso, errori manuali, invii mancati al Sistema TS — superano di gran lunga lo sforzo della migrazione.
Errore 4: Non fare backup. Lo ripetiamo: prima di fare qualsiasi cosa, assicurati di avere copie dei tuoi dati in almeno due posti diversi. Una copia locale e una in cloud.
Come Appuntoo ti aiuta nella migrazione da Gesto
Appuntoo è progettato per rendere la transizione da un altro software il più rapida possibile. Ecco perché centinaia di psicologi lo stanno scegliendo come sostituto di Gesto.
Attivazione immediata — Ti registri su admin.appuntoo.com in 2 minuti e sei operativo. Non c'è periodo di attesa, non c'è installazione. Apri il browser e inizi a lavorare.
Sistema TS gratuito e illimitato — Il Sistema Tessera Sanitaria è incluso in tutti i piani di Appuntoo, compreso il piano Free. Con Gesto pagavi 4,99€/mese per questa funzionalità. Con Appuntoo paghi 0€. Puoi inviare tutte le fatture che vuoi senza costi aggiuntivi.
Gestionale completo, non solo fatturazione — A differenza di Gesto, Appuntoo è un gestionale sanitario completo: agenda professionale con vista giornaliera, settimanale e mensile; gestione pazienti con diario clinico criptato; fatturazione elettronica con invio al Sistema TS; statistiche avanzate con dashboard e grafici interattivi.
Promemoria WhatsApp — I promemoria WhatsApp automatici riducono le assenze fino al 70% e hanno un tasso di lettura superiore al 90%. Una funzionalità che Gesto non aveva e che fa davvero la differenza nella gestione quotidiana dello studio.
Pensato per psicologi — Appuntoo ha una sezione dedicata agli psicologi con funzionalità specifiche: diario clinico criptato per la privacy dei pazienti, gestione cicli di terapia ricorrenti, promemoria discreti via WhatsApp. Tutto in un unico software gestionale, con prezzi trasparenti e nessun vincolo contrattuale.
Nessun rischio di lock-in — Puoi cancellare il tuo account in qualsiasi momento, senza penali. E puoi iniziare dal piano Free per testare tutto prima di investire. Dopo l'esperienza con Gesto, sapere di non essere vincolato è un valore enorme.
Timeline realistica: quanto tempo serve per migrare?
Ecco una timeline basata sull'esperienza di professionisti che hanno già completato la migrazione da Gesto:
Tempo totale realistico: Se scegli un software con attivazione rapida come Appuntoo, puoi essere operativo (fatturare e inviare al Sistema TS) in meno di un'ora. La migrazione completa dei pazienti richiede da qualche ora a qualche settimana, ma nel frattempo sei già pienamente funzionante.
Domande Frequenti
Posso ancora recuperare i miei dati da Gesto?
No, il servizio Gesto non è più accessibile da marzo 2026. Se non hai scaricato i tuoi documenti entro il 28 febbraio 2026, non puoi più accedervi direttamente. Tuttavia, puoi recuperare le fatture elettroniche dal portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, e verificare gli invii al Sistema TS dal portale del Sistema Tessera Sanitaria.
Devo reinserire tutte le fatture passate nel nuovo gestionale?
No. Le fatture già emesse con Gesto sono registrate nel Sistema di Interscambio (SDI) e nel portale del Sistema TS. Non serve importarle nel nuovo software. Devi solo assicurarti di continuare la numerazione corretta e iniziare a emettere le nuove fatture dal nuovo gestionale.
Quanto tempo ci vuole per configurare il Sistema TS su un nuovo gestionale?
Con Appuntoo, la configurazione del Sistema TS richiede circa 5 minuti: inserisci le tue credenziali TS (partita IVA + PIN/password) e fai un invio di prova. Se non ricordi le credenziali, puoi recuperarle dal portale TS. Abbiamo scritto una guida dettagliata su come inviare i dati alla Tessera Sanitaria che ti accompagna in ogni passaggio.
Appuntoo offre un'importazione automatica dei dati da Gesto?
Non esiste un'importazione automatica da Gesto, principalmente perché il servizio è chiuso e non espone più alcuna API. L'inserimento dei pazienti nel nuovo gestionale è manuale, ma con Appuntoo è rapido: creare una scheda nell'anagrafica pazienti richiede 1-2 minuti. La migrazione progressiva (un paziente alla volta, man mano che vengono in studio) è la strategia più pratica per la maggior parte dei professionisti.
Cosa succede se ho scadenze fiscali durante la migrazione?
Questo è il motivo per cui non dovresti rimandare. Il Sistema Tessera Sanitaria ha scadenze semestrali per l'invio dei dati: entro il 30 settembre per le spese del primo semestre e entro il 31 marzo per quelle del secondo semestre. Se stai leggendo questa guida a marzo 2026, la scadenza per le spese del secondo semestre 2025 è imminente. Configura il nuovo gestionale e verifica gli invii il prima possibile.
Posso usare Appuntoo gratuitamente?
Sì. Il piano Free di Appuntoo è gratuito per sempre e include: agenda professionale, fino a 30 pazienti, fatturazione elettronica e invio al Sistema TS illimitato. Se poi vuoi pazienti illimitati e i promemoria WhatsApp, il piano Professionista costa 34,99€/mese + IVA. Puoi consultare tutti i piani e prezzi sul sito.
E se cambio idea? Posso tornare indietro?
Con Appuntoo non ci sono vincoli contrattuali: puoi cancellare il tuo account in qualsiasi momento, senza penali e senza dover dare preavviso. I tuoi dati restano tuoi. Dopo l'esperienza con Gesto, sappiamo quanto sia importante questa libertà.
Appuntoo funziona anche per professionisti non-psicologi?
Sì. Appuntoo è un gestionale multi-professione: oltre agli psicologi, supporta fisioterapisti, nutrizionisti, osteopati e altri professionisti sanitari. Se lavori in uno studio multidisciplinare o se in futuro volessi allargare la tua attività, non dovrai cambiare software.
Conclusione: non rimandare, migra oggi
La chiusura di Gesto è stata un imprevisto spiacevole, ma è anche un'opportunità: puoi passare da un semplice tool di fatturazione a un gestionale completo che ti aiuta a gestire ogni aspetto del tuo studio. La migrazione, con un approccio strutturato come quello che hai letto in questa guida, richiede meno tempo di quanto pensi.
Il riassunto dei 5 step: fai il backup dei tuoi dati, scegli un gestionale solido e completo, configuralo con i dati del tuo studio e del Sistema TS, trasferisci i pazienti (progressivamente o in blocco) e verifica che tutto funzioni nella prima settimana.
Se vuoi iniziare subito, Appuntoo è l'opzione più rapida: ti registri in 2 minuti, configuri il Sistema TS in 5 minuti e inizi a fatturare. Gratis, senza vincoli, senza carta di credito.
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