«Mi fa la fattura?». Il paziente ha appena pagato, ha già il cappotto in mano e tu, in pochi secondi, devi ricordare tutto: serve l'IVA? Va messo il bollo? Si manda allo SdI? Che cosa scrivo nella descrizione, e che cosa dovrò comunicare poi al Sistema Tessera Sanitaria? Per un medico non sono domande da caso particolare: tornano a ogni visita, e le risposte stanno tutte nella fattura medica.
La «fattura medica» non è un documento speciale. È una fattura come tutte, con i dati richiesti dall'articolo 21 del DPR 633/1972, a cui la prestazione sanitaria aggiunge tre regole: l'esenzione da IVA con la sua annotazione, l'imposta di bollo da 2 euro oltre 77,47 euro e, verso il paziente persona fisica, il divieto di passare dal Sistema di Interscambio (SdI). Poi c'è il passaggio che il paziente non vede ma che per te pesa quanto la fattura: la comunicazione dei dati al Sistema TS, che per le spese pagate nel 2026 scade il 1° febbraio 2027.
Questa guida mette in ordine i pezzi. Separa i dati obbligatori per legge da quelli che servono al Sistema TS e alla detrazione del paziente, mostra una fattura compilata, passa in rassegna i casi che un medico incontra davvero (minore, azienda, assicurazione, regime forfettario, medico competente) e raccoglie gli errori più frequenti con il modo di correggerli. In fondo trovi cosa cambia dal 1° gennaio 2027, quando i riferimenti da citare in fattura passano ai nuovi testi unici.
Per il quadro generale su SdI e Sistema TS resta la guida alla fatturazione elettronica sanitaria; se stai scegliendo il programma, c'è la checklist sul software di fatturazione per medici. E se vuoi che la fattura nasca già completa dall'agenda, la fatturazione di Appuntoo è pensata per questo.
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Fattura medica: cos'è e cosa deve avere, in breve
La fattura medica è la fattura che un medico o un odontoiatra con partita IVA emette per una prestazione sanitaria. Verso un paziente persona fisica contiene i dati dell'articolo 21, riporta per le prestazioni di diagnosi e cura l'annotazione «operazione esente» (articolo 10, n. 18), ha il bollo da 2 euro se supera 77,47 euro e si consegna su carta o in PDF, mai tramite SdI. I dati della spesa viaggiano poi verso il Sistema TS.
In sintesi:
- Quando: il giorno dell'incasso e comunque entro dodici giorni dall'effettuazione dell'operazione.
- Formato: carta in due esemplari o PDF, mai lo SdI per le prestazioni sanitarie ai pazienti. Alle società e agli altri soggetti con partita IVA si emette fattura elettronica, senza il nome del paziente.
- IVA: esente per visite, diagnosi, cure e riabilitazione; imponibile per ciò che non ha finalità sanitaria, come una perizia.
- Bollo: 2 euro quando il totale delle somme senza IVA supera 77,47 euro.
- Sistema TS: codice fiscale del paziente, tipo spesa (SR, IC o AA per il medico) e pagamento tracciato.
- Paziente: per detrarre servono una descrizione leggibile, il codice fiscale e un pagamento tracciabile.
Come fare una fattura medica in sette passaggi
- Raccogli i dati del paziente: nome, cognome, residenza e codice fiscale, meglio alla prenotazione che all'incasso.
- Descrivi la prestazione: natura, qualità e quantità, senza diagnosi.
- Indica il trattamento IVA: l'annotazione «operazione esente» con l'articolo 10, n. 18, se sei in regime ordinario; la dicitura del regime se sei forfettario; l'aliquota ordinaria per le voci non sanitarie.
- Aggiungi il bollo da 2 euro se le somme senza IVA superano 77,47 euro.
- Annota il pagamento: carta, bonifico o contanti.
- Numera e data la fattura il giorno dell'incasso, con un numero mai usato prima.
- Consegna e comunica: copia cartacea o PDF al paziente, mai lo SdI, poi i dati al Sistema TS con il tipo spesa giusto.
Ogni passaggio ha la sua sezione qui sotto, con la norma e un esempio.
