Le impostazioni

Apri la voce Impostazioni nel menu a sinistra: si espande e mostra il suo sottomenu. Le voci, in ordine (quelle visibili dipendono dal ruolo, vedi il riquadro sotto), sono:

• Anamnesi — i modelli con cui raccogli l'anamnesi dei pazienti.
• Aziende — le anagrafiche delle società a cui intestare le fatture.
• Certificati — i modelli di certificato pronti da compilare.
• Documenti — i modelli dei documenti da far firmare al paziente.
• Messaggi — i crediti WhatsApp e la cronologia degli invii (trattati nel capitolo Conferme e promemoria).
• Prestazioni — il listino delle prestazioni con prezzo e durata.
• Prenotazioni online — il link e la pagina pubblica con cui i pazienti prenotano da soli.
• Profilo studio — i dati e le sedi dello studio, le impostazioni di fatturazione, gli orari del calendario e le notifiche ai pazienti (email e WhatsApp).
• Profilo utente — i tuoi dati personali, professionali e fiscali, il logo e il collegamento a Google Calendar.
• Sistema TS — la configurazione per l'invio delle fatture alla Tessera Sanitaria (solo Proprietario).
• Stanze — gli spazi dello studio usati nel calendario.

Profilo studio è organizzato in quattro schede: Info Studio, Fatturazione, Gestione Appuntamenti e Notifiche. Non c'è un pulsante Salva fisso: appena modifichi un campo, in basso compare la barra 1 modifica non salvata (o N modifiche non salvate) con Annulla, che scarta le modifiche, e Salva modifiche (N), che le registra. Ogni scheda si salva in modo indipendente: la barra salva solo la scheda su cui stai lavorando.

Se provi a cambiare scheda con modifiche in sospeso, Appuntoo apre la finestra Modifiche non salvate: con Continua a modificare resti dove sei, con Cambia scheda le modifiche vengono scartate. Lo stesso avviso, con Esci senza salvare, compare se lasci la pagina.

Nella scheda Info Studio trovi tre elementi:

• Nome studio — il nome con cui lo studio compare in Appuntoo e, se lo scegli, come emittente delle fatture (vedi Fatturazione).
• Numero di telefono — il recapito dello studio, facoltativo. Scrivi un numero italiano di 9 o 10 cifre, con o senza il prefisso +39 (spazi e trattini sono ammessi); altrimenti compare l'errore «Inserisci un numero di telefono valido (9 o 10 cifre).». Appuntoo lo mette a disposizione della pagina pubblica delle prenotazioni online insieme al nome dello studio.
• Sedi dello Studio — gli indirizzi (o le modalità) in cui ricevi i pazienti. Le sedi compaiono quando crei un appuntamento, così indichi dove si svolge la visita. Serve almeno una sede: senza, il profilo non si salva e compare l'avviso «Devi aggiungere almeno una sede per poter salvare il profilo studio.».

Per aggiungere o modificare una sede:

1. Nel riquadro Sedi dello Studio premi Aggiungi Sede, oppure Modifica su una sede esistente.
2. Scrivi il Nome sede e scegli la Tipologia sede (vedi sotto).
3. Per una sede In studio compila Indirizzo e Città.
4. Imposta le caselle Sede principale e Sede attiva, poi premi Salva (o Aggiorna se stai modificando): la sede viene registrata subito.

La Tipologia sede indica come si svolgono le visite in quella sede:

• In studio — la sede fisica, con indirizzo e città. È l'unica tipologia che può avere stanze.
• Smart · Incontro a distanza — per le sedute online. Non ha indirizzo né città: la finestra ricorda di concordare con il paziente le modalità di collegamento.
• A domicilio del paziente — per le visite a casa del paziente. Non ha un indirizzo fisso: l'indirizzo del paziente si indica nel singolo appuntamento.

Nell'elenco ogni sede mostra un badge con la tipologia (In studio, Smart · A distanza o A domicilio), il badge Principale sulla sede principale e Disattivata sulle sedi non attive, che non vengono più proposte nei nuovi appuntamenti. La prima sede che crei diventa automaticamente principale. Con il cestino elimini una sede, ma non puoi eliminare la sede principale (né disattivarla), né una sede che ha stanze, appuntamenti o disponibilità delle prenotazioni online: in questi casi Appuntoo lo segnala e puoi disattivarla togliendo la spunta Sede attiva. Se non hai ancora inserito nessuna sede, l'elenco mostra «Nessuna sede configurata».

