Un programma di fatturazione generico fa bene una cosa: emette fatture elettroniche e le trasmette allo SdI. Per un medico, con i pazienti, è proprio la cosa da non fare. Le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche restano escluse dalla fatturazione elettronica tramite il Sistema di Interscambio: la fattura è cartacea o in PDF e i dati della spesa viaggiano verso il Sistema Tessera Sanitaria. L'XML via SdI riguarda invece le fatture a soggetti con partita IVA: società, assicurazioni, enti, altri professionisti.
Per questo scegliere un software di fatturazione per medici non è una questione di prezzo o di grafica, ma di funzioni: IVA esente e bollo calcolati bene, il tipo spesa giusto nel Sistema TS, un registro senza buchi, esportazioni che il commercialista sa leggere. Quando una funzione manca, il costo non lo paga il fornitore: lo paghi tu, con un invio da rifare, una fattura da correggere o un paziente che non ritrova la spesa nel 730 precompilato.
In questa guida trovi le 12 funzioni che un software di fatturazione deve avere se lavori come medico libero professionista, specialista in studio privato o medico con un'attività privata accanto alla convenzione. Per ciascuna: la regola, con la fonte ufficiale consultata il 5 ottobre 2026; che cosa deve fare il programma; una prova da fare in demo, con dati fittizi, prima di firmare. Se cerchi invece una classifica di prodotti, la trovi nella guida ai migliori software di fatturazione per professionisti sanitari; per i criteri generali di un gestionale, nella checklist delle funzionalità essenziali di un gestionale medico.
Alla fine vedi come le stesse 12 funzioni si traducono in Appuntoo, il gestionale per medici specialisti, con l'invio al Sistema TS gratuito e illimitato in ogni piano, anche nel Free.
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Software di fatturazione per medici: le 12 funzioni in una tabella
Se hai poco tempo, parti da qui. Ogni riga è sviluppata in una sezione, con la fonte e la prova da fare in demo.
Le tre regole che cambiano tutto per un medico
Prima delle funzioni, le regole da cui derivano. Sono tre, e spiegano perché un programma pensato per un'azienda qualsiasi non basta.
Con i pazienti, niente SdI. I soggetti tenuti all'invio dei dati al Sistema TS non possono emettere fatture elettroniche tramite SdI per le fatture i cui dati vanno al Sistema TS (art. 10-bis del DL 119/2018). Il divieto riguarda anche chi, pur non essendo tenuto all'invio, rende prestazioni sanitarie a persone fisiche, e resta fermo se il paziente si oppone all'uso dei suoi dati: lo precisa l'Agenzia delle Entrate nelle FAQ sulle prestazioni sanitarie.
Prestazione esente, bollo oltre 77,47 euro. La prestazione sanitaria di diagnosi, cura e riabilitazione è esente da IVA (art. 10, n. 18, del DPR 633/1972) e sulle fatture esenti di importo superiore a 77,47 euro si applica l'imposta di bollo da 2 euro. Dal 1° gennaio 2027 l'esenzione passa all'art. 37, comma 1, lettera t), del D.Lgs. 10/2026: il contenuto è lo stesso, cambia il riferimento da citare in fattura.
Sistema TS, una volta all'anno. Medici e odontoiatri trasmettono i dati delle spese sanitarie dal 1° gennaio 2015. Con il decreto del 29 ottobre 2025 la cadenza è annuale: per le spese pagate nel 2026 il termine è il 1° febbraio 2027, e i dati già inviati si possono modificare fino all'8 febbraio 2027, come indica il calendario 2026 del Sistema TS. Puoi trasmettere i documenti man mano che li emetti: aspettare la scadenza significa solo accumulare lavoro.
Da queste tre regole nascono le dodici funzioni che seguono. Se ti serve prima il percorso passo dopo passo, parti dalla guida su come fare la prima fattura elettronica; per gli sbagli più frequenti, dai 12 errori nella fatturazione elettronica sanitaria.
1. Due flussi separati: documento al paziente e fattura elettronica alle aziende
Il primo test di un software di fatturazione per medici è semplice: capisce a chi stai fatturando? Con una persona fisica produce un documento che non passa dallo SdI: PDF da consegnare o inviare per email, oppure copia cartacea (i dati da inserire sono nella guida alla ricevuta sanitaria). Con una società, un'assicurazione, un ente o un altro professionista produce una fattura elettronica XML, con partita IVA e codice destinatario di sette caratteri oppure PEC.