Fattura, ricevuta, parcella, proforma: quale documento è una fattura
Nel linguaggio dello studio i nomi si confondono. La tabella dice quali documenti hanno valore fiscale e quali no.
I dati obbligatori di una fattura medica
L'elenco è nell'articolo 21, comma 2, del DPR 633/1972, nel testo vigente al 6 ottobre 2026 sul portale Normattiva, data in cui abbiamo consultato anche le altre fonti istituzionali citate. Vale per ogni fattura; applicato alla visita di un medico diventa questo.
Sulla riga dell'esenzione c'è una sfumatura. Il comma 6 dell'articolo 21 impone l'annotazione «operazione esente» e lascia soltanto eventuale l'indicazione della norma. Citare l'articolo 10, n. 18, è comunque la prassi: dice al paziente, al commercialista e a un eventuale controllo perché l'IVA non c'è. Una fattura di visita senza alcuna annotazione di esenzione è incompleta; una con IVA al 22% è sbagliata. Se sei in dubbio su quali prestazioni siano esenti e quali no, la guida all'IVA sulle prestazioni sanitarie distingue i casi.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: la parte alta della fattura, con data, anno, numero, numerazione, stato Pagata con il metodo di pagamento e l'intestazione al paziente o a un genitore.
Il dato che più spesso manca è il codice fiscale. Per la legge è obbligatorio perché il paziente non agisce come impresa o professionista (lettera f); per il Sistema TS è la chiave del record; per il paziente è ciò che porta la spesa nella dichiarazione precompilata. Chiedilo alla prenotazione, non all'incasso: con una scheda paziente che lo conserva, in fattura arriva senza essere riscritto e viene confrontato con quello calcolato dai dati anagrafici.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: l'anagrafica del paziente con codice fiscale e residenza. I dati sono di fantasia.
Cosa aggiungere oltre l'articolo 21
L'articolo 21 non esaurisce ciò che compare in una buona fattura medica. Quattro aggiunte, in ordine di importanza:
- Il bollo. Sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro si applica l'imposta di bollo di 2 euro, come ricorda FiscoOggi. Come si assolve su carta, PDF e XML è nella guida alla marca da bollo sulle fatture sanitarie.
- La modalità di pagamento. Non la chiede l'articolo 21, ma la guida dell'Agenzia delle Entrate sulle spese sanitarie scrive che per le prestazioni dei medici privati la tracciabilità del pagamento può essere attestata con l'annotazione in fattura di chi incassa. È il modo più semplice per proteggere la detrazione del paziente.
- Ordine e numero di iscrizione. Una buona prassi: identifica la qualifica su cui poggia l'esenzione.
- La branca nella descrizione. Per una visita specialistica, scrivere «cardiologica» o «dermatologica» rende subito chiara la natura della prestazione.
Cosa non scrivere
- Diagnosi o patologie. L'articolo 21 chiede natura, qualità e quantità della prestazione, non il motivo clinico. Il Garante per la protezione dei dati personali ha osservato che le descrizioni delle fatture sanitarie possono rivelare patologie, cioè dati sulla salute: scrivi «visita specialistica cardiologica con ECG», non «controllo per fibrillazione atriale».
- Il nome del paziente nelle fatture a società e assicurazioni. La FAQ dell'Agenzia delle Entrate chiede di non inserire elementi che consentano di risalire alla persona.
- Una ritenuta d'acconto al paziente privato. L'elenco dei sostituti d'imposta dell'articolo 23 del DPR 600/1973 comprende società, enti, imprese e professionisti, non i consumatori.
- Un contributo ENPAM. La Quota B si calcola sul reddito libero professionale netto dichiarato all'ENPAM, non su ogni fattura. In rete circolano guide che parlano di un 2% da addebitare: il 2% (con il 4% a carico del professionista) che l'ENPAM descrive riguarda le strutture accreditate con il SSN e i loro specialisti esterni. Prima di aggiungere una riga di contributo, verifica con l'ENPAM o con il commercialista.