La scheda Fatturazione raccoglie i valori predefiniti usati ogni volta che crei una fattura e le numerazioni. Impostarli qui significa non doverli reinserire a ogni documento: la nuova fattura parte già compilata e tu correggi solo le eccezioni.

• Mostra il nome dello studio in fattura — spenta di default. Se la attivi, l'emittente della fattura è il Nome studio indicato in Info Studio; se la lasci spenta, in fattura compaiono il titolo, il nome e il cognome del professionista.
• Regime Fiscale — Regime Forfettario oppure Regime Ordinario.
• IVA predefinita nuove fatture — l'aliquota proposta per le nuove righe: 0%, 4%, 5%, 10% o 22%.
• Natura IVA predefinita — la natura da usare quando l'IVA è 0% (per esempio N2.2); con le altre aliquote il campo indica «Non richiesta».
• Cassa Previdenziale — attivala con la spunta Usa una cassa previdenziale predefinita per le nuove fatture e scegli la cassa dall'elenco.
• Includi la cassa previdenziale nel totale prestazioni — il valore proposto nelle nuove fatture; puoi cambiarlo nella singola fattura.
• Numerazioni fatture — le serie di numerazione, descritte qui sotto.
• Testo fiscale predefinito in fattura — la dicitura stampata nella fattura PDF (per esempio la causale del regime forfettario). Se non lo personalizzi, viene usato il testo fiscale standard del sistema.
• Template predefinito email invio fatture — il testo dell'email con cui invii la fattura; potrai sempre modificarlo prima dell'invio.

Il riquadro Numerazioni fatture elenca le serie disponibili. Principale è la serie incorporata, sempre presente, con numeri senza codice (esempio: 12-26). Per crearne una nuova:

1. Scrivi il codice nel campo Nuova numerazione: da 1 a 5 caratteri, deve iniziare con una lettera e può contenere lettere o numeri (per esempio A o B2).
2. Premi Aggiungi: la serie compare nell'elenco con il suo esempio di numero, come 12B2-26. Il codice non potrà più essere rinominato.
3. Se vuoi che le nuove fatture la propongano automaticamente, seleziona Predefinita sulla sua riga.

Su ogni serie personalizzata trovi un solo pulsante, che dipende dall'uso: Elimina se non è mai stata usata (la eliminazione è definitiva), Archivia se ha già fatture associate (non sarà più proposta nelle nuove fatture, ma i documenti esistenti non cambiano) e Ripristina se è archiviata. Queste operazioni, come la scelta della predefinita, si applicano subito, senza passare dalla barra di salvataggio.

La scheda Gestione Appuntamenti regola come appare il calendario per tutto lo studio. I campi sono, nell'ordine:

• Visualizzazione degli orari — come la griglia del calendario mostra gli orari. Scegli una delle due opzioni, presentate come riquadri selezionabili. Slot appuntamenti: ogni riga è uno slot lungo quanto la durata predefinita, con l'ora di inizio e quella di fine (per esempio 09:00–09:45, 09:45–10:30 con 45 minuti). Classica: righe da 15 minuti, con l'orario a ogni ora piena. Sotto le opzioni leggi «La scelta si applica a tutti i collaboratori dello studio dopo il salvataggio». L'anteprima accanto alle opzioni mostra come apparirà il calendario con la durata impostata: un piccolo calendario con un appuntamento di esempio e, sotto, una didascalia che riassume la modalità scelta. L'anteprima si aggiorna quando cambi opzione, durata o orari di lavoro.
• Durata predefinita appuntamento (minuti) — quanto dura un appuntamento appena creato; il valore predefinito è 45 minuti e puoi indicare da 1 a 480 minuti. Con la visualizzazione Slot appuntamenti è anche la lunghezza di ogni slot.