I clienti B2B di un medico sono più numerosi di quanto sembri: la guida ENPAM per i liberi professionisti cita cliniche e studi privati, tribunali per consulenze e perizie, compagnie assicurative, aziende, enti pubblici e privati, società sportive ed editoriali, altri professionisti.
E c'è una regola che molti programmi ignorano: nelle fatture B2B non devono comparire i dati che identificano il paziente. La fattura richiede natura, qualità e quantità del servizio, non nome e codice fiscale della persona visitata; la stessa FAQ dell'Agenzia delle Entrate lo ricorda a proposito delle compagnie assicurative. Una descrizione come «visita di Mario Rossi» in una fattura a un'assicurazione è un errore di riservatezza, non solo di forma.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: la scheda azienda con partita IVA, codice destinatario e PEC per le fatture elettroniche B2B. I dati sono di fantasia.
Resta una domanda pratica: come arriva l'XML allo SdI? Alcuni programmi lo trasmettono per te, altri generano il file e basta. Non è un limite insormontabile: la procedura web dell'Agenzia delle Entrate permette di controllare e trasmettere file XML predisposti con altre procedure, con accesso tramite SPID, CIE, CNS o credenziali Entratel e Fisconline; oppure passi il file al commercialista. L'importante è saperlo prima di scegliere.
Prova in demo. Emetti due fatture con dati fittizi, una a un paziente e una a una società: la prima non deve mai essere proposta per l'invio allo SdI, la seconda deve avere codice destinatario o PEC e una descrizione senza il nome del paziente.
2. IVA, natura e dicitura sulla singola riga
La visita specialistica è esente da IVA, ma non tutto ciò che fa un medico lo è: perizie, certificati senza finalità sanitaria, vendita di prodotti e alcuni trattamenti estetici seguono regole proprie, che trovi nella guida all'IVA sulle prestazioni sanitarie. Per il software la conseguenza è una sola: aliquota e natura devono essere impostabili sulla riga, non sull'intera fattura, e il riepilogo deve mostrare l'imposta di ogni aliquota.
Poi c'è la natura. Con IVA a zero il programma deve farti scegliere il codice giusto: N4 per l'operazione esente di chi è in regime ordinario, N2.2 per chi è in regime forfettario; lo indica anche il manuale per l'inserimento dei dati sul portale del Sistema TS redatto dall'Ordine dei Medici di Firenze (aggiornato al 28 giugno 2021). Se un programma propone d'ufficio N2.2 a un medico in regime ordinario, la fattura parte con il codice sbagliato e lo stesso valore finisce nel Sistema TS. Un buon software ti lascia fissare regime e natura una volta sola, nel profilo, e correggere soltanto le eccezioni.
Infine la dicitura. In fattura deve comparire il riferimento normativo dell'esenzione, e dal 1° gennaio 2027 l'articolo da citare cambia: cerca un campo di testo fiscale che modifichi tu, in un punto solo. Il giorno in cui il commercialista ti indicherà la formula aggiornata, non vuoi aspettare una release del fornitore.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: in Profilo studio, scheda Fatturazione, imposti regime, IVA e natura predefinite, cassa facoltativa e testo fiscale da stampare in fattura. La cassa mostrata è solo un esempio.
Prova in demo. Inserisci nella stessa fattura una visita esente e una perizia con IVA al 22%: il riepilogo deve separare le due aliquote. Poi cerca dove si cambia il testo fiscale.
3. Bollo e cassa previdenziale: calcolo automatico, ma sotto controllo
Sulle fatture esenti di importo superiore a 77,47 euro si applica l'imposta di bollo da 2 euro. Il programma deve calcolarla da solo sul totale delle operazioni esenti, mostrarla come voce separata e lasciarti toglierla quando non è dovuta. La voce separata non è un dettaglio: secondo FiscoOggi, che commenta la circolare 7/E del 4 aprile 2017, il bollo è detraibile dal paziente come onere accessorio solo se è stato addebitato ed evidenziato a parte in fattura.