Esempio di fattura medica compilata
Un caso semplice e frequente: una cardiologa in regime ordinario visita un paziente privato, esegue un elettrocardiogramma e incassa con il POS. Nomi, partita IVA e codice fiscale sono di fantasia; gli importi sono didattici, non tariffe consigliate.
Perché è scritta così
- Una sola data. Prestazione, incasso ed emissione coincidono: non serve l'annotazione della lettera g-bis.
- Il bollo a parte. Addebitato al paziente e indicato in una riga distinta, entra nella spesa detraibile.
- La descrizione dice che cosa hai fatto, non perché. Natura, qualità e quantità; nessuna diagnosi.
- Il pagamento è scritto. Se il paziente vuole detrarre, l'annotazione attesta che ha pagato con uno strumento tracciabile.
Diciture pronte da copiare
Esenzione IVA, regime ordinario
Operazione esente IVA ai sensi dell'art. 10, comma 1, n. 18, DPR 633/1972.
Bollo, sulla copia cartacea che conservi
Imposta di bollo da 2,00 euro assolta sull'originale.
Pagamento tracciabile
Pagamento ricevuto con carta (POS) in data 06/10/2026.
Dal 1° gennaio 2027
Operazione esente IVA ai sensi dell'art. 37, comma 1, lettera t), D.Lgs. 19 gennaio 2026, n. 10.
Per il bollo su PDF e su XML la dicitura dipende da come assolvi l'imposta: lo spiega la guida sull'assolvimento del bollo su PDF e XML. Per le fatture del 2027 il riferimento dell'esenzione cambia, non la sostanza (lo spieghiamo più sotto); al momento non risulta una formula indicata dall'Agenzia, quindi concorda il testo con il commercialista e aggiornalo una volta sola. Se sei in regime forfettario, la dicitura dell'esenzione cede il posto a quella del regime: le formule sono nella guida alla fattura elettronica per forfettari sanitari. Se rilasci anche certificati, ricorda che per alcuni di essi l'esenzione dipende dalla finalità di tutela della salute: con i modelli di certificati e documenti di Appuntoo la scrivi una volta nel testo del modello e la ritrovi in ogni certificato.
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I casi tipici del medico: cosa cambia in fattura
La struttura è sempre la stessa; cambiano canale, diciture e destinazione dei dati. La tabella raccoglie i sei casi che un medico incontra più spesso.
Sul minore, due indicazioni pratiche. Chiedi alla famiglia chi paga e intesta di conseguenza: i dati inviati al Sistema TS ricalcano il documento, quindi il codice fiscale che parte è quello dell'intestatario. E se intesti la fattura a un genitore, completa la descrizione con nome e codice fiscale del minore, così il documento resta leggibile in caso di controllo. A chi spetta la detrazione e come si ripartisce tra i genitori è nella guida alla detrazione delle spese sanitarie.
E se non sei medico? La struttura vale anche per le altre professioni, con differenze su cassa e tipo spesa. I modelli compilati sono quello per fisioterapisti e quello per psicologi; per nutrizionisti e dentisti trovi esempi con le rispettive casse e soglie.
Quando emettere la fattura medica e come consegnarla
Il momento giusto: all'incasso
Per le prestazioni di servizi l'operazione si considera effettuata all'atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DPR 633/1972) e la fattura va emessa entro dodici giorni da quel momento (articolo 21, comma 4). In uno studio la regola diventa un'abitudine sola: emetti la fattura il giorno in cui incassi. Così data della fattura, data del pagamento e anno in cui il paziente detrae coincidono, e non ti ritrovi con una visita pagata il 30 dicembre e una fattura datata 5 gennaio.
Il Sistema TS ragiona per data di pagamento: le spese del 2026 sono quelle pagate dal 1° gennaio al 31 dicembre 2026, e il sistema scarta un documento con data di emissione futura (errore S002). Se invece il paziente anticipa una somma prima della prestazione, non basta un avviso: ogni incasso ha il suo documento.
Carta o PDF
L'Agenzia delle Entrate lo dice senza giri di parole: per le prestazioni sanitarie ai consumatori finali la fattura è cartacea oppure elettronica, purché senza usare lo SdI come canale di invio. Due conseguenze pratiche.
