Alla prima visita il paziente riceve tre fogli: «privacy», «consenso», «autorizzazione». Li firma uno dopo l'altro, spesso senza leggerli, e lo studio li archivia insieme. Mesi dopo il paziente scrive che vuole «revocare il consenso», e nessuno sa più se la sua firma riguardasse la cura, i dati o le email promozionali.
La differenza, in realtà, è netta. L'informativa privacy (art. 13 del GDPR) spiega al paziente come lo studio tratta i suoi dati personali: va sempre fornita, ma non chiede un consenso. Il consenso informato (Legge 219/2017) documenta la decisione del paziente di ricevere una prestazione sanitaria, dopo una spiegazione su benefici, rischi e alternative: va raccolto prima del trattamento. Il consenso privacy è un terzo atto: per i dati necessari alla cura non serve, e va chiesto solo per le finalità ulteriori, come le comunicazioni promozionali, la pubblicazione di immagini o la consegna dei referti online.
Il quadro completo delle regole sul consenso alle cure è nella guida alla Legge 219/2017 e agli obblighi sul consenso informato. Qui ci concentriamo sul confine con la privacy, il punto in cui la modulistica degli studi sbaglia più spesso. Con i modelli di documenti da far firmare di Appuntoo puoi tenere informativa, consenso informato e consensi facoltativi in documenti separati, ognuno con il proprio stato nella scheda del paziente.
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In questa guida trovi le 8 differenze in una tabella, la base giuridica che rende superfluo il consenso privacy per curare, l'elenco dei casi in cui il consenso serve davvero, i contenuti dell'informativa, chi firma cosa e in quale momento, gli errori più frequenti, i modelli pronti da copiare e le regole essenziali per conservare tutto.
Tre documenti per tre domande diverse
Il modo più semplice per non confonderli è chiedersi a quale domanda risponde ciascun documento.
- Informativa privacy: «Che cosa fa lo studio con i miei dati?». È un'informazione che il titolare del trattamento deve dare. Il paziente la riceve, non la autorizza.
- Consenso informato: «Accetto il trattamento sanitario che mi è stato proposto?». È una decisione sulla propria salute, preceduta da un colloquio con il professionista.
- Consenso privacy: «Accetto un uso dei miei dati che non serve a curarmi?». È una scelta facoltativa, che riguarda solo le finalità ulteriori e si può rifiutare senza conseguenze sulle cure.
La confusione nasce da una parola: «trattamento». Nel consenso informato indica la prestazione sanitaria. Nel GDPR indica qualsiasi operazione sui dati, dalla raccolta alla conservazione. Un modulo che chiede di «acconsentire al trattamento» senza dire quale dei due non permette di capire che cosa il paziente abbia accettato.
Per lo stesso motivo il consenso informato non è un consenso «privacy rinforzato», e l'informativa non è un consenso «in versione breve». Sono atti con scopi, regole e conseguenze diverse, che possono convivere nello stesso fascicolo solo se restano riconoscibili.
In una riga: l'informativa si consegna, il consenso informato si raccoglie prima della prestazione, il consenso privacy si chiede soltanto quando vuoi usare i dati per qualcosa che non è la cura.
Informativa privacy e consenso informato: le 8 differenze
La tabella mette a confronto i tre documenti su otto punti. Nei paragrafi che seguono trovi il commento di ciascuna differenza, con le fonti.
1-2. Oggetto e norme: due discipline che non si sovrappongono
L'informativa appartiene alla protezione dei dati personali. Il testo del Regolamento europeo sulla protezione dei dati chiede al titolare di fornire al paziente, quando raccoglie i suoi dati, un elenco preciso di informazioni (art. 13), in forma concisa, trasparente e comprensibile, con un linguaggio semplice (art. 12).
Il Codice privacy aggiunge per i professionisti sanitari e le strutture alcune «modalità particolari» per informare il paziente (artt. 77-79). Per il medico di medicina generale e il pediatra, per esempio, l'informativa può riguardare in un'unica soluzione tutti i trattamenti necessari a diagnosi, assistenza e terapia ed è fornita preferibilmente per iscritto, come prevede l'articolo 78 del Codice privacy.
Il consenso informato appartiene invece alla relazione di cura. L'articolo 1 della Legge 219/2017 stabilisce che nessun trattamento sanitario può iniziare o proseguire senza il consenso libero e informato della persona, salvo i casi previsti dalla legge. Indica anche che cosa spiegare: diagnosi, prognosi, benefici e rischi, alternative e conseguenze dell'eventuale rifiuto.
3-4. Chi se ne occupa e in quale momento
L'informativa la fornisce il titolare del trattamento: lo studio, se è organizzato come società o associazione, oppure il singolo professionista. Non serve che la consegni lui di persona: può farlo la segreteria, una email prima della visita, il sito o la pagina di prenotazione. Conta il momento: l'art. 13 la colloca nel momento in cui i dati vengono raccolti, cioè già alla prenotazione o all'accettazione.
Il Codice consente di renderla dopo la prestazione solo in casi particolari, elencati dall'articolo 82: emergenze sanitarie o di igiene pubblica oggetto di un'ordinanza dell'autorità, impossibilità fisica o incapacità del paziente quando non c'è chi possa riceverla per lui, rischio grave e imminente per la salute, prestazioni che un'informativa preventiva comprometterebbe.
