Un paziente ti scrive che vuole sapere in anticipo quanto spenderà per un ciclo di sedute. Un'azienda ti chiede la cifra prima di approvare l'incarico. Oppure devi soltanto verificare che partita IVA e indirizzo del committente siano corretti prima di emettere il documento fiscale. In tutti questi casi ti serve qualcosa che comunichi gli importi: la fattura proforma.
La proforma però genera più confusione di quanta ne risolva, se la usi senza conoscerne i confini. Non è una fattura, non ha valore fiscale e non sostituisce il documento che devi emettere dopo l'incasso. Chi la scambia per una fattura rischia di ricevere contestazioni dal destinatario e di trovarsi con una sequenza di documenti disallineati.
Il punto di partenza è la differenza tra comunicare un importo e certificarlo. La fatturazione sanitaria parte sempre dall'incasso e dal documento fiscale; la proforma vive un passaggio prima. Per capire dove si colloca rispetto ad acconti e saldi, è utile leggere anche la guida alla fattura di acconto e, se lavori con prestazioni esenti, l'approfondimento sulla marca da bollo sulle fatture sanitarie.
Qui trovi cosa contiene una proforma, quando ha senso, cosa non può fare, un esempio compilato campo per campo e i punti specifici per chi lavora con prestazioni sanitarie. Gli importi degli esempi sono simulazioni didattiche, non tariffe consigliate; regimi particolari e casi dubbi vanno sempre verificati con il commercialista.
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Che cos'è la fattura proforma
La fattura proforma è un documento che anticipa il contenuto di una fattura: descrive la prestazione e ne indica gli importi, ma non ha valore fiscale. Non certifica un'operazione, non fa sorgere un debito d'imposta e non produce gli effetti di una fattura. È, in sostanza, la fotografia di ciò che una fattura potrebbe contenere, consegnata al destinatario come richiesta di pagamento o come verifica del preventivo.
Il nome aiuta a ricordarne la natura: "pro forma" significa "per la forma", cioè redatto nella forma tipica della fattura ma senza la sostanza giuridica che rende la fattura tale. Non esiste una norma che la disciplini come documento autonomo; proprio per questo va costruita con attenzione, evitando di ricalcare troppo da vicino il documento fiscale.
Cosa contiene una proforma
Una proforma ben fatta riporta gli stessi elementi informativi di una fattura: dati del professionista e del destinatario, descrizione della prestazione, importi, eventuale IVA o natura di esenzione, scadenza e modalità di pagamento. La differenza, lo ripetiamo perché è il cuore di tutto, è che questi dati non sono fiscalmente rilevanti.
L'Agenzia delle Entrate ha chiarito un punto importante: un documento come la fattura proforma, se contiene la descrizione dell'operazione, la data di effettuazione e gli identificativi delle parti contraenti, può essere idoneo a supportare il differimento dell'emissione della fattura elettronica per le prestazioni di servizi, secondo l'articolo 21, comma 4, lettera a), del D.P.R. 633/1972. La risposta è pubblicata tra le FAQ ufficiali sull'emissione delle fatture elettroniche.
Questo non trasforma la proforma in fattura. Significa solo che, se costruita in modo corretto, può servire come documentazione di un'operazione individuabile. Un dettaglio utile, ma non un salvacondotto: la fattura resta comunque da emettere nei termini di legge.
Esempio di anagrafica del committente in Appuntoo. Ragione sociale, partita IVA, codice destinatario e PEC si confermano prima di emettere il documento.
Quando usare la fattura proforma (e quando è inutile)
La proforma ha senso quando separa due momenti che altrimenti finirebbero per confondersi: il momento in cui comunichi un importo e il momento in cui lo certifichi. Se i due momenti coincidono, la proforma è un passaggio in più che non serve a nessuno.
1. Chiedere un acconto prima della prestazione
È il caso più frequente. Il paziente vuole bloccare un ciclo di sedute o riservare un percorso, e ti chiede di sapere quanto versare come anticipo. La proforma comunica la richiesta in modo ordinato: prestazione, importo, scadenza, modalità di pagamento.
