Le impostazioni

Apri la voce Impostazioni nel menu a sinistra: si espande e mostra il suo sottomenu. Le voci, in ordine, sono:

• Anamnesi — i modelli con cui raccogli l'anamnesi dei pazienti.
• Aziende — le anagrafiche delle società a cui intestare le fatture.
• Certificati — i modelli di certificato pronti da compilare.
• Documenti — i modelli dei documenti da far firmare al paziente.
• Messaggi — i crediti WhatsApp e la cronologia degli invii (trattati nel capitolo Promemoria WhatsApp).
• Prestazioni — il listino delle prestazioni con prezzo e durata.
• Profilo studio — i dati dello studio, quelli fiscali, gli orari del calendario e le notifiche WhatsApp.
• Profilo utente — i tuoi dati personali, il logo e il collegamento a Google Calendar.
• Sistema TS — le credenziali per l'invio delle fatture alla Tessera Sanitaria.
• Stanze — gli spazi dello studio usati nel calendario.

Profilo studio è organizzato in quattro schede: Info Studio, Fatturazione, Gestione Appuntamenti e Notifiche Whatsapp. Ogni scheda si salva in modo indipendente: il pulsante Salva registra solo la scheda su cui stai lavorando.

Nella scheda Info Studio imposti il Nome dello studio e gestisci le Sedi. Le sedi compaiono poi quando crei un appuntamento, così puoi indicare in quale indirizzo si svolge la visita.

1. Scrivi il Nome dello studio nell'apposito campo.
2. Nel riquadro Sedi dello Studio premi Aggiungi Sede per inserirne una nuova, oppure Modifica su una sede esistente.
3. Una delle sedi può essere contrassegnata come Principale: la riconosci dal badge Principale sulla card.
4. Premi Salva per registrare la scheda.

Quando aggiungi o modifichi una sede compili una breve scheda con Nome sede, Indirizzo, Città e la spunta Sede principale. Se non hai ancora inserito nessuna sede, l'elenco mostra «Nessuna sede configurata».

La scheda Fatturazione definisce i valori predefiniti usati ogni volta che crei una fattura. Impostarli qui significa non doverli reinserire a ogni documento: la nuova fattura parte già compilata e tu correggi solo le eccezioni.

• Regime Fiscale — Regime Forfettario oppure Regime Ordinario.
• IVA predefinita nuove fatture — l'aliquota applicata di default alle nuove righe: 0%, 4%, 5%, 10% o 22%.
• Natura IVA predefinita — la natura da usare quando l'IVA è 0% (per esempio N2.2).
• Cassa Previdenziale — attivala con la spunta Usa una cassa previdenziale predefinita e scegli la cassa dall'elenco.
• Includi la cassa previdenziale nel totale prestazioni — decide se il contributo cassa entra nel totale delle prestazioni.
• Testo fiscale predefinito in fattura — la dicitura stampata sulla fattura (per esempio la causale del regime forfettario).
• Template predefinito email invio fatture — il testo dell'email con cui invii la fattura al paziente; potrai sempre modificarlo prima dell'invio.

La scheda Gestione Appuntamenti regola come appare il calendario. Attivando Abilita limitazioni calendario indichi a Appuntoo i tuoi giorni e orari di lavoro, così l'agenda mostra solo le fasce in cui ricevi.

• Giorni lavorativi — selezioni i giorni della settimana, da Lunedì a Domenica.
• Ora inizio e Ora fine giornata lavorativa — l'intervallo orario visualizzato nell'agenda.
• Durata predefinita appuntamento (minuti) — quanto dura un appuntamento appena creato; il valore predefinito è 45 minuti.

La durata predefinita è la stessa che ritrovi quando clicchi su uno spazio libero del calendario: ti basta confermare invece di impostarla ogni volta.

La quarta scheda, Notifiche Whatsapp, è il punto in cui attivi e personalizzi i messaggi automatici di conferma e promemoria inviati ai pazienti: l'opzione Abilita notifiche whatsapp, i template, la modalità di invio e la lingua predefinita.