Il consenso informato lo raccoglie invece il professionista che propone la prestazione, al termine di un colloquio. La segreteria può preparare i documenti e controllare che siano completi, ma la spiegazione clinica non si delega. Va raccolto prima di iniziare e di nuovo quando la proposta cambia in modo rilevante, per esempio quando dalla valutazione si passa a una tecnica diversa.
Il consenso privacy, infine, si chiede solo prima dell'uso ulteriore e solo se quell'uso ti interessa davvero. Non va raccolto «a tappeto» alla prima visita per finalità che lo studio non persegue.
5-6. Forma e firma: il punto che crea più equivoci
Il GDPR chiede di fornire l'informativa, non di farla firmare. L'art. 12 ammette la forma scritta o elettronica e, se il paziente lo chiede, anche quella orale. Il Garante ha precisato che spetta al titolare scegliere le modalità più adatte al proprio contesto. L'Ordine dei Medici di Firenze, nelle FAQ sulla privacy nello studio medico, ricorda che può essere consegnata a ogni paziente oppure affissa in sala d'attesa.
Se vuoi poter dimostrare la consegna, puoi far firmare una presa visione. È una scelta organizzativa legittima, purché il documento si chiami così e dica che cosa attesta: che il paziente ha ricevuto il testo. Una presa visione non è un consenso, e non va scritta come se lo fosse.
Per il consenso informato, invece, la documentazione fa parte dell'obbligo. La legge prevede la forma scritta, le videoregistrazioni o, per la persona con disabilità, dispositivi che le consentano di comunicare, e chiede di inserire il consenso nella cartella clinica. Nello studio privato si usa quasi sempre un modulo firmato su carta; se valuti una firma elettronica, validità e costi sono spiegati nella guida al consenso informato digitale.
Il consenso privacy deve essere un atto positivo. Il considerando 32 del GDPR esclude il silenzio, l'inattività e le caselle già selezionate, e chiede un consenso per ciascuna finalità. Il titolare deve inoltre essere in grado di dimostrare che il consenso è stato prestato (art. 7, par. 1).
7. Revoca e diritti del paziente
Il paziente capace di decidere può revocare il consenso informato in qualsiasi momento, anche quando la revoca comporta l'interruzione del trattamento (art. 1, comma 5, della Legge 219/2017). La revoca si documenta: non si cancella il consenso precedente, si aggiunge la nuova decisione con data e contesto.
Anche il consenso privacy si revoca in qualsiasi momento e con la stessa facilità con cui è stato dato (art. 7, par. 3, GDPR). Da quel momento smetti di usare i dati per quella finalità, mentre ciò che hai fatto prima resta lecito. Tieni traccia della revoca: ti serve per dimostrare di averla rispettata.
L'informativa non si revoca, perché non è un'autorizzazione. Il paziente può però esercitare i diritti di accesso, rettifica, limitazione e opposizione. Il diritto alla cancellazione non è assoluto: l'art. 17, par. 3, lo esclude tra l'altro quando i dati servono ad adempiere un obbligo di legge, per motivi di interesse pubblico nella sanità in conformità all'art. 9, par. 2, lett. h) e i), o per difendere un diritto in giudizio. Per questo una richiesta di «cancellare tutto» non svuota la documentazione clinica.
8. Che cosa rischi se manca
Un'informativa assente, incompleta o non veritiera è una violazione degli obblighi di trasparenza, che il Garante può sanzionare e correggere con provvedimenti specifici. Un trattamento sanitario iniziato senza un consenso valido espone invece a responsabilità professionale, sul piano civile e su quello disciplinare. Un uso dei dati per finalità ulteriori senza il consenso richiesto rende illecito quel trattamento, come mostra il caso delle foto pubblicate di cui parliamo tra poco.
Perché per curare non serve il consenso privacy
Il GDPR vieta in linea generale di trattare i dati relativi alla salute (art. 9, par. 1) e poi elenca le eccezioni. Una è il consenso esplicito dell'interessato (lett. a). Un'altra, quella che riguarda lo studio, è la lettera h): il trattamento necessario per finalità di medicina preventiva, diagnosi, assistenza o terapia sanitaria, anche in base al contratto con un professionista della sanità.
Il paragrafo 3 aggiunge la condizione decisiva: i dati devono essere trattati da un professionista soggetto al segreto professionale o sotto la sua responsabilità, oppure da un'altra persona anch'essa tenuta alla segretezza. È la posizione di chi lavora con te, dalla segreteria ai collaboratori, quando opera sotto la tua responsabilità ed è vincolato alla riservatezza.
In Italia l'articolo 75 del Codice privacy richiama proprio queste disposizioni per i trattamenti a tutela della salute. Il Garante ne ha tratto la conseguenza nei chiarimenti del 7 marzo 2019 sui dati sanitari (provvedimento n. 55): il professionista soggetto al segreto non deve più chiedere il consenso del paziente per i trattamenti necessari alla prestazione richiesta. Resta invece sempre l'obbligo di informarlo.
Che cosa vuol dire «necessari»
L'esenzione copre i dati che servono alla prestazione: l'anamnesi pertinente, la valutazione, la cartella, i referti, gli scambi con colleghi coinvolti nella cura, le informazioni amministrative collegate. Non copre tutto ciò che è tecnicamente possibile raccogliere.