Attenzione al passaggio successivo. Quando l'acconto arriva davvero, quella somma va documentata con il documento fiscale corretto: la richiesta di pagamento non lo sostituisce. Il meccanismo completo è descritto nella guida alla fattura di acconto sanitaria, che spiega anche come calcolare il saldo senza doppi conteggi.
2. Far approvare una cifra da un'azienda o da una struttura
Quando il committente è un'organizzazione, il tuo referente deve spesso ottenere un'approvazione interna prima di procedere. In quel momento non vuole una fattura, vuole una cifra affidabile da portare in riunione. La proforma risponde esattamente a questa esigenza.
Qui conviene ragionare in termini di committente: una prestazione resa a una struttura o a un'azienda segue logiche di fatturazione diverse da quelle di un paziente privato. Se il rapporto è tra due soggetti con partita IVA, la fattura seguirà il percorso B2B, con le regole del caso.
3. Verificare i dati di fatturazione prima di emettere
Una parte consistente delle fatture da correggere nasce da dati sbagliati: partita IVA con una cifra fuori posto, codice destinatario errato, indirizzo di una sede chiusa. Inviare una proforma per farsi confermare i dati è un modo semplice per ridurre questi attriti prima di emettere il documento.
Per i privati, il controllo riguarda anagrafica, codice fiscale e indirizzo. Per i committenti con partita IVA, conviene farsi confermare anche codice destinatario o PEC. Avere l'anagrafica in ordine prima di fatturare è metà del lavoro: nella scheda paziente di Appuntoo i dati fiscali e di contatto restano a portata di mano.
Esempio di anagrafica in Appuntoo. Confermare i dati prima di emettere il documento riduce le fatture da correggere.
4. Formalizzare un preventivo accettato
Un preventivo racconta cosa farai e a quali condizioni; una proforma, invece, traduce quel percorso in un piano di pagamento. Se il preventivo è stato accettato con importi definiti, la proforma è il passaggio che rende operativa la cifra prima della fatturazione.
Conserva i due documenti separati. Il preventivo spiega l'accordo, la proforma comunica la cifra, la fattura la certifica. Tenerli distinti ti permette, in caso di domande, di ricostruire con chiarezza ogni passaggio.
Quando la proforma non serve
Se la prestazione è già stata resa e il pagamento è avvenuto, la proforma non aggiunge nulla: emetti direttamente il documento fiscale. Se il paziente ha già pagato tutto, una proforma prodotta "per completezza" crea solo confusione tra documenti. E se l'operazione è già stata fatturata, non emetti una proforma: gestisci al limite i pagamenti di quella fattura.
Il criterio è semplice: la proforma si usa prima della fattura, non al posto della fattura. Nel dubbio, chiediti se in quel momento devi solo comunicare una cifra o già certificare un'operazione. Se devi certificare, la proforma è la strada sbagliata.
Cosa la proforma non può fare
Molti problemi nascono dal confondere la proforma con una fattura semplificata. Non lo è. Vale la pena fissare i suoi limiti in modo netto, perché da questi dipende il comportamento corretto che il tuo destinatario deve tenere.
Non è una fattura. Non certifica un'operazione, non attribuisce un numero di fattura e non fa decorrere gli obblighi di fatturazione. Resta un documento descrittivo.
Non fa detrarre l'IVA. Un'eventuale IVA indicata in proforma non è detraibile dal destinatario, perché nessuna imposta è stata effettivamente applicata. La detrazione richiede una fattura.
Non è una prova di spesa. Per la detrazione delle spese sanitarie, il documento di riferimento è la fattura (e i dati trasmessi al Sistema TS), non la proforma. Sul punto rinviamo alla guida sulla detrazione delle spese sanitarie.
Non passa dal Sistema di Interscambio. L'obbligo di trasmissione riguarda la fattura elettronica, non il documento di cortesia. Una proforma non va inviata via SdI.