Il bollo poi va assolto, e questo il software non lo fa per te: sul PDF o sulla copia cartacea consegnata al paziente si assolve con il contrassegno telematico o, se autorizzato, in modo virtuale; per l'XML delle fatture elettroniche si versa con F24. I dettagli sono nelle guide sulla marca da bollo nelle fatture sanitarie e su come pagarla con F24.
La cassa previdenziale, invece, deve essere un interruttore e non un'impostazione fissa. Per il medico iscritto all'ENPAM i contributi di Quota B si calcolano sul reddito libero-professionale dichiarato, al netto delle spese, non su ogni fattura: di regola, quindi, nelle fatture ai pazienti non compare un contributo ENPAM, come invece accade per altre casse. Se un programma aggiunge una riga di contributo senza che tu l'abbia chiesto, fermati e verifica con il commercialista.
Prova in demo. Emetti una fattura esente da 77,47 euro e una da 77,48: solo la seconda deve avere il bollo. Cerca l'interruttore per escluderlo e quello per la cassa.
4. Intestatario giusto, con il codice fiscale controllato
Il Sistema TS scarta le spese con un codice fiscale formalmente errato o vuoto: nella tabella degli errori sono errori bloccanti (S011 e S018). Il programma deve quindi aiutarti già mentre emetti la fattura: calcolare il codice fiscale da nome, data e luogo di nascita, confrontarlo con quello inserito e segnalare le differenze, invece di lasciarti scoprire il problema al momento dell'invio.
Poi ci sono gli intestatari particolari. Per un minore la fattura può essere intestata a un genitore, con il nome del bambino indicato nella descrizione: succede ogni giorno in pediatria e nelle visite specialistiche ai ragazzi. Per un'azienda servono partita IVA e codice destinatario o PEC. Per un paziente senza codice fiscale italiano chiedi come viene trattato e che cosa vedi nella lista delle fatture: un buon programma lo segnala subito, senza farti provare un invio destinato a fallire.
Prova in demo. Digita un codice fiscale con una lettera sbagliata e crea una fattura intestata a un genitore per un paziente minorenne.
5. Dati del Sistema TS: tipo spesa, natura IVA e pagamento tracciato
Ogni fattura al paziente diventa un record del Sistema TS, e quasi tutti gli errori nascono da tre campi.
Tipo spesa: per il medico SR, IC o AA
Le specifiche tecniche del Sistema TS prevedono dodici codici di spesa, ma per ogni tipo di erogatore ne sono ammessi solo alcuni. Per «medico o odontoiatra» sono tre; ti elenchiamo anche SP, il codice che non è il tuo:
- SR: visite generiche e specialistiche, prestazioni diagnostiche e strumentali, certificazione medica e prestazioni chirurgiche non estetiche. È il codice di tutti i giorni.
- IC: chirurgia e medicina estetica.
- AA, «altre spese»: le voci non sanitarie. Lo ricorda l'Agenzia delle Entrate per le fatture che mescolano prestazioni sanitarie e non: se le quote sono distinguibili vanno comunicate separatamente, se non lo sono l'intera spesa va con AA.
- SP, «prestazioni sanitarie»: è il codice delle altre professioni sanitarie, come psicologi e fisioterapisti, non il tuo. La guida sui tipi di spesa del Sistema TS li spiega uno per uno.
Che cosa succede se sbagli? La tabella degli errori prevede la segnalazione W007, «tipo spesa non consentito per il soggetto che ha emesso il documento fiscale»: è un avviso, non un blocco, quindi l'invio viene accolto ma il codice resta quello sbagliato. Per questo il programma deve farti scegliere almeno SR, IC e AA, ricordare l'ultima scelta (il manuale dell'Ordine di Firenze indica SR come il codice più frequente per medici e odontoiatri) e mostrarti i messaggi che il Sistema TS restituisce. Se il tuo software ti propone SP come predefinito, cambialo alla prima fattura.
Una nota pratica sulle fatture miste: se il programma invia un solo tipo spesa per documento, tieni separate in due fatture le prestazioni sanitarie e quelle che non lo sono.
Natura IVA coerente con la fattura
La natura IVA va comunicata al Sistema TS e deve coincidere con quella della fattura: N4 per il medico in regime ordinario, N2.2 per il forfettario. Un programma che precompila i due campi con i valori del profilo ti evita la discrepanza più comune.