Necessari significa anche pertinenti. Già nel 2009, quando valeva il vecchio Codice, il Garante aveva ritenuto eccedente che uno studio odontoiatrico chiedesse a tutti i pazienti, all'accettazione e qualunque fosse la prestazione, se fossero sieropositivi (provvedimento del 12 novembre 2009). Un'anamnesi personalizzabile serve anche a questo: chiedere i dati che servono alla tua disciplina, non tutti quelli immaginabili.
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Perché chiederlo «per sicurezza» è un errore
Chiedere comunque il consenso privacy per curare può sembrare prudente. Non lo è, per tre motivi.
- Descrivi una base giuridica sbagliata. Se il trattamento si fondasse sul consenso, una revoca ti obbligherebbe a fermarti, mentre la documentazione clinica e quella fiscale devi conservarle comunque.
- Il consenso smette di essere libero. Se la cura dipende dalla firma sulla privacy, il paziente non ha una vera scelta: il GDPR chiede di valutare proprio questo (art. 7, par. 4).
- Il Garante lo tratta come un errore da correggere. Nel provvedimento n. 39 del 29 gennaio 2026 ha sanzionato con 5.000 euro un chirurgo plastico che aveva pubblicato su Instagram le foto di una paziente senza un consenso valido. Tra le misure ordinate, da attuare entro novanta giorni, c'è la rielaborazione dei moduli: eliminare il consenso per le finalità di cura e indicare i tempi di conservazione per ciascuna finalità.
Quando serve davvero il consenso privacy: le finalità ulteriori
Il consenso torna necessario quando i dati servono a qualcosa che non è la prestazione richiesta, oppure quando una norma di settore lo prevede. Nei chiarimenti del 2019 il Garante cita tra gli esempi le app mediche usate per finalità diverse dalla telemedicina, i programmi di fidelizzazione, le finalità promozionali o commerciali, il fascicolo sanitario elettronico e la consegna dei referti online. Per uno studio, i casi più frequenti sono questi.
Comunicazioni promozionali
Una newsletter con le novità dello studio, un'offerta su un pacchetto di sedute, un invito a un evento: sono comunicazioni promozionali, non di servizio. Per email, SMS e messaggi l'articolo 130 del Codice privacy richiede di regola il consenso. L'eccezione del «soft spam» è stretta: vale solo per l'email ottenuta nel contesto di una prestazione, per servizi analoghi, informando il paziente che può opporsi in qualsiasi momento. Le altre regole, con i limiti della pubblicità sanitaria, sono nella guida al marketing sanitario consentito.
Foto e video del paziente
È il caso più delicato. Le immagini cliniche raccolte per valutare e documentare la cura rientrano nella cura. Usarle per un corso, un congresso, il sito o i social è un'altra finalità. E per i dati sulla salute l'articolo 2-septies, comma 8, del Codice stabilisce che non possono essere diffusi.
Nel caso del 2026 il Garante ha ritenuto la paziente riconoscibile, almeno da una cerchia ristretta di persone, nonostante l'oscuramento di alcuni dettagli del viso, e ha giudicato insufficiente l'informativa, che parlava di dati anonimi. La regola pratica: se non puoi rendere l'immagine davvero non identificabile, non pubblicarla; per gli usi didattici chiedi un consenso dedicato, spiegando dove e per quanto tempo l'immagine sarà usata.
Referti online e fascicolo sanitario elettronico
La consegna dei referti via web è un servizio facoltativo. Le linee guida del Garante sui referti online chiedono un consenso autonomo e specifico, un'informativa sulle caratteristiche del servizio e la possibilità di ritirare comunque il referto su carta.
Per il fascicolo sanitario elettronico il quadro è cambiato nel 2020: l'alimentazione del fascicolo non richiede più il consenso, mentre la consultazione da parte dei professionisti avviene solo con il consenso dell'assistito, salvo le emergenze. L'articolo 12 del DL 179/2012 aggiunge una precisazione utile anche altrove: il mancato consenso non pregiudica il diritto alla prestazione.
Prenotazione online
Le piattaforme che permettono di scegliere un professionista e prenotare trattano un dato particolare: dalla prestazione o dalla specializzazione scelta si può capire qualcosa sulla salute del paziente. Il compendio del Garante sulle piattaforme che mettono in contatto pazienti e professionisti chiarisce che per questo servizio, che non è cura, la piattaforma deve chiedere il consenso. Quando poi il paziente arriva in studio, i dati trattati dal professionista per curarlo seguono di nuovo l'art. 9, par. 2, lett. h).
È la logica che Appuntoo applica alle prenotazioni online dello studio: il paziente trova i collegamenti a due informative, quella di Appuntoo sul servizio di prenotazione e quella dello studio, e presta un consenso specifico e facoltativo. Se non vuole, può prenotare contattando direttamente lo studio.
Schermata dimostrativa Appuntoo: nella pagina di prenotazione il paziente consulta due informative e presta un consenso specifico, facoltativo, al servizio di prenotazione. Il consenso alle cure resta un'altra cosa.