Non è un dato per il Sistema TS. I dati delle spese sanitarie che alimentano la precompilata si costruiscono dalle fatture. La proforma non è un documento trasmesso al Sistema Tessera Sanitaria.
Non chiude la partita fiscale. Dopo l'incasso devi comunque emettere il documento fiscale nei termini. La proforma non è una prova dell'operazione: è un promemoria della cifra.
Esempio di elenco fatture in Appuntoo con stato di pagamento e stato di invio al Sistema TS. Solo il documento fiscale produce questi effetti.
Fattura, preventivo, acconto, avviso di parcella: le differenze
Quattro documenti che parlano di soldi, quattro funzioni diverse. Quando il confine è chiaro, scegli lo strumento giusto al primo tentativo.
La distinzione più delicata riguarda il rapporto tra proforma e acconto. La proforma comunica la cifra; l'acconto è denaro che entra. Sono due cose diverse e la prima non assorbe la seconda: ricevuto un vero acconto, la somma va fatturata per la quota incassata, se non era già compresa in una fattura precedente.
Esempio di fattura proforma compilata
Vediamo un caso concreto. Una fisioterapista concorda con un paziente un ciclo di dieci sedute a 550 euro complessivi, con un acconto richiesto prima dell'inizio. Il paziente vuole un documento che riporti la cifra e la scadenza. Ecco come si presenta la proforma.
L'esempio mostra i tre elementi che l'Agenzia delle Entrate considera rilevanti per individuare l'operazione: descrizione, data di effettuazione e identificativi delle parti. Aggiungere la dicitura finale è una cautela: chiarisce al destinatario che non si tratta di una fattura e riduce il rischio di usi impropri del documento.
Nota un dettaglio sulla descrizione: non inserire diagnosi o dettagli clinici. "Trattamento riabilitativo programmato in 10 sedute" è sufficiente. Una proforma che riporta nel dettaglio la patologia del paziente circola più di quanto dovrebbe, e la riservatezza dei dati sanitari è un obbligo, non una formalità.
Come compilare la proforma campo per campo
Dopo aver visto l'esempio, ripercorriamo i singoli campi con le attenzioni che evitano problemi.
Numero: usa una serie separata
La proforma non è una fattura, quindi non deve entrare nella serie delle fatture. Adotta una numerazione distinta, per esempio con il prefisso "PRO" e l'anno. Così, quando emetterai la fattura con la tua numerazione ufficiale, non ci sarà sovrapposizione tra i due documenti.
Questa scelta ha anche un effetto pratico sui controlli. Se un domani devi ricostruire la sequenza dei documenti, proforma e fatture restano su binari separati e non crei buchi nella numerazione fiscale.
Data e identificativi delle parti
Indica la data di emissione del documento e i dati di entrambe le parti. Per il cliente privato servono anagrafica e codice fiscale; per un committente con partita IVA, oltre alla ragione sociale, tieni pronti codice destinatario o PEC.
Se il destinatario è un'azienda, fai confermare anche l'indirizzo della sede che riceverà la fattura. Un documento consegnato alla sede operativa e una fattura emessa sull'altra sede sono un classico motivo di contenzioso amministrativo, facilissimo da prevenire.
Descrizione della prestazione
Descrivi l'operazione in modo comprensibile ma sobrio: cosa fai, per quante sedute o per quale periodo, con quale cadenza. Evita i tecnicismi inutili e, come detto, i dati clinici non necessari.
Se la proforma copre più voci, elencale separatamente. Una voce per prestazione rende il documento leggibile e, se in seguito dovessi fatturare solo una parte del ciclo, ti sarà più semplice ricostruire la composizione della cifra.
Importi, IVA e cassa previdenziale
Riporta gli importi con la stessa struttura che useresti in fattura: imponibile, eventuale IVA o natura di esenzione, contributo previdenziale se applicabile, totale. In questo modo il destinatario vede da subito come si compone la cifra.