La fattura cartacea si compila in duplice esemplare: uno lo consegni al paziente, l'altro lo conservi (articolo 21, comma 4). Il PDF, invece, è per la legge una fattura elettronica: il comma 1 chiama così quella emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico e ne subordina l'uso all'accettazione del destinatario. In concreto: mandala per email se il paziente è d'accordo, altrimenti consegna la copia stampata. Il comma 3 aggiunge che devi poter garantire autenticità dell'origine, integrità del contenuto e leggibilità fino al termine del periodo di conservazione: un archivio ordinato da cui ritrovare ogni documento, non una cartella di PDF sparsi.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: l'invio della fattura per email, con il testo che parte dal modello salvato nel profilo dello studio.
Il divieto di SdI, in due righe
Il divieto è nell'articolo 10-bis del DL 119/2018: chi invia i dati al Sistema TS non può emettere fattura elettronica via SdI per quelle fatture. L'articolo 9-bis, comma 2, del DL 135/2018 lo estende ai professionisti non tenuti all'invio. Con l'articolo 2 del D.Lgs. 81/2025 è caduto il limite temporale che lo legava ai singoli periodi d'imposta, e resta fermo anche se il paziente si oppone all'uso dei dati. Dal 2027 la stessa regola si legge nell'articolo 78 del testo unico IVA.
Conserva la copia
L'articolo 22 del DPR 600/1973 chiede di conservare ordinatamente le fatture emesse fino a quando non sono definiti gli accertamenti relativi all'anno d'imposta. Per te significa tenere la copia di ogni fattura: l'esemplare cartaceo o il PDF. Un archivio nel cloud in cui cerchi per paziente, data e numero è comodo, ma non è di per sé un servizio di conservazione a norma.
Fattura semplificata: serve al medico?
L'articolo 21-bis consente la fattura in forma semplificata fino a 100 euro; il limite è stato portato a 400 euro dal decreto del Ministro dell'economia del 10 maggio 2019, richiamato nella stessa pagina di Normattiva. Al posto dell'elenco dell'articolo 21 bastano: data e numero, i tuoi dati con la partita IVA, il paziente identificato anche solo dal codice fiscale, la descrizione della prestazione e l'importo complessivo con l'imposta incorporata.
Per una visita esente da 80 euro significa omettere poco: l'indirizzo del paziente e la ripartizione tra imponibile e imposta, che in una prestazione esente non c'è. Restano l'annotazione «operazione esente», il bollo oltre 77,47 euro e il codice fiscale, che ti serve comunque per il Sistema TS. Restano anche descrizione e codice fiscale, cioè ciò che il paziente usa per detrarre.
È una facoltà, non un obbligo, e vale solo fino a 400 euro: tenerla significherebbe avere due modelli di fattura nello stesso studio. Il consiglio pratico è usare sempre quello completo, che copre ogni importo ed evita la domanda «sotto o sopra soglia?». Sapere che esiste serve soprattutto per riconoscere un documento semplificato quando lo ricevi da un fornitore.
Dalla fattura al Sistema TS: i dati che partono
Ogni fattura al paziente genera un record per il Sistema TS, che l'Agenzia delle Entrate usa per precompilare il 730. La regola da ricordare è nella FAQ del Sistema TS: nella comunicazione vanno i dati del documento fiscale che hai emesso. Se sbagli un dato in fattura lo sbagli anche all'Agenzia; e se correggi solo l'invio senza correggere il documento, i due non coincidono più.
I codici di errore citati sono quelli della tabella ufficiale degli errori del Sistema TS (versione del 20 gennaio 2021).
Il tipo spesa è la scelta che per un medico conta di più. Le specifiche tecniche ammettono tre codici per «medico o odontoiatra»: SR (visite generiche e specialistiche, prestazioni diagnostiche e strumentali, certificazioni mediche, prestazioni chirurgiche non estetiche), IC (chirurgia e medicina estetica) e AA (altre spese). SP è il codice delle altre professioni sanitarie, non il tuo. Per l'odontoiatra, le FAQ del Sistema TS per medici e odontoiatri precisano che con SR si comunicano sia le cure sia le protesi dentarie. I codici, uno per uno, sono nella guida ai tipi di prestazione del Sistema TS.