Che cosa non è una finalità ulteriore
Conferme e promemoria degli appuntamenti sono comunicazioni di servizio, non promozionali. Descrivi nell'informativa il canale che usi (email, WhatsApp) e i fornitori che li inviano per conto dello studio. Se chiedi al paziente quale canale preferisce, tieni quella scelta fuori dal modulo del consenso informato: è un'informazione organizzativa, non una decisione sulla cura.
I requisiti di un consenso privacy valido
Quando il consenso serve, deve avere tutte queste caratteristiche:
- esplicito, perché riguarda dati sulla salute (art. 9, par. 2, lett. a);
- specifico: una scelta per ogni finalità, mai una casella unica per più usi;
- informato: il paziente sa a che cosa serve, chi userà i dati e per quanto tempo;
- libero: le cure non dipendono dalla risposta (art. 7, par. 4);
- distinguibile dalle altre dichiarazioni dello stesso documento (art. 7, par. 2);
- dimostrabile dal titolare (art. 7, par. 1);
- revocabile con la stessa facilità con cui è stato dato (art. 7, par. 3).
Che cosa deve contenere l'informativa privacy del paziente
L'informativa non è un testo da copiare da internet: deve descrivere quello che il tuo studio fa davvero, con i tuoi fornitori, i tuoi canali e i tuoi tempi di conservazione. Le voci richieste dall'art. 13 del GDPR, tradotte per uno studio sanitario, sono queste.
Il caso del 2026 insegna anche questo: un'informativa che promette dati anonimi, quando non lo sono, è un'informativa sbagliata. Meglio un testo essenziale ma vero che una pagina generica piena di formule.
Nello studio con più professionisti, la prima riga va decisa prima di scrivere il resto: il titolare è lo studio, per tutti i pazienti, oppure ciascun professionista per i propri? Collaboratori e segreteria trattano i dati come persone autorizzate, con istruzioni del titolare, e vedono solo ciò che serve al loro ruolo. È una scelta da fare con chiarezza in un poliambulatorio, dove l'organizzazione cambia la modulistica.
Forma, tempi e aggiornamenti
L'art. 12 chiede un testo conciso e chiaro, e il Garante, per le strutture sanitarie, ha suggerito di informare in modo progressivo: a tutti i pazienti le informazioni sui trattamenti ordinari, a chi ne è interessato quelle su attività particolari, come i referti online. È un'impostazione utile anche per lo studio:
- primo livello alla prenotazione e in sala d'attesa: chi è il titolare, perché tratti i dati, dove trovare il testo completo, come esercitare i diritti;
- secondo livello all'accettazione o via email prima della visita: il testo completo dell'informativa;
- informazioni dedicate solo quando proponi un servizio facoltativo, insieme alla richiesta di consenso.
L'informativa va aggiornata quando cambiano finalità, fornitori o strumenti: se attivi la prenotazione online, i promemoria WhatsApp o un nuovo servizio di archiviazione, il testo deve dirlo. Conserva le versioni precedenti con la loro data: servono a dimostrare che cosa hai comunicato a ciascun paziente.
L'informativa è solo uno degli adempimenti: registro dei trattamenti, nomine dei fornitori, misure di sicurezza e gestione delle violazioni sono nella checklist GDPR per lo studio medico. Finalità, destinatari e tempi devono essere gli stessi che scrivi nel registro: un esempio compilato di registro dei trattamenti ti aiuta a tenere allineati i due documenti.
Una traccia di informativa da adattare
La traccia che segue mostra la struttura, con i campi da completare. Non è un testo valido per ogni studio: va adattata alla tua organizzazione e verificata, idealmente con il tuo consulente privacy.
Informativa sul trattamento dei dati personali dei pazienti
Titolare. [Nome dello studio o del professionista], [indirizzo], [codice fiscale o partita IVA]. Per le richieste sui tuoi dati: [email]. [Responsabile della protezione dei dati: nome e contatto, se nominato.]
Perché trattiamo i tuoi dati. Per le prestazioni sanitarie che richiedi: prevenzione, diagnosi, cura e riabilitazione (art. 9, par. 2, lett. h, e par. 3 GDPR; art. 75 del Codice privacy). Per gli obblighi amministrativi e fiscali, come l'emissione della fattura e la trasmissione della spesa al Sistema Tessera Sanitaria. Per organizzare gli appuntamenti e inviarti conferme e promemoria tramite [canali usati].
Chi può conoscerli. I professionisti e il personale dello studio autorizzati; [commercialista]; il Sistema Tessera Sanitaria, salvo la tua opposizione nei modi previsti; i fornitori che trattano i dati per nostro conto, come il gestionale [nome] e il servizio di messaggistica [nome], nominati responsabili del trattamento. I tuoi dati sanitari non vengono diffusi.
Per quanto tempo. Documentazione clinica e consensi: [termine o criterio]. Documenti fiscali: [termine]. Consensi facoltativi: fino alla revoca.
I tuoi diritti. Puoi chiedere accesso, rettifica, limitazione e, nei limiti di legge, cancellazione; puoi opporti e proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Usi facoltativi. Solo con il tuo consenso, chiesto a parte: [elenco]. Puoi rifiutare o revocare in qualsiasi momento, senza conseguenze sulle cure.
Schermata dimostrativa Appuntoo: per la prenotazione online i dati del titolare personalizzano un'informativa limitata alla richiesta di appuntamento. Come ricorda la schermata, l'informativa completa sui trattamenti sanitari resta un documento separato dello studio.