La natura dell'operazione va indicata con precisione. Per le prestazioni sanitarie ricorre di norma l'esenzione prevista dall'articolo 10 del D.P.R. 633/1972, ma i casi particolari vanno verificati. Indicare "esente" su un documento che poi diventerà fattura aiuta a mantenere coerenza tra i due.
Imposta di bollo
L'imposta di bollo è collegata al documento fiscale. Su una fattura sanitaria esente IVA di importo superiore a 77,47 euro è dovuta; il funzionamento della soglia e dell'assolvimento è descritto nella guida alla marca da bollo sulle fatture sanitarie.
In una proforma puoi anticipare al cliente che l'importo comparirà in fattura, evitando che la differenza di pochi euro generi domande. Se però il documento assume la funzione di una parcella o di una notula, fai verificare al commercialista il trattamento corretto: il confine dipende da come il documento viene usato.
Scadenza e modalità di pagamento
Indica entro quando e come va versata la somma: conto, IBAN, eventuale riferimento da inserire nella causale. Una scadenza scritta e una causale suggerita riducono le email di chiarimento e rendono più semplice collegare il movimento al paziente.
Ricorda che per l'acconto il riferimento rilevante non è il giorno in cui il bonifico è stato disposto, ma quello in cui il denaro è effettivamente accreditato. Conserva un riscontro che colleghi il pagamento alla persona e alla prestazione.
Esempio di invio per email di un documento in Appuntoo. La consegna tracciata evita di rincorrere copie sparse tra email e cartelle.
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Gli errori che creano problemi
Alcuni errori con la proforma sono ricorrenti. Riconoscerli in anticipo ti risparmia molto tempo.
Usarla come se fosse una fattura. È l'errore di partenza. Se il destinatario la registra come documento di spesa e tu non emetti la fattura, entrambi vi trovate in una posizione scomoda. La dicitura "documento privo di valore fiscale" è lì per questo.
Numerarla nella stessa serie delle fatture. Crea ambiguità nella numerazione e nei controlli. Una serie separata tiene i due archivi distinti.
Inviarla allo SdI o al Sistema TS. Non sono i canali di questo documento. Solo la fattura transita elettronicamente; nel caso delle spese sanitarie, i dati per la precompilata si costruiscono dal documento fiscale.
Lasciare proforma e fattura disallineate. Se in proforma indichi 550 euro e in fattura ne certifichi 600, devi saper spiegare la differenza. Tieni traccia di eventuali variazioni (una seduta in più, un bollo addebitato) e aggiorna il documento quando cambia il perimetro.
Emettere la fattura troppo tardi. La proforma non è una proroga del termine di fatturazione. Resta valido l'obbligo di emettere il documento fiscale nei tempi previsti dalla legge, normalmente entro dodici giorni dall'effettuazione dell'operazione per la fattura immediata, salvo il ricorso alla fattura differita con le relative condizioni.
Trascurare la conservazione. Proforma, accordo economico e fatture raccontano una storia sola. Conservali insieme e in modo ordinato, così in caso di verifica sai ricostruire cosa è stato comunicato, cosa è stato incassato e cosa è stato certificato.
Sottovalutare gli effetti documentali. Un documento che riporta compensi, se resta agli atti, può diventare un elemento da chiarire in caso di controllo. Non è un motivo per non usare la proforma: è un motivo per usarla in modo coerente, conservando le prove di eventuali mancati incassi. Se hai comunicato una cifra e il pagamento non è arrivato, sappi dimostrarlo.
Fattura proforma per professionisti sanitari: IVA, bollo e Sistema TS
Se lavori con prestazioni sanitarie, alcuni punti meritano un'attenzione specifica, perché il tuo documento vive a cavallo tra fatturazione e riservatezza.
Esenzione IVA
Le prestazioni sanitarie rese alle persone fisiche rientrano di norma nell'esenzione dell'articolo 10 del D.P.R. 633/1972. In proforma riporti la natura dell'operazione come farai in fattura, senza applicare l'IVA. Se il committente è una struttura o un'azienda, il trattamento del rapporto va valutato con attenzione: la natura sanitaria del servizio non è l'unico elemento da considerare.