Che cosa va inviato? Secondo il Sistema TS, tutte le fatture relative a prestazioni sanitarie, certificative e peritali emesse a persone fisiche, con o senza IVA: una perizia con IVA a un privato va comunicata. Se nello stesso documento convivono voci sanitarie e non sanitarie, l'Agenzia delle Entrate indica di comunicarle separatamente quando sono distinguibili (le non sanitarie con AA); se non lo sono, l'intera spesa va con AA.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: la finestra d'invio al Sistema TS. Il tipo spesa predefinito è SP: il medico sceglie SR (o IC e AA) alla prima fattura e Appuntoo ricorda la scelta. L'avviso giallo compare quando la fattura non è segnata come pagata.
Le scadenze: per le spese pagate nel 2026 l'invio è annuale, entro il 1° febbraio 2027, con modifiche fino all'8 febbraio; i cittadini possono opporsi online dal 9 febbraio all'8 marzo 2027, come indica il calendario del Sistema TS. Nessuno ti impedisce di trasmettere ogni fattura quando la emetti: il servizio è attivo 24 ore su 24, e aspettare gennaio significa solo accumulare lavoro. Chi è obbligato, con quali sanzioni e con quali scadenze lo trovi nella guida all'obbligo di invio dei dati alla Tessera Sanitaria; per le credenziali, nella guida su come richiedere e recuperare le credenziali del Sistema TS.
Se il paziente si oppone all'uso dei suoi dati, la fattura non cambia e resta fuori dallo SdI. Cambia la comunicazione: nelle specifiche il codice fiscale deve essere assente e il flag di opposizione valorizzato.
Cosa serve al paziente per detrarre la fattura medica
Il paziente detrae il 19% delle spese sanitarie per la parte che supera 129,11 euro, come ricorda la guida dell'Agenzia delle Entrate per la dichiarazione 2026. La tua fattura è il documento su cui poggia la detrazione, e tre punti dipendono da te.
- Una descrizione leggibile come sanitaria. Per le prestazioni specialistiche la guida precisa che la natura della prestazione deve risultare dalla fattura, così da escludere quelle estetiche o non sanitarie; se la descrizione non basta, il paziente deve chiederti l'integrazione del documento. Per la medicina e la chirurgia estetica la detrazione è esclusa, salvo i casi conseguenti a incidenti, malattie o malformazioni congenite.
- Il codice fiscale di chi sostiene la spesa. È ciò che lega la fattura alla dichiarazione. Per i familiari a carico, a chi spetta la detrazione dipende da chi ha sostenuto la spesa.
- Un pagamento tracciabile. Dal 2020 la detrazione spetta con strumenti tracciabili, salvo medicinali, dispositivi medici e prestazioni di strutture pubbliche o private accreditate al SSN. Lo studio privato di un medico non rientra tra le eccezioni: con un incasso in contanti il paziente perde la detrazione. Per i medici non accreditati la guida indica che la tracciabilità può essere attestata dall'annotazione in fattura di chi incassa; in mancanza, il paziente dovrà esibire la ricevuta del pagamento o l'estratto conto.
Il bollo, se lo addebiti e lo indichi a parte, rientra nella spesa detraibile, e l'anno di detrazione è quello del pagamento. Prima dell'incasso bastano due domande: «Mi dice il codice fiscale?» e «Come paga?». Il quadro completo per il paziente è nella guida alla detrazione del 19% sulle spese mediche, mentre che cosa deve avere il documento consegnato al paziente è descritto dal suo lato.
Fattura a un'assicurazione, a un'azienda o a una struttura: SdI, bollo e ritenuta
Quando il cliente ha la partita IVA cambiano il canale e alcune regole.
- Canale e riservatezza. La fattura è elettronica e passa dallo SdI, ma senza il nome del paziente né elementi che permettano di risalirvi: l'articolo 21 chiede natura, qualità e quantità del servizio, non l'identità di chi è stato visitato. Per la riconciliazione contabile concorda con il cliente un riferimento neutro, come il numero di pratica.