Pagamento tracciato
Il campo vale SI se il paziente ha pagato con strumenti tracciabili (bonifico, carta, assegno) e NO se ha pagato in contanti: lo indicano le specifiche del Sistema TS e il manuale dell'Ordine di Firenze. Conta anche per il paziente: dal 2020 la detrazione del 19% sulle spese sanitarie richiede un pagamento tracciabile, con eccezioni per i medicinali, i dispositivi medici e le prestazioni di strutture pubbliche o accreditate, e per le prestazioni dei medici privati la guida dell'Agenzia delle Entrate sulle spese sanitarie ricorda che la tracciabilità può essere attestata con l'annotazione in fattura. Il software deve quindi fare due cose: registrare il metodo di pagamento e stamparlo sul documento, e ricavarne da solo il flag da inviare.
Prova in demo. Apri la finestra d'invio al Sistema TS e cerca SR, IC e AA. Poi emetti due fatture, una pagata in contanti e una con carta, e chiedi dove puoi verificare il valore del pagamento tracciato; il metodo deve comparire anche sul PDF.
6. Storico degli invii, protocollo, cancellazione e reinvio
Quando il Sistema TS accoglie un documento restituisce un esito (0 accolto, 1 errore bloccante, 2 accolto con segnalazioni) e, se l'esito è positivo, un protocollo di 17 cifre. Quel protocollo è la tua prova di avere adempiuto: il programma deve conservarlo insieme a data, esito ed eventuali messaggi. Senza i messaggi non vedresti mai un avviso come il W007.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: nella lista ogni fattura mostra lo stato di invio (Inviata, Non inviata) e l'etichetta «Non inviabile» per quella intestata a una società.
Servono poi tre cose: uno stato chiaro per ogni fattura (non inviata, inviata, cancellata), visibile nella lista; un blocco della fattura dopo l'invio, perché se la modifichi i dati comunicati e quelli in archivio divergono; e il percorso corretto di correzione, che è cancellare l'invio dal Sistema TS, modificare la fattura e inviarla di nuovo. Per il documento fiscale emesso per errore, la guida su come annullare una fattura elettronica distingue invio al Sistema TS e storno.
Le correzioni hanno una finestra: per le spese 2026, i dati già inviati si possono modificare fino all'8 febbraio 2027, una settimana dopo il termine dell'invio.
Una nota se hai delegato il commercialista: la delega all'invio si attiva dal portale del Sistema TS, e due invii dello stesso documento non vanno d'accordo, perché la tabella degli errori prevede l'errore S017, «identificativo documento fiscale già presente». Decidete chi invia e usate un solo canale.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: lo storico di una fattura con stato, ultimo protocollo e operazioni effettuate.
Prova in demo. Chiedi di vedere lo storico di un invio, con protocollo e messaggi, e come si cancella e si reinvia un documento.
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7. Opposizione del paziente e documenti che il Sistema TS non accetta
Ogni cittadino può opporsi all'uso dei propri dati di spesa per il 730 precompilato. Può farlo da solo sul portale del Sistema TS, in una finestra annuale (per le spese 2026, dal 9 febbraio all'8 marzo 2027, secondo il calendario del Sistema TS), oppure dichiararlo al medico al momento del pagamento: nella maschera di inserimento manuale del portale esiste una casella «Opposizione» da spuntare solo in quel caso, come descrive il manuale dell'Ordine dei Medici di Firenze (del 2021: verifica la maschera attuale). Una cosa non cambia: anche con l'opposizione la fattura resta fuori dallo SdI.
Per un software la domanda è come tratta questo caso. Una strada è avere l'indicazione di opposizione nell'invio; un'altra è dirti chiaramente che per quel documento devi usare il portale. L'importante è che tu lo sappia prima di firmare, non quando il primo paziente te lo chiede.
Poi ci sono i documenti che il Sistema TS non può ricevere: le fatture alle società, che non sono spese sanitarie di un cittadino, e quelle di pazienti con identificativo fiscale estero, che non hanno un codice fiscale italiano da comunicare. Un buon programma li etichetta come «non inviabili» e disattiva l'invio, invece di lasciarti provare e fallire.
Prova in demo. Chiedi che cosa succede se un paziente si oppone e come si presenta, nella lista, una fattura intestata a una società.