Il consenso informato in breve: che cosa lo rende valido
Il consenso informato non è una liberatoria. È la documentazione di una decisione presa dopo un colloquio, e vale per la prestazione che hai spiegato. Per essere solido deve:
- riferirsi a una prestazione identificabile, non a «tutte le cure necessarie»;
- seguire un'informazione comprensibile su situazione, proposta, benefici, rischi, alternative e conseguenze del rifiuto;
- registrare la scelta effettiva, comprese le parti eventualmente rifiutate;
- essere aggiornato quando la proposta cambia in modo rilevante;
- indicare chi ha deciso, se non è il paziente, e a quale titolo.
Per passare dai principi al documento trovi un modulo di consenso informato con esempio compilato, con il commento campo per campo.
I contenuti cambiano da una disciplina all'altra. Se lavori come psicologo, setting, riservatezza e sedute online sono trattati nella guida al consenso informato in psicologia, utile anche a chi usa un gestionale per psicologi. Nello studio dentistico il consenso si scrive per singolo trattamento ed elemento dentario e si collega a preventivo e radiografie, come spiega la guida al consenso informato odontoiatrico per chi lavora con un software per dentisti.
In fisioterapia il consenso accompagna il ciclo di sedute e va aggiornato quando cambiano le tecniche: i passaggi sono descritti nella guida al consenso informato in fisioterapia, pensata anche per chi organizza i cicli con un gestionale per fisioterapisti.
Chi firma cosa e quando: la sequenza in studio
Per mettere ordine conviene seguire il percorso del paziente, dal primo contatto alle eventuali revoche. La tabella indica, per ogni momento, il documento, chi se ne occupa e se serve la firma del paziente.
Pazienti minorenni
Per un minore l'informativa si rivolge a chi esercita la responsabilità genitoriale, con un linguaggio che il ragazzo possa capire: l'art. 12 del GDPR chiede particolare chiarezza per le informazioni destinate ai minori. Il consenso alle cure lo esprimono i genitori o il tutore, tenendo conto della volontà del minore secondo età e maturità (art. 3 della Legge 219/2017).
La soglia dei 14 anni prevista dal Codice privacy (art. 2-quinquies) riguarda il consenso ai servizi online, non le cure. Il Codice prevede inoltre che, raggiunta la maggiore età, l'informativa sia fornita all'interessato se non lo era stata in precedenza (art. 82, comma 4). Affido condiviso o esclusivo, genitori separati e deleghe sono spiegati nella guida su chi firma il consenso informato di un minore, utile in particolare a chi lavora con un gestionale per pediatri.
Il ruolo della segreteria
La segreteria può consegnare l'informativa, raccogliere la presa visione e i consensi facoltativi, controllare che i moduli siano completi e archiviarli. Non può sostituire il professionista nel colloquio che precede il consenso informato. Per lo stesso motivo conviene che veda i dati clinici solo quando il titolare lo ritiene necessario: è la gestione dei collaboratori dello studio a stabilire chi accede a che cosa.
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L'errore più comune: un unico modulo che mescola tutto
Molti studi usano ancora un foglio unico con una formula di questo tipo:
«Il sottoscritto dichiara di aver ricevuto l'informativa e presta il proprio consenso al trattamento.»
Sembra completo, ma non regge. «Trattamento» può indicare la prestazione o i dati, e nessuno sa quale dei due. Con una sola firma il paziente riceverebbe l'informativa, accetterebbe la cura e autorizzerebbe chissà quali altri usi. Se poi volesse revocare uno solo di questi atti, non sarebbe chiaro che cosa resta valido.
Il GDPR va nella direzione opposta: se un consenso privacy è chiesto in un documento che riguarda anche altro, la richiesta deve essere chiaramente distinguibile dalle altre materie (art. 7, par. 2). La Legge 219/2017 chiede che il consenso si riferisca a una proposta precisa. E il Garante, nel 2026, ha ordinato di eliminare il consenso privacy per la cura dai moduli di uno studio.
La soluzione non è moltiplicare la carta, ma separare le funzioni. Tre documenti con titoli espliciti, o tre sezioni ben distinte dello stesso fascicolo:
- Informativa sul trattamento dei dati, con l'eventuale presa visione;
- Consenso informato alla prestazione, specifico e firmato dopo il colloquio;
- Consensi facoltativi, con una scelta «acconsento / non acconsento» per ogni finalità.
Gli altri errori che ricorrono più spesso
- Chiedere il consenso privacy per curare. È superfluo e indica una base giuridica sbagliata.
- Far firmare l'informativa come un'autorizzazione. Se la chiami «consenso al trattamento dei dati», il paziente crede di poter negare l'uso dei dati necessari alla cura.
- Una sola casella per più finalità, o caselle già spuntate. Il considerando 32 del GDPR chiede un consenso per ciascuna finalità ed esclude le caselle preselezionate.
- Un consenso informato «a tutte le cure necessarie». Non descrive nessuna proposta e non protegge nessuno.
- Un'informativa copiata che non corrisponde allo studio. Fornitori, canali e tempi di conservazione devono essere i tuoi.
- Dimenticare i fornitori tra i destinatari. Il gestionale, il servizio di messaggistica e l'archiviazione trattano dati per conto tuo e vanno indicati.