- IVA e natura. Resta l'esenzione per la prestazione sanitaria: natura N4 in regime ordinario, N2.2 in regime forfettario. Per consulenze e perizie senza finalità sanitaria c'è l'IVA.
- Bollo. Nel file XML si segnala valorizzando a «SI» il campo «Bollo virtuale». Ogni trimestre l'Agenzia elabora le fatture trasmesse e mette a disposizione nel portale Fatture e Corrispettivi l'importo da versare con F24, come descrive la guida dell'Agenzia sul bollo delle fatture elettroniche del giugno 2026. I passaggi sono nella guida su come pagare il bollo con l'F24.
- Ritenuta d'acconto. Se il committente è un sostituto d'imposta, sul compenso trattiene il 20% a titolo d'acconto, come indica l'Agenzia delle Entrate: su un compenso di 1.000 euro la ritenuta è di 200 euro, il committente te ne versa 800 e gli altri 200 li paga all'Erario per tuo conto. Se sei in regime forfettario non la subisci, a patto di consegnare la dichiarazione prevista dall'articolo 1, comma 67, della legge 190/2014.
- Medico competente. La fattura al datore di lavoro è una fattura B2B e non va inviata al Sistema TS: la FAQ del Sistema TS lo esclude anche se il datore è una persona fisica.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: la scheda azienda per le fatture a società e assicurazioni. I dati sono di fantasia.
Il quadro fra paziente, azienda e Sistema TS, con le sanzioni per chi sbaglia canale, è nella guida completa al divieto di SdI e all'obbligo del Sistema TS; per un confronto tra regimi, vedi quella sulla fattura elettronica dei forfettari sanitari.
Gli errori più comuni nella fattura medica e come correggerli
Gli errori si dividono in due famiglie: quelli sul documento e quelli sui dati comunicati al Sistema TS. Per correggere bene bisogna sapere in quale famiglia si è.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: lo storico di un invio con stato, protocollo e operazioni. È il punto da cui controlli l'esito prima di correggere i dati comunicati.
Una regola vale per quasi tutti i casi: correggere l'invio non corregge la fattura, e viceversa. Cancellare un invio dal Sistema TS e reinviarlo sistema i dati comunicati; se invece è sbagliato il documento consegnato al paziente, serve un documento rettificativo concordato con il commercialista. La differenza fra nota di credito, cancellazione dal TS e rimborso è spiegata nella guida su storno, nota di credito e cancellazione dal Sistema TS, che distingue anche l'errore sul solo canale di recapito.
Dal 1° gennaio 2027 cambiano i riferimenti: cosa citare in fattura
Dal 1° gennaio 2027 si applicano il testo unico IVA (D.Lgs. 19 gennaio 2026, n. 10) e gli altri testi unici del riordino fiscale: imposte sui redditi (D.Lgs. 117/2026), adempimenti e accertamento (D.Lgs. 141/2026) e registro e altri tributi indiretti (D.Lgs. 123/2025), che comprende l'imposta di bollo. Per la fattura medica cambia soprattutto l'articolo da citare. I testi che abbiamo confrontato su Normattiva (contenuto della fattura, fattura semplificata, esenzione sanitaria, momento in cui il servizio è effettuato, divieto di SdI per gli operatori sanitari) sono riprodotti con lo stesso contenuto.
Per i documenti a cavallo d'anno (incasso a dicembre, fattura a gennaio) concorda con il commercialista quale riferimento usare. Il modo più comodo per non rincorrere le date è avere il testo fiscale in un solo punto del modello di fattura, da cambiare una volta sola a fine anno.
Come Appuntoo ti aiuta a fare la fattura medica
Su fatturazione e Sistema TS Appuntoo fa una cosa che altri programmi vendono come modulo a parte o in un piano superiore: l'invio dei dati al Sistema TS è gratuito e illimitato in tutti i piani, anche nel Free a 0 euro. Non è un modulo da sbloccare né un tetto di invii al mese. E le regole di questa guida si ritrovano nel flusso di tutti i giorni: agenda, scheda paziente e fattura stanno nello stesso posto, quindi i dati si scrivono una volta sola.