8. Numerazione progressiva, più serie e ricerca
La legge richiede un numero progressivo che identifichi la fattura in modo univoco (art. 21, comma 2, lettera b, del DPR 633/1972); dal 2013 non è più obbligatoria la ripartenza annuale e sono ammesse numerazioni per anno o alfanumeriche, purché contengano almeno una cifra: i dettagli sono nella guida alla numerazione delle fatture elettroniche. Nel Sistema TS, inoltre, ogni documento è identificato da data, partita IVA e numero: un doppione viene scartato (errore S017).
Dal software ti aspetti quindi che proponga il numero successivo, mostri l'anteprima del numero documento e blocchi i duplicati. Sono utili le serie multiple con progressivi indipendenti (per esempio una per le fatture ai pazienti e una per le aziende, se ti serve distinguerle) e la ricerca per numero completo, anche quando hai tre anni di fatture da scorrere. La prova più rapida: crea due serie, emetti una fattura per ciascuna e cercale per numero.
9. Esportazioni per il commercialista e conservazione
A fine mese o a fine anno il commercialista ti chiede l'elenco delle fatture: in Excel per i totali, in XML per i documenti elettronici. Il programma deve esportare con gli stessi filtri che vedi a schermo (periodo, paziente, stato di pagamento, invio al Sistema TS), con un totale che coincide con quello della lista, e permetterti di aprire o inviare per email il PDF di ogni documento. Una cautela: se il software esporta l'XML anche delle fatture ai pazienti, quei file servono al commercialista e non vanno mai trasmessi allo SdI.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: i filtri della lista fatture con il comando di esportazione XML.
Quanto alla conservazione: per le fatture elettroniche passate dallo SdI l'Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione gratuito, a cui aderisci dal portale Fatture e Corrispettivi; per i documenti ai pazienti concorda con il commercialista come conservarli. Un archivio nel cloud che puoi consultare e cercare è comodo, ma non è di per sé un servizio di conservazione a norma: chiedi al fornitore che cosa promette esattamente.
Prova in demo. Esporta le fatture di un mese e confronta il totale dell'esportazione con quello mostrato nella lista.
10. Chi emette: partita IVA, struttura sanitaria e ruoli
Il programma deve emettere con la partita IVA giusta. Per un medico che lavora da solo è semplice; per uno studio con più professionisti i modelli sono due. Ogni medico può fatturare ai propri pazienti con la propria partita IVA, anche se condivide gli spazi con i colleghi; oppure fattura una struttura (una società, un poliambulatorio organizzato in forma societaria) con una sola partita IVA, e i medici fatturano alla struttura.
Il software deve rispecchiare il tuo modello, e il Sistema TS deve ricevere i dati da chi ha emesso il documento: nelle specifiche «medico o odontoiatra» e «struttura autorizzata» sono erogatori distinti. Per l'organizzazione di un centro con più professionisti, vedi la guida al software gestionale per poliambulatori.
Poi ci sono i ruoli. La segreteria deve poter emettere le fatture e inviarle al Sistema TS senza vedere password e PIN e, se non serve, senza accedere alle cartelle cliniche: chiedi come si configurano ruoli e permessi, e chi può aprire la pagina delle credenziali.
Prova in demo. Chiedi con quale partita IVA escono le fatture se in studio lavorano tre medici e da chi parte l'invio al Sistema TS.
11. Dalla visita alla fattura, senza riscrivere nulla
Il tempo si perde nel passaggio dall'agenda alla fattura: ricopiare paziente, prestazione e prezzo moltiplica gli errori. Cerca un programma in cui la fattura nasca dall'appuntamento, con paziente, prestazione, prezzo e stato di pagamento già compilati; con un listino di prestazioni in cui salvi nome e prezzo una sola volta; e con le fatture raccolte nella scheda del paziente, accanto a visite e documenti. Quando il codice fiscale e i dati del paziente arrivano dall'anagrafica e non dalla tua digitazione, gli errori nel Sistema TS calano alla radice. L'agenda digitale e la scheda paziente sono il punto da cui parte tutto.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: il listino delle prestazioni con i prezzi, da cui partono agenda e fattura.
Prova in demo. Crea un appuntamento con una prestazione e trasformalo in fattura: quanti campi devi ancora scrivere a mano?