- Pubblicare foto «con il consenso del paziente». Senza un consenso specifico, informato e dimostrabile, la dicitura non basta, come mostra il caso del 2026.
- Cancellare il vecchio consenso quando il paziente lo revoca. La revoca si aggiunge, non sostituisce la storia del percorso.
- Non aggiornare l'informativa quando attivi uno strumento nuovo. Prenotazione online, promemoria via WhatsApp e nuovi archivi cambiano destinatari e canali.
Quattro modelli pronti da copiare
I testi che seguono sono tracce da adattare: indicano struttura e formule, non sostituiscono la verifica del tuo caso. Sono pensati per stare in documenti separati, ognuno con il proprio titolo.
Modello 1: avviso breve per sala d'attesa e pagina di prenotazione
Come trattiamo i tuoi dati. I dati che ci fornisci servono a prenotare e svolgere le prestazioni sanitarie, ad adempiere gli obblighi fiscali e a inviarti comunicazioni sui tuoi appuntamenti. Titolare: [nome dello studio o del professionista]. Il testo completo dell'informativa è disponibile in segreteria e su [sito]. Per esercitare i tuoi diritti scrivi a [email].
È il primo livello dell'informativa: non la sostituisce, la annuncia. Funziona come cartello in sala d'attesa e come testo vicino al numero di telefono sul sito.
Modello 2: presa visione dell'informativa (facoltativa)
Il/La sottoscritto/a [nome e cognome] dichiara di aver ricevuto l'informativa sul trattamento dei dati personali di [studio], versione del [data]. Questa dichiarazione attesta la consegna dell'informativa e non costituisce un consenso.
L'ultima frase è la più importante: impedisce che la firma venga scambiata per un'autorizzazione. Indica sempre la versione del testo consegnato.
Modello 3: consensi facoltativi separati
Il/La sottoscritto/a [nome e cognome], ricevuta l'informativa di [studio], esprime le seguenti scelte. Sono facoltative, non condizionano le prestazioni sanitarie e si possono revocare in qualsiasi momento scrivendo a [email].
- Comunicazioni informative dello studio via email, non legate agli appuntamenti: ☐ Acconsento ☐ Non acconsento
- Uso di immagini del trattamento, rese non identificabili, per corsi e congressi: ☐ Acconsento ☐ Non acconsento
Luogo e data: [ ] · Firma: [ ]
Ogni finalità ha la sua riga e nessuna casella è già barrata. Se il paziente non risponde, la scelta non c'è: non interpretarla come un sì.
Schermata dimostrativa Appuntoo con un testo d'esempio: i segnaposto compilano i dati del paziente e dello studio, le caselle separano una scelta per ogni finalità.
Modello 4: dichiarazione di scelta sulla prestazione sanitaria
Rispetto alla proposta di [prestazione descritta], illustrata da [professionista] il [data], dopo aver ricevuto spiegazioni su finalità, modalità, benefici, rischi pertinenti, alternative e conseguenze della mancata esecuzione, esprimo la seguente decisione: [acconsento / non acconsento / chiedo tempo per decidere]. Attività escluse: [descrizione o nessuna]. So che posso revocare il consenso in qualsiasi momento.
È solo la parte finale del consenso informato: la parte informativa specifica va scritta per la prestazione reale, insieme alle annotazioni del colloquio.
Come nominare i documenti
Un nome chiaro evita equivoci a chi apre la scheda mesi dopo.
Conservazione: che cosa tenere e per quanto
Le regole sulla conservazione dipendono dal tipo di documento e dal contesto, e la Legge 219/2017 non fissa un termine unico. Questa tabella riassume i punti fermi per i tre atti di cui abbiamo parlato.
Per le strutture di ricovero e cura, l'obbligo di conservare illimitatamente le cartelle cliniche risale a una circolare del Ministero della Sanità del 1986, richiamata dal Garante nei chiarimenti del 2019. Per il libero professionista non esiste un termine specifico: la FAQ dell'Ordine dei Medici di Firenze già citata suggerisce di conservare gli atti dei pazienti per tutta la durata del rapporto di cura e, cautelativamente, per almeno i dieci anni successivi. I tempi di tutti gli altri documenti dello studio, dalle fatture alle radiografie fino alle richieste di prenotazione, sono raccolti con la loro fonte nella guida ai tempi di conservazione dei documenti nello studio medico.
Se scansioni i documenti firmati, la copia aiuta a ritrovarli, ma non autorizza da sola a distruggere l'originale. Quando una copia può sostituirlo, e che cosa cambia se il consenso nasce già in forma elettronica, è spiegato nella guida al consenso informato con firma elettronica. Per l'archivio clinico nel suo insieme trovi il quadro nella guida alla cartella clinica elettronica e alla sua normativa.
Come Appuntoo ti aiuta a tenere separati informativa e consensi
Appuntoo è la scelta consigliata per lo studio che vuole applicare queste regole senza moltiplicare la carta e senza pagare a ogni documento. Informativa, consenso informato e consensi facoltativi diventano modelli distinti, con uno stato per ciascuno nella scheda del paziente, mentre la prenotazione online arriva già con un'informativa dedicata e un consenso separato.