Come funziona, in cinque passaggi
- Configuri una volta. Nel profilo utente metti codice fiscale, partita IVA, Ordine e numero di iscrizione e domicilio fiscale. In Impostazioni, Profilo studio, scheda Fatturazione scegli il regime (ordinario o forfettario), IVA e natura predefinite (N4 per il medico in regime ordinario), le numerazioni e il testo fiscale. In Impostazioni, Sistema TS, inserisci username, password e PIN: la guida al PIN del Sistema TS ti accompagna fino al pincode.
- Fatturi dalla visita. Dal dettaglio dell'appuntamento premi «Crea fattura»: paziente, prestazione, prezzo e stato di pagamento sono già compilati. Scegli carta, contanti o bonifico; se il paziente è un minore puoi intestare la fattura a un genitore.
- Controlli il riepilogo. Competenze, imponibile, IVA per aliquota, imposta di bollo e totale da pagare si calcolano mentre scrivi; accanto al codice fiscale compare il confronto con quello calcolato dai dati anagrafici.
- Consegni. Anteprima, salvataggio del PDF o invio per email con il PDF in allegato.
- Invii al Sistema TS. Dalla lista fatture scegli tipo spesa e natura IVA e premi «Invia»: lo storico conserva protocollo, esito e messaggi.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: Profilo studio, scheda Fatturazione. L'esempio mostra il regime forfettario e una cassa previdenziale: un medico in regime ordinario imposta N4 e lascia la cassa disattivata, salvo diversa indicazione del commercialista.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: il listino delle prestazioni, da cui la fattura prende descrizione e prezzo. L'esempio è di uno studio fisioterapico.
Un dettaglio che conta: tieni attiva l'opzione che stampa il domicilio fiscale sul PDF. La residenza o il domicilio di chi emette è un dato dell'articolo 21 (lettera c), e Appuntoo lo stampa di default quando è compilato.
Schermata dimostrativa di Appuntoo: le fatture nella scheda del paziente, con lo stato Pagata o Non pagata e quello Inviata o Non inviata al Sistema TS.
Dove Appuntoo si ferma
Per scegliere con i confini chiari:
- Non trasmette allo SdI. Per le fatture a società e assicurazioni genera l'XML (un archivio .zip con un file per fattura, con gli stessi filtri della lista) che carichi tu con la procedura web dell'Agenzia delle Entrate o passi al commercialista; nel file il bollo compare come riga del documento, quindi fai verificare come assolverlo prima di trasmettere.
- Non è un programma di contabilità. Non calcola la ritenuta d'acconto, non tiene registri IVA, non emette note di credito né fatture semplificate: per correggere un documento già emesso cancelli l'invio dal Sistema TS e concordi lo storno con il commercialista.
- Il testo fiscale predefinito ha due righe, esenzione e regime forfettario: se sei in regime ordinario elimina la seconda in Impostazioni, Profilo studio, Fatturazione.
- Il tipo spesa predefinito è SP, il codice delle altre professioni sanitarie: la prima volta scegli SR (o IC e AA se serve) e Appuntoo lo ricorda. C'è un solo tipo spesa per fattura: se nella stessa visita fatturi anche una voce non sanitaria, emetti due documenti.
- La data di pagamento comunicata al TS è la data della fattura. Emetti il giorno dell'incasso, soprattutto a cavallo d'anno. Se invii una fattura non segnata come pagata, Appuntoo la imposta come pagata con carta (lo segnala un avviso): segna prima il metodo reale.
- L'opposizione del paziente non è gestita: per quel documento usi la maschera di inserimento del portale del Sistema TS.
- Le fatture sono a nome del titolare dello studio, con la sua partita IVA: se ogni medico deve fatturare con la propria, ognuno usa il proprio account.
Per chi è la scelta giusta e quanto costa
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Domande Frequenti
Cosa deve contenere una fattura medica?