12. Sicurezza dei dati: credenziali, permessi e riservatezza
Una fattura sanitaria contiene un dato sulla salute: il solo fatto di essere paziente di uno specialista. Il GDPR lo tratta come categoria particolare di dati (art. 9) e richiede misure di sicurezza adeguate (art. 32), come ricorda il Garante per la protezione dei dati personali. Per un software di fatturazione significa almeno quattro cose: credenziali del Sistema TS memorizzate in forma cifrata e visibili solo a chi ne ha titolo; permessi per ruolo; codice fiscale del paziente e PIN cifrati nella trasmissione verso il Sistema TS, come prevedono le specifiche tecniche; backup. Chiedi al fornitore dove sono i dati e chi vi accede.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: password e PIN del Sistema TS risultano «Salvata» e «Salvato»; per rivedere la password serve quella dell'account e il PIN può solo essere sostituito.
Prova in demo. Accedi con il ruolo di segreteria: vedi password e PIN del Sistema TS? Vedi le cartelle cliniche?
Quale software scegliere: gestionale, solo fatturazione o solo Sistema TS
Dopo la tabella delle 12 funzioni, la scelta si fa per categoria e poi per prodotto.
- Programma di fatturazione generico. Ottimo per le fatture alle aziende e per l'XML via SdI. Verifica se include l'invio al Sistema TS (alcuni lo offrono come modulo a parte o in un piano superiore) e se conosce il tipo spesa SR e la regola del bollo sulle esenti. I dati dei pazienti, poi, vivono in un altro programma e vanno riscritti: doppio inserimento.
- Programma dedicato al solo Sistema TS. Genera il file o trasmette i documenti: utile se hai già una soluzione per le fatture. Il rischio è il doppio lavoro, e la scadenza annuale concentra tutto in pochi giorni.
- Gestionale sanitario con fatturazione integrata. Agenda, scheda paziente, fattura e invio al Sistema TS nello stesso posto: i dati si scrivono una volta. È la categoria di Appuntoo. Verifica comunque la tabella delle 12 funzioni, perché il perimetro cambia da prodotto a prodotto.
- Cartella clinica della convenzione (medici di base, pediatri). Gestisce ricette dematerializzate, certificati INPS e flussi regionali; la fatturazione dell'attività privata può non essere il suo mestiere. Appuntoo non la sostituisce: affianca la tua attività privata, come spiega la guida ai software per medici di base.
Per un medico che fattura in proprio la categoria che evita più lavoro è il gestionale integrato, e il motivo è tutto nella tabella: più funzioni stanno nello stesso programma, meno dati riscrivi e meno errori arrivano al Sistema TS.
Per un confronto tra prodotti, con prezzi e funzioni, leggi i costi di un gestionale per studi medici e, per le regole generali di scelta, come scegliere un software gestionale per lo studio medico. Per il quadro più ampio degli strumenti digitali dello studio, c'è la guida al medico digitale.
Come Appuntoo ti aiuta a fatturare da medico
Appuntoo riunisce agenda, scheda paziente, fatture e invio al Sistema Tessera Sanitaria. Il punto che pesa di più per un medico: il Sistema TS è gratuito e illimitato in tutti i piani, anche nel Free a 0 euro. Non è un modulo da aggiungere né un limite di invii al mese, e il listino è pubblico, con i piani e i prezzi sempre visibili. Su questi due punti non c'è confronto: nessun preventivo da chiedere e nessun modulo da sbloccare.
Come funziona, in quattro passaggi
- Configuri una volta. Nel profilo utente inserisci codice fiscale, partita IVA, Ordine e numero di iscrizione, che puoi stampare in fattura. In Impostazioni, Profilo studio, Fatturazione scegli regime (forfettario od ordinario), IVA e natura predefinite, cassa facoltativa, testo fiscale e testo dell'email. In Impostazioni, Sistema TS, inserisci username, password e PIN: la guida al PIN del Sistema TS ti accompagna fino al pincode, mentre la guida su come richiedere, recuperare e rinnovare le credenziali del Sistema TS spiega scadenza della password e blocchi dell'account.