Sotto un separatore trovi le limitazioni del calendario. Attivando Abilita limitazioni calendario indichi ad Appuntoo i tuoi giorni e orari di lavoro, così l'agenda mostra solo le fasce in cui ricevi. Se l'opzione è spenta, il calendario non limita giorni né orari.

• Giorni lavorativi — selezioni i giorni della settimana, da Lunedì a Domenica.
• Ora inizio e Ora fine giornata lavorativa — l'intervallo orario visualizzato nell'agenda (predefinito 09:00–18:00).

Con le limitazioni attive il calendario nasconde i giorni non lavorativi e mostra solo l'orario di lavoro; con Slot appuntamenti, inoltre, il primo slot parte dall'ora di inizio e l'ultimo si ferma all'ora di fine, accorciato se non c'è spazio per uno slot intero. Senza limitazioni la griglia va dalle 06:00 alle 22:00. La durata predefinita è la stessa che ritrovi quando clicchi su uno spazio libero del calendario: ti basta confermare invece di impostarla ogni volta. Tutti i dettagli sulle due visualizzazioni sono nel capitolo Calendario.

La quarta scheda, Notifiche, è il punto in cui attivi e personalizzi i messaggi automatici di conferma e promemoria inviati ai pazienti: i due canali Email (gratis, su tutti i piani) e WhatsApp (a crediti, piani premium), i template, la modalità di invio, l'anteprima dei messaggi e la lingua dei messaggi WhatsApp.

Trovi qui i comandi, ma il funzionamento completo delle notifiche, dei crediti e della cronologia è descritto nel capitolo dedicato.

Mentre Profilo studio riguarda lo studio, Profilo utente contiene i tuoi dati. È l'unica voce di questa area visibile a tutti i ruoli, perché ciascuno gestisce il proprio profilo. La pagina si intitola Modifica profilo e ha due schede: Informazioni Personali e Google Calendar. Nella prima trovi:

• Anagrafica — Nome, Cognome, Sesso, Telefono, Email e, se vuoi cambiarla, Password con Conferma password. Nome, Cognome, Sesso ed Email sono obbligatori.
• Dati professionali e fiscali — Codice Fiscale (obbligatorio), Partita iva, Ordine/Albo di appartenenza (puoi scegliere un suggerimento, come «Ordine dei Fisioterapisti», oppure scrivere la denominazione territoriale completa) e N. iscrizione all'Ordine/Albo (per esempio 12345 o A/12345). La casella Mostra Ordine/Albo e numero di iscrizione nelle fatture PDF, attiva di default, decide se stamparli in fattura.
• Domicilio fiscale — Città, CAP (si compila da solo quando scegli la città; puoi correggerlo) e Indirizzo. Anche qui la casella Mostra il domicilio fiscale nelle fatture PDF, attiva di default, decide se stamparlo.
• Logo — un'immagine in PNG o JPG (fino a 5 MB) usata nell'intestazione delle fatture e dei certificati. Il logo è personale: i certificati riportano quello di chi li genera, mentre le fatture, emesse a nome del Proprietario, riportano il logo del Proprietario. Per sostituirlo, rimuovilo con la X e caricane un altro. Per una resa standard usa un logo compatto su sfondo trasparente o bianco; per mostrarlo a tutta larghezza usa un formato banner, più largo che alto (almeno 4:1, per esempio 2400×600 px).

Premi Salva per registrare. Se esci dalla pagina con modifiche non salvate, Appuntoo te lo segnala con la finestra Modifiche non salvate: scegli Continua a modificare o Esci senza salvare.

Nella scheda Google Calendar colleghi il tuo account Google con Accedi con Google, scegli quali calendari importare (anche con Seleziona tutti / Deseleziona tutti) e confermi con Salva selezione; con Disconnetti interrompi il collegamento. Il funzionamento nel calendario è descritto in Calendario → Google Calendar.

In Stanze elenchi gli spazi fisici dello studio. Le stanze compaiono poi nell'appuntamento e nelle viste «Stanze» del calendario, dove vedi a colpo d'occhio come sono occupati gli ambienti. La tabella mostra per ogni stanza Nome, Sigla e Sede.