Un modello per ogni documento, uno stato per ogni firma
Nella sezione Documenti da firmare prepari i modelli che il software stesso descrive come «consensi, informative, moduli». Puoi partire da un modello vuoto o da un esempio della community, da personalizzare e verificare prima dell'uso. Nell'editor inserisci i segnaposto per i dati del paziente, dello studio e del professionista, e con il menu «☐ Caselle» inserisci le caselle per le scelte «acconsento / non acconsento» di ogni finalità.
Dalla scheda del paziente selezioni uno o più modelli e Appuntoo genera un documento per ciascuno, ognuno con il proprio stato Firmato o Non firmato. L'informativa può restare «Non firmato» senza bloccare nulla, il consenso informato risulta «Firmato» dopo il colloquio e i consensi facoltativi riflettono le scelte del paziente. Il testo del modello viene copiato nel documento al momento della generazione: se aggiorni l'informativa, ogni paziente conserva la versione che ha ricevuto.
La firma si raccoglie su carta: stampi il documento, lo fai firmare, conservi l'originale e confermi con «Ho acquisito la firma». In calce il PDF riporta la data e una riga per la firma; se vuoi far firmare anche il professionista o entrambi i genitori, aggiungi le righe nel testo del modello. Appuntoo non integra la firma elettronica: è una scelta precisa, per non far pagare circa un euro a documento, come avviene ai listini pubblici dei fornitori, e non costringere il paziente a una procedura di identificazione. Trovi tutti i passaggi nella guida ai documenti del paziente e nella guida ai modelli da firmare. La pagina sui modelli di consensi e certificati riassume invece la funzione in breve.
La firma si raccoglie su carta: Appuntoo registra che è stata acquisita e aggiorna lo stato del documento. Rimuovere la firma è un'operazione tecnica e non documenta, da sola, una revoca.
Prenotazione online con informativa e consenso già separati
Quando attivi le prenotazioni online, nella scheda Privacy inserisci i dati del titolare: nome, codice fiscale o partita IVA, email per le richieste privacy, indirizzo ed eventuale DPO. Con «Proponi dati esistenti» li compili con i dati che Appuntoo già conosce, da controllare prima di salvare; con «Anteprima informativa» vedi il testo come lo leggeranno i pazienti. Appuntoo genera così un'informativa dello studio limitata alla richiesta di prenotazione, all'agenda e alle comunicazioni operative; la schermata stessa ricorda che va verificata sulla situazione reale e che non è una certificazione di conformità legale.
Nel passo «I tuoi dati» il paziente trova i collegamenti alle due informative e presta un consenso specifico al trattamento dei dati sulla salute desumibili dalla prestazione scelta. Il testo ricorda che il servizio è facoltativo e che si può prenotare anche contattando lo studio; la pagina non chiede alcun consenso di marketing. Per ogni richiesta Appuntoo registra le versioni delle informative e del testo del consenso accettati, con data e ora, e se le informative cambiano il paziente deve rileggerle prima di inviare. I dettagli sono nella guida alla scheda Privacy delle prenotazioni.
Dati clinici visibili solo a chi serve
La Segreteria gestisce agenda e pazienti, ma vede anamnesi, cartella, certificati e allegati solo se il titolare glielo consente. Gli allegati, comprese le scansioni dei documenti firmati, sono conservati cifrati e per ciascuno scegli chi può vederlo: solo chi lo carica, tutti i professionisti autorizzati o soltanto alcuni collaboratori. È il modo pratico di applicare il principio dei dati «necessari» anche dentro lo studio, con una scheda paziente che tiene insieme anagrafica, documenti e allegati.
Anche i documenti da firmare seguono i ruoli: i modelli li creano e li modificano il Proprietario e gli Amministratori, i documenti del paziente li genera anche la Segreteria, mentre il Collaboratore li consulta, registra la firma e scarica il PDF. Così chi prepara le carte non può cambiare da solo il testo dell'informativa dello studio.
Schermata dimostrativa Appuntoo: per ogni allegato decidi chi può vederlo, scaricarlo e modificarlo.
Comunicazioni di servizio essenziali
Le comunicazioni automatiche che Appuntoo invia ai pazienti riguardano solo gli appuntamenti: conferme, promemoria, spostamenti, annullamenti e l'esito delle richieste di prenotazione. Con le notifiche email per i pazienti, gratuite e illimitate in tutti i piani, i messaggi partono con l'indirizzo di risposta del professionista e la cronologia degli invii resta nel dettaglio dell'appuntamento. Le email riportano anche il titolo dell'appuntamento o il nome della prestazione: se quel nome, da solo, direbbe molto sulla salute del paziente, scegli denominazioni sobrie come «Visita» o «Seduta».
Con i promemoria WhatsApp automatici dei piani a pagamento, i messaggi usano template pronti con data, orario, professionista e sede: non indicano la prestazione e chiedono di non rispondere, indicando il numero del professionista da chiamare o a cui scrivere. I destinatari sono il paziente e, se lo scegli, i genitori collegati.
Il messaggio contiene solo i dati logistici dell'appuntamento: nessuna informazione clinica.
Tu resti titolare, Appuntoo è responsabile
Per i dati dei pazienti il titolare sei tu: Appuntoo opera come responsabile del trattamento per il gestionale, ed è uno dei fornitori da indicare nell'informativa. Per il servizio pubblico di prenotazione online rende invece al paziente una propria informativa, come abbiamo visto. Alla cessazione del servizio i dati restano disponibili per l'esportazione.