- Fatturi dalla visita. Dal dettaglio dell'appuntamento premi «Crea fattura»: paziente, stato di pagamento, prestazione e prezzo sono già compilati. Per ogni riga scegli aliquota e natura; il riepilogo calcola imponibile, IVA, bollo e totale. Per un minore puoi intestare la fattura a un genitore, per una società scegli l'azienda. Il PDF si apre in anteprima, si salva o si invia per email.
- Invii al Sistema TS. Dalla lista fatture scegli tipo spesa e natura IVA, poi «Invia». Il tipo spesa predefinito è SP: la prima volta imposta SR per le tue visite (o IC e AA se serve), e da lì Appuntoo ricorda la scelta. Lo storico mostra protocollo, esito e messaggi del Sistema TS.
- Controlli e passi i dati al commercialista. Nella lista filtri per periodo, paziente, pagamento e invio al TS, leggi il totale delle fatture filtrate ed esporti in Excel o in XML. Le statistiche mettono accanto guadagni e fatturato.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: l'invio della fattura per email, con il testo che parte dal modello salvato nel profilo dello studio.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: i riquadri di Contabilità con guadagni, fatturato e spese. Gli importi illustrano l'interfaccia.
Le 12 funzioni, una per una
Il dettaglio di ogni passaggio, con le schermate reali, è nella guida alla fatturazione di Appuntoo; le sei demo del flusso, dalla fattura al Sistema TS, sono nella pagina sulla fatturazione e sul Sistema TS.
Dove Appuntoo si ferma
Per scegliere con i confini chiari: Appuntoo non è un programma di contabilità, quindi non tiene registri IVA né liquidazioni e non calcola la ritenuta d'acconto. Genera l'XML delle fatture alle aziende ma non lo trasmette allo SdI: lo carichi tu con la procedura web dell'Agenzia delle Entrate oppure lo passi al commercialista, e nell'XML il bollo compare come riga del documento, quindi fai verificare al commercialista come assolverlo prima di trasmettere una fattura a un'azienda. Emette sempre a nome del titolare dello studio: se ogni medico deve fatturare con la propria partita IVA, ognuno usa il proprio account.
Nell'invio al Sistema TS il tipo spesa si sceglie per fattura (se in una visita fatturi anche voci non sanitarie, emetti due documenti) e non c'è la casella di opposizione del paziente: per quel documento si usa la maschera di inserimento del portale del Sistema TS. Per il medico che fattura visite ai pazienti e passa i dati al commercialista, il lavoro di ogni giorno (fattura, PDF, invio al Sistema TS, esportazione) è tutto dentro Appuntoo. Il resto lo fa il commercialista con i suoi strumenti.
Per chi è la scelta giusta e quanto costa
Appuntoo è la scelta migliore per il medico libero professionista e per lo studio che vuole tenere agenda, pazienti, fatture e Sistema TS nello stesso posto: invio al Sistema TS gratuito e illimitato in tutti i piani, listino pubblico da 0 euro, attivazione in 2 minuti, nessuna installazione.
Il piano Free costa 0 euro e arriva a 30 pazienti; il Professionista costa 34,99 euro al mese + IVA, con pazienti illimitati, promemoria WhatsApp (100 messaggi al mese), Google Calendar e import dati gratuito; lo Studio costa 79,99 euro al mese + IVA e aggiunge la gestione dei collaboratori, fino a 30 account professionali più 2 di segreteria. La prova dura 14 giorni senza carta di credito, al termine l'account passa al Free e non ci sono vincoli contrattuali. Se lavori in un centro con più medici, parti dalla pagina dedicata ai poliambulatori; se la tua branca è una sola, la trovi tra le pagine per i medici specialisti.
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Domande frequenti
Un medico deve emettere fattura elettronica ai pazienti?
No. Le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche restano escluse dalla fatturazione elettronica tramite SdI (art. 10-bis del DL 119/2018, come chiarito dalle FAQ dell'Agenzia delle Entrate): la fattura è cartacea o in PDF e i dati vanno al Sistema TS. Il divieto vale anche se il paziente si oppone all'uso dei dati. La fattura elettronica via SdI serve invece per società, assicurazioni, enti e altri professionisti, senza dati identificativi del paziente. Il quadro completo è nella guida sulla fatturazione elettronica sanitaria.
Quale tipo di spesa deve usare un medico nel Sistema TS?