Imposta di bollo
La soglia dei 77,47 euro riguarda l'importo non soggetto a IVA. Poiché la maggior parte delle prestazioni sanitarie è esente, il bollo ricorre spesso sulle fatture sopra soglia. In proforma puoi anticiparlo al paziente per trasparenza; il versamento e l'assolvimento riguardano il documento fiscale.
Sistema Tessera Sanitaria
I dati destinati alla precompilata si trasmettono dalle fatture, non dalle proforme. È un punto che genera equivoci: il paziente che riceve una proforma non ha ancora un documento utile ai fini della detrazione. Quando emetti la fattura, se ricorrono i presupposti, la trasmetti al Sistema TS e la spesa entra nel circuito corretto.
Se lavori in regime forfettario, il quadro generale della fatturazione elettronica è riassunto nella guida alla fattura elettronica per forfettari sanitari. Per il funzionamento complessivo dell'invio delle spese, trovi il quadro nella guida al Sistema Tessera Sanitaria.
Riservatezza dei dati
Una proforma destinata a un'azienda o a un soggetto terzo non deve contenere informazioni cliniche non necessarie. Descrivi la prestazione in termini amministrativi e lascia i dettagli clinici dove appartengono: nella cartella del paziente.
Se il documento serve a un'organizzazione sanitaria con cui collabori, usa una descrizione sobria della prestazione e non riportare dati identificativi di pazienti terzi. La finalità amministrativa non autorizza a far circolare più dati di quelli indispensabili.
Quando il destinatario è una struttura
Se emetti il documento verso una struttura committente, cambia il quadro: il rapporto è tra soggetti con partita IVA e la fatturazione segue regole proprie. La proforma, in questi casi, serve soprattutto a far approvare la cifra e a confermare i dati di fatturazione. Verifica con il committente come vuole essere fatturato e conserva la conferma.
Esempio di invio al Sistema Tessera Sanitaria in Appuntoo. La trasmissione parte dal documento fiscale, non dalla proforma.
Come Appuntoo ti aiuta
Appuntoo non genera un documento separato "proforma": nel flusso di Appuntoo la richiesta di pagamento e la fattura si appoggiano allo stesso documento fiscale, che nasce già con gli importi calcolati. Se usi la proforma come passaggio di comunicazione, quello che ti serve davvero è che il resto del percorso sia rapido e senza errori.
- Compilazione con riepilogo automatico. Nella fatturazione di Appuntoo scegli il paziente, aggiungi le prestazioni da modello o a mano e imposti imponibile, quantità, aliquota IVA e natura per riga. Il riepilogo calcola imponibile, IVA, cassa previdenziale, imposta di bollo e totale mentre scrivi: gli stessi importi che hai comunicato in proforma li ritrovi nella fattura.
- Dati del destinatario già in archivio. L'anagrafica pazienti conserva dati fiscali e di contatto, e ogni fattura resta raccolta nella scheda della persona con numero, data, importo e stato di pagamento. Meno copia e incolla, meno errori di battitura.
- Invio al Sistema TS incluso e illimitato. Quando emetti la fattura, la trasmetti al Sistema Tessera Sanitaria direttamente dal gestionale, con protocollo, data ed esito tracciati nello storico. La funzione è gratuita e illimitata in tutti i piani, anche nel Free: nessun costo aggiuntivo per l'invio.
- Conferme e promemoria email gratuiti. Le notifiche email sono incluse in ogni piano: puoi comunicare al paziente che un documento è pronto senza consumare crediti e senza limiti di invio.
- Controllo del fatturato. Con le statistiche vedi fatturato, guadagni e spese, così tieni sotto controllo la differenza tra quello che hai comunicato e quello che hai effettivamente incassato.
Sul piano dei costi, Appuntoo parte da 0 € con il piano Free, che include fino a 30 pazienti, fatturazione, invio al Sistema TS, cartella clinica, prenotazioni online ed email illimitate. Passando a un piano a pagamento hai pazienti illimitati e le funzioni aggiuntive. I dettagli sono nella pagina dei piani e prezzi Appuntoo.