Il piano Free costa 0 € e include le funzioni del software con due limiti, fino a 30 pazienti e niente promemoria WhatsApp, con 1 account professionista e 1 account Segreteria: documenti da firmare e prenotazioni online sono compresi. Il piano Professionista costa 34,99 €/mese + IVA con pazienti illimitati; il piano Studio costa 79,99 €/mese + IVA e arriva a 30 collaboratori più 2 account Segreteria. Trovi il confronto completo nei piani e prezzi di Appuntoo. La prova dura 14 giorni senza carta di credito; al termine, se non attivi un piano a pagamento, l'account passa al Free.
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Domande Frequenti
Qual è la differenza tra informativa privacy e consenso informato?
L'informativa privacy spiega al paziente come lo studio tratta i suoi dati personali (art. 13 del GDPR): va sempre fornita e non chiede un consenso. Il consenso informato documenta la decisione del paziente su una prestazione sanitaria, dopo una spiegazione su benefici, rischi e alternative (Legge 219/2017), e va raccolto prima del trattamento. Il consenso privacy è un terzo atto, necessario solo per le finalità ulteriori alla cura.
Il paziente deve firmare l'informativa privacy?
No. Il GDPR chiede di fornire l'informativa, non di farla sottoscrivere. Puoi consegnarla su carta o via email, pubblicarla sul sito e affiggerla in sala d'attesa. Se vuoi poter dimostrare la consegna, puoi far firmare una presa visione, purché sia chiamata così: quella firma attesta che il paziente ha ricevuto il testo, non che ha prestato un consenso.
Serve il consenso privacy per curare un paziente?
No, per i dati necessari alla prestazione richiesta. La base giuridica è l'art. 9, par. 2, lett. h), e par. 3 del GDPR, insieme all'art. 75 del Codice privacy, quando i dati sono trattati da un professionista soggetto al segreto o sotto la sua responsabilità. Lo ha chiarito il Garante con il provvedimento n. 55 del 7 marzo 2019. Resta obbligatoria l'informativa.
Informativa e consenso informato possono stare nello stesso foglio?
Possono stare nello stesso fascicolo, a patto che restino riconoscibili: sezioni distinte, titoli espliciti, una firma o una casella per ogni scelta. Se un consenso privacy è chiesto in un documento che riguarda anche altro, il GDPR vuole che sia chiaramente distinguibile (art. 7, par. 2). Una sola firma per informativa, cure e marketing non permette di capire che cosa il paziente abbia accettato.
Quando serve il consenso al trattamento dei dati sanitari?
Quando i dati servono a una finalità diversa dalla cura o lo prevede una norma di settore: comunicazioni promozionali, uso di foto o video, consegna dei referti online, consultazione del fascicolo sanitario elettronico, prenotazione tramite piattaforme che trattano dati sulla salute. Ogni finalità richiede un consenso esplicito, separato e revocabile, che il paziente può rifiutare senza conseguenze sulle cure.
Il paziente può rifiutare i consensi facoltativi ed essere curato lo stesso?
Sì. Un consenso privacy per finalità ulteriori deve essere libero: non puoi subordinare la prestazione alla sua accettazione (art. 7, par. 4, del GDPR). Il rifiuto o la revoca bloccano solo quell'uso dei dati. Anche per il fascicolo sanitario elettronico la legge precisa che il mancato consenso alla consultazione non pregiudica il diritto alla prestazione.
Per un paziente minorenne chi riceve l'informativa e chi firma?
L'informativa si rivolge a chi esercita la responsabilità genitoriale, con un linguaggio comprensibile anche per il ragazzo. Il consenso alle cure lo esprimono i genitori o il tutore, tenendo conto della volontà del minore secondo età e maturità (art. 3 della Legge 219/2017). La soglia dei 14 anni del Codice privacy riguarda i servizi online, non le cure.
Appuntoo prepara l'informativa privacy dello studio?
Per la prenotazione online sì, in forma limitata: dalla scheda Privacy genera l'informativa dello studio sulla prenotazione, da verificare sulla situazione reale, e raccoglie il consenso specifico del paziente registrando versioni, data e ora. L'informativa completa sui trattamenti sanitari la prepari tu, eventualmente con il tuo consulente, e la gestisci come modello tra i documenti da firmare, insieme al consenso informato e ai consensi facoltativi.
Conclusione
Informativa privacy e consenso informato rispondono a domande diverse. L'informativa dice al paziente che cosa fai con i suoi dati, e si consegna. Il consenso informato documenta la sua decisione sulla cura, e si raccoglie dopo il colloquio, prima della prestazione. Il consenso privacy serve solo quando vuoi usare i dati per qualcosa che non è la cura, e deve restare facoltativo.
Se riscrivi la modulistica partendo da questa distinzione, eviti l'errore più comune, il modulo unico che mescola tutto, e sai sempre che cosa il paziente ha accettato e che cosa può revocare. Con Appuntoo prepari i modelli una volta, li generi dalla scheda del paziente e ritrovi lo stato di ciascun documento, mentre la prenotazione online arriva già con informativa e consenso separati.
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