Per l'erogatore «medico o odontoiatra» le specifiche del Sistema TS ammettono SR (visite, diagnostica, certificazioni, prestazioni chirurgiche non estetiche), IC (chirurgia e medicina estetica) e AA (altre spese, per le voci non sanitarie). SP è il codice delle altre professioni sanitarie. Per un codice non consentito la tabella degli errori del Sistema TS prevede la segnalazione W007: è un avviso, l'invio viene accolto, ma il dato resta sbagliato.
Entro quando un medico deve inviare i dati al Sistema TS?
Dal decreto del 29 ottobre 2025 l'invio è annuale. Per le spese pagate nel 2026 il termine è il 1° febbraio 2027, e i dati già inviati si possono modificare fino all'8 febbraio 2027. I medici e gli odontoiatri sono tenuti all'invio dal 2015. Chi è obbligato e quali sono le conseguenze di un invio mancato sono spiegati nella guida all'obbligo di invio dei dati alla Tessera Sanitaria.
Le fatture di un medico hanno IVA e bollo?
La prestazione sanitaria di diagnosi, cura e riabilitazione è esente da IVA (art. 10, n. 18, del DPR 633/1972; dal 2027 art. 37, comma 1, lettera t, del D.Lgs. 10/2026). Perizie, certificati non sanitari e prodotti venduti possono invece avere l'IVA. Sulle fatture esenti di importo superiore a 77,47 euro si applica il bollo da 2 euro. I casi di confine sono nella guida su quando le prestazioni sanitarie sono esenti.
Il medico deve addebitare il contributo ENPAM in fattura?
Di regola no: i contributi di Quota B si calcolano sul reddito libero-professionale dichiarato all'ENPAM, non su ogni fattura, e nelle fatture ai pazienti non compare una percentuale per l'ENPAM, a differenza di altre casse. Conferma il tuo caso con il commercialista: situazioni particolari, come quella degli specialisti esterni che lavorano per strutture accreditate, hanno regole proprie.
Cosa succede se un paziente si oppone all'invio dei dati al Sistema TS?
Il cittadino può opporsi online sul portale del Sistema TS nella finestra annuale (per le spese 2026, dal 9 febbraio all'8 marzo 2027) oppure dichiararlo al medico, che nella maschera del portale spunta la casella «Opposizione». La fattura resta comunque fuori dallo SdI. Come lo gestisce il software è il criterio numero 7 di questa guida; per Appuntoo guarda la sezione «Come Appuntoo ti aiuta».
Posso usare un programma di fatturazione generico per lo studio medico?
Sì, se supera la prova delle 12 funzioni: documento fuori SdI per i pazienti, natura IVA e bollo corretti, invio al Sistema TS con il tipo spesa giusto, storico ed esportazioni. Se non ha l'invio al TS o non conosce i codici SR, IC e AA, quel pezzo lo fai a mano sul portale, con doppio inserimento dei dati. Un gestionale sanitario con fatturazione integrata, come Appuntoo, elimina il doppio lavoro perché la fattura nasce dall'agenda.
Quanto costa un software di fatturazione per medici?
Con Appuntoo si parte da 0 euro: il piano Free include fatturazione e invio al Sistema TS gratuiti e illimitati (fino a 30 pazienti), il Professionista costa 34,99 euro al mese + IVA e lo Studio 79,99 euro al mese + IVA, con 14 giorni di prova senza carta di credito. Trovi il dettaglio nel listino pubblico. Per gli altri prodotti verifica sempre se il listino è pubblico e se il Sistema TS è incluso o è un modulo a parte.
Conclusione
Un software di fatturazione per medici si giudica da pochi punti, ma sono quelli giusti: due flussi separati (paziente fuori SdI, aziende con XML), IVA e bollo corretti, tipo spesa SR, IC o AA con pagamento tracciato, uno storico che prova ogni invio, numerazione ed esportazioni pulite, ruoli e dati protetti. Prima di scegliere, tieni davanti la tabella delle 12 funzioni e fai la prova in demo con dati fittizi: bastano venti minuti e ti evitano correzioni per tutto l'anno.
Appuntoo copre il flusso quotidiano del medico, dalla visita alla fattura fino al Sistema TS, con l'invio gratuito e illimitato in tutti i piani, e ti dice con chiarezza dove si ferma. Per vedere come funziona con la tua prima fattura, anche il piano Free basta.
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