Trovi qui i comandi, ma il funzionamento completo dei messaggi WhatsApp, dei crediti e della cronologia è descritto nel capitolo dedicato.

Mentre Profilo studio riguarda lo studio, Profilo utente contiene i tuoi dati personali. È l'unica voce di questa area visibile a tutti i ruoli, perché ciascuno gestisce il proprio profilo.

• Anagrafica — Nome, Cognome, Telefono, Email e, se vuoi cambiarla, Password con Conferma password.
• Dati aziendali — il tuo Codice Fiscale e la Partita IVA.
• Logo — un'immagine in PNG o JPG usata nell'intestazione delle fatture e dei certificati.
• Google Calendar — la scheda da cui colleghi (o scolleghi) il tuo account Google e scegli quali calendari importare.

In Stanze elenchi gli spazi fisici dello studio. Le stanze compaiono poi nel calendario (viste «Stanze») e ti aiutano a non prenotare due appuntamenti nello stesso ambiente.

1. Premi Nuovo per creare una stanza, indicando un Nome e una Sigla (massimo 4 caratteri), usata come etichetta breve nelle viste fitte.
2. Per cambiare l'ordine, trascina le righe nella posizione desiderata e premi Salva ordine.

Aprendo una stanza puoi configurarne l'Occupazione collaboratore: assegni cioè le fasce orarie della stanza a collaboratori specifici, giorno per giorno. Per ogni giorno (da Lun a Dom) aggiungi una o più fasce indicando Dalle, Alle e il Collaboratore assegnato.

In Sistema TS inserisci le credenziali per inviare le fatture al Sistema Tessera Sanitaria. La configurazione si fa una volta sola e poi resta salvata.

• Username / codice fiscale TS — l'identificativo con cui accedi al Sistema TS.
• Password TS — la password del Sistema TS; quando è memorizzata vedi il badge Salvata.
• PIN TS — il PIN del Sistema TS; quando è memorizzato vedi il badge Salvato.

Per ragioni di sicurezza, sia per visualizzare sia per salvare le credenziali TS ti viene chiesta la password del tuo account Appuntoo.

In Prestazioni costruisci il tuo listino. Ogni prestazione che definisci qui diventa selezionabile quando crei un appuntamento o una fattura, compilando in automatico prezzo e durata.

Premi Nuovo e compila la scheda:

• Nome — il nome della prestazione (per esempio «Seduta fisioterapia»).
• Prezzo (€) — l'importo proposto in fattura e in appuntamento.
• Durata (minuti) — quanto dura, così l'appuntamento occupa il giusto spazio in agenda.
• Compenso collaboratore (€) — il compenso riconosciuto al collaboratore per quella prestazione (non può superare il prezzo).

Da Impostazioni → Anamnesi crei e gestisci i modelli di anamnesi: le schede preimpostate che poi compili sul singolo paziente.

I modelli di certificati ti permettono di scrivere il testo una volta e generarlo poi in pochi secondi dalla scheda del paziente. Puoi partire da un template vuoto o da uno esistente.

• Nome modello — come ritroverai il certificato nell'elenco dei modelli.
• Testo certificato — il corpo del certificato, scritto in un editor in cui inserisci dei segnaposto (per esempio nome e cognome del paziente) che verranno sostituiti con i dati reali al momento della generazione.
• Footer PDF — il piè di pagina del documento, diviso in un Blocco sinistro e un Blocco destro (tipicamente luogo e data da un lato, firma del professionista dall'altro). Puoi tornare al footer predefinito con Ripristina footer standard.

I modelli di documenti servono per i moduli che il paziente deve firmare, come il consenso informato. Anche qui parti da un template vuoto o da uno esistente, dai un Nome documento e scrivi il Testo documento nell'editor, usando i segnaposto per i dati del paziente.

In Aziende tieni le anagrafiche delle società a cui intestare le fatture, quando il destinatario non è una persona fisica ma un'azienda. Ogni anagrafica raccoglie ragione sociale, Partita IVA, indirizzo, recapiti e codice destinatario, così la usi al volo in fase di fatturazione.

A differenza delle altre voci di Impostazioni, Aziende è accessibile anche al ruolo Segreteria.