Data e numero progressivo, i tuoi dati con la partita IVA, i dati del paziente con il codice fiscale, la descrizione della prestazione (natura, qualità e quantità), il compenso e, per la prestazione esente, l'annotazione «operazione esente» con l'articolo 10, n. 18, del DPR 633/1972. Se il totale senza IVA supera 77,47 euro serve anche il bollo da 2 euro. La modalità di pagamento non è un obbligo dell'articolo 21, ma protegge la detrazione del paziente. L'elenco completo, con la norma accanto a ogni voce, è nella tabella dei dati obbligatori.
Il medico deve fare la fattura elettronica al paziente?
No. Per le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche la fattura è cartacea o in PDF e non passa dallo SdI (articolo 10-bis del DL 119/2018, come chiarito dall'Agenzia delle Entrate). Il divieto vale anche se il paziente si oppone all'uso dei dati e anche per i professionisti non tenuti al Sistema TS. La fattura elettronica via SdI serve solo per società, assicurazioni, enti e altri soggetti con partita IVA, senza il nome del paziente. Il quadro completo è nella guida al divieto di fattura elettronica per le prestazioni sanitarie.
La fattura medica ha l'IVA?
Le prestazioni sanitarie di diagnosi, cura e riabilitazione sono esenti (articolo 10, n. 18; dal 2027 articolo 37, comma 1, lettera t, del D.Lgs. 10/2026): in fattura non c'è IVA ma l'annotazione di esenzione. Perizie, consulenze e certificati senza finalità di tutela della salute possono invece avere l'IVA. In regime forfettario non addebiti l'IVA per effetto del regime. I casi di confine sono nella guida su quando le prestazioni sanitarie sono esenti.
Quando serve la marca da bollo sulla fattura medica?
Quando la fattura è senza IVA e il totale supera 77,47 euro: l'imposta è di 2 euro per documento, e se la addebiti al paziente indicandola a parte rientra nella sua spesa detraibile. Vale sia per l'esente sia per il forfettario. Come assolverla su carta, PDF ed XML è spiegato nella guida su come si assolve il bollo nelle fatture sanitarie.
Entro quanti giorni va emessa la fattura medica?
Per le prestazioni di servizi l'operazione è effettuata quando incassi, e la fattura va emessa entro dodici giorni da quel momento (articoli 6 e 21 del DPR 633/1972). Nella pratica emettila il giorno dell'incasso: così data della fattura, data di pagamento e anno di detrazione coincidono, e il Sistema TS riceve date coerenti.
Posso mandare la fattura medica per email?
Sì, in PDF, se il paziente accetta di riceverla in formato elettronico: la legge subordina la fattura elettronica all'accettazione del destinatario. In caso contrario consegna la copia stampata. In ogni caso non è un invio allo SdI: il PDF si manda direttamente al paziente. Conserva sempre la tua copia.
Cosa serve al paziente per detrarre la fattura medica?
Una descrizione che renda leggibile la natura sanitaria della prestazione, il codice fiscale di chi sostiene la spesa e un pagamento tracciabile: in contanti, per una visita in studio privato, la detrazione del 19% (oltre la franchigia di 129,11 euro) non spetta. La tracciabilità si può attestare con l'annotazione in fattura di chi incassa. Dettagli in come funziona la detrazione delle spese sanitarie.
Come si corregge una fattura medica sbagliata?
Dipende da che cosa è sbagliato. Se è sbagliato il dato comunicato al Sistema TS, cancelli l'invio e reinvii. Se è sbagliato il documento già consegnato al paziente, serve un documento rettificativo da concordare con il commercialista, e poi un nuovo invio al TS. Prima di consegnare, invece, basta correggere la fattura. La procedura completa è nella guida per correggere una fattura già emessa.
Conclusione
La fattura medica si regge su pochi punti, ma vanno tutti: i dati dell'articolo 21 con il codice fiscale del paziente, l'annotazione di esenzione, il bollo oltre 77,47 euro, il formato fuori dallo SdI, il pagamento annotato e i dati giusti al Sistema TS. Per il resto, le regole cambiano per canale (paziente, azienda, assicurazione) e per regime (ordinario, forfettario), non per la logica del documento.
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