Se lavori con cicli di trattamento, trovi uno scenario dedicato nel gestionale per fisioterapisti; se le tue prestazioni ruotano intorno a percorsi alimentari, vale la pena guardare anche il software per nutrizionisti.
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Domande Frequenti
La fattura proforma ha valore fiscale?
No. La fattura proforma descrive la prestazione e indica gli importi, ma non certifica l'operazione e non produce effetti fiscali. Non è detraibile l'eventuale IVA indicata e non sostituisce il documento da emettere dopo l'incasso. Vale come richiesta di pagamento o come verifica del preventivo, non come fattura.
Qual è la differenza tra fattura proforma e fattura?
La fattura certifica l'operazione ed è fiscalmente rilevante; la proforma comunica la cifra senza certificarla. La fattura può essere trasmessa elettronicamente e, per le spese sanitarie, alimenta i dati destinati alla precompilata. La proforma non segue questi percorsi. Dopo l'incasso devi emettere la fattura, anche se hai già inviato una proforma. Il meccanismo con gli acconti è spiegato nella guida alla fattura di acconto.
Devo numerare la fattura proforma?
Non esiste un obbligo di numerazione, ma è buona prassi assegnarle un numero progressivo su una serie separata, per esempio con il prefisso "PRO" e l'anno. Così non si confonde con la numerazione fiscale delle fatture e mantieni i due archivi distinti.
La fattura proforma va inviata allo SdI o al Sistema Tessera Sanitaria?
No. L'obbligo di trasmissione elettronica riguarda la fattura, non il documento di cortesia. Anche i dati delle spese sanitarie si costruiscono dalle fatture: la proforma non è un documento trasmesso al Sistema TS.
Come si compila la fattura proforma?
Inserisci intestazione del professionista, dati del destinatario, numero e data, descrizione della prestazione, importi con IVA o natura di esenzione, eventuale bollo, scadenza e modalità di pagamento. Aggiungi la dicitura "documento privo di valore fiscale". L'Agenzia delle Entrate considera rilevanti, per individuare l'operazione, la descrizione, la data di effettuazione e gli identificativi delle parti.
La marca da bollo si applica alla proforma?
L'imposta di bollo è collegata alla fattura: sulle fatture sanitarie esenti IVA sopra 77,47 euro è dovuta. In proforma puoi anticipare al paziente che l'importo comparirà in fattura. Se il documento assume la funzione di parcella o notula, fai verificare al commercialista il trattamento corretto.
La proforma è utile per farsi pagare un acconto?
Sì, è il suo uso più frequente: comunica al paziente la cifra, la quota di acconto e la scadenza. Quando l'acconto arriva, però, quella somma va documentata con la fattura per la quota incassata, se non era già compresa in una fattura precedente. La proforma non sostituisce quel passaggio.
Come gestisce Appuntoo proforma e fatture?
Appuntoo non emette un documento proforma separato: la fattura nasce già con prestazioni, IVA, cassa e bollo calcolati dal riepilogo. Usi la proforma come comunicazione esterna e in Appuntoo trovi poi fatture, stati di pagamento e invii al Sistema TS raccolti nella scheda paziente, con invio al TS gratuito e illimitato anche nel piano Free.
La proforma comunica, la fattura certifica
Se dovessi trattenere una sola idea da questa guida, sarebbe questa: la proforma comunica una cifra, la fattura certifica un'operazione. Usare ciascun documento per la sua funzione è ciò che tiene in ordine il rapporto con il paziente e la tua posizione fiscale.
Concretamente: scegli una serie separata per la numerazione, inserisci descrizione, data e identificativi delle parti, aggiungi la dicitura di non validità fiscale e, dopo l'incasso, emetti la fattura senza dimenticare bollo e, quando serve, l'invio al Sistema TS. Se il documento resta riservato e coerente, la proforma diventa quello che dovrebbe essere: uno strumento di chiarezza, non una fonte di problemi.
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