1. Premi Nuovo per creare una stanza, indicando la Sede (obbligatoria) a cui appartiene, un Nome e una Sigla (massimo 4 caratteri), usata come etichetta breve nelle viste fitte. Nel menu Sede compaiono solo le sedi attive di tipologia In studio: le sedi Smart e a domicilio non hanno stanze.
2. Per cambiare l'ordine, trascina le righe nella posizione desiderata e premi Salva ordine.

Aprendo una stanza puoi configurarne l'Occupazione collaboratore: attivando Assegna fasce orarie della stanza a collaboratori specifici assegni le fasce orarie della stanza a collaboratori specifici, giorno per giorno. Per ogni giorno (da Lunedì a Domenica) aggiungi una o più fasce con Aggiungi fascia per…, indicando Dalle, Alle e il Collaboratore assegnato; le fasce dello stesso giorno non possono sovrapporsi. Una stanza che ha appuntamenti associati non si può eliminare.

In Sistema TS (pagina Configurazione sistema Tessera Sanitaria) configuri l'invio delle fatture al Sistema Tessera Sanitaria. La pagina è riservata al Proprietario: la configurazione si fa una volta sola e vale per tutto lo studio, così anche Amministratore e Segreteria possono poi inviare le fatture dalla lista.

• Invio come — Professionista individuale oppure Struttura sanitaria. L'invio come struttura è disponibile solo con il piano Studio: con gli altri piani la pagina mostra solo «Professionista individuale».
• Username Sistema TS — l'identificativo con cui accedi al Sistema TS.
• Dati fiscali usati per l'invio — un riquadro di sola lettura con il codice fiscale e la Partita IVA che Appuntoo userà, presi dal Profilo utente. Il collegamento Modifica dati fiscali nel profilo apre il Profilo utente e, dopo il salvataggio, ti riporta qui.
• Password TS — la password del Sistema TS; quando è memorizzata vedi il badge Salvata.
• PIN TS — il PIN del Sistema TS; quando è memorizzato vedi il badge Salvato.

Il riquadro Dati fiscali usati per l'invio mostra anche lo stato della configurazione:

• Pronto per l'invio — tutto è completo e salvato.
• Configurazione da completare — manca qualcosa (username, password, PIN, Partita IVA o, per il professionista individuale, un codice fiscale valido nel Profilo utente). Un messaggio in rosso indica cosa completare, per esempio «Completa la Partita IVA nel Profilo utente prima di inviare al Sistema TS.».
• Modifiche non salvate — hai cambiato dei campi senza salvare. Se lasci la pagina, Appuntoo chiede conferma con Continua a modificare o Esci senza salvare.

Come professionista individuale l'invio usa il codice fiscale e la Partita IVA del Profilo utente: il codice fiscale deve essere valido, altrimenti la configurazione non si può salvare. Come struttura sanitaria il riquadro mostra solo la Partita IVA della struttura (sempre quella del Profilo utente del titolare) e compaiono due campi in più:

• Codice Proprietario (solo per le strutture sanitarie) — il codice della struttura nel formato XXX-YYY-ZZZZZZ: tre gruppi di lettere o cifre separati da trattini, che corrispondono a codice regione, codice ASL e codice della struttura. Il punto interrogativo accanto al campo ricorda dove trovarlo: nell'area riservata del Sistema TS, in Profilo utente → Stampa pincode.
• Codice fiscale del titolare o legale rappresentante che ha ricevuto le credenziali TS — un codice fiscale valido di 16 caratteri, della persona a cui sono intestate le credenziali.

Per ragioni di sicurezza, sia per visualizzare sia per salvare le credenziali TS ti viene chiesta la password del tuo account Appuntoo: a credenziali salvate i campi restano bloccati finché non premi Visualizza password e modifica. La password TS torna visibile, mentre il PIN può solo essere sostituito, mai rivisualizzato.

Il riquadro in cima alla pagina ti guida nei due casi: la prima configurazione (come generare e inserire password e PIN TS) e l'aggiornamento di credenziali già salvate. Il percorso completo, passo per passo, è nel capitolo PIN Sistema TS.

In Prestazioni costruisci il tuo listino. Ogni prestazione che definisci qui diventa selezionabile quando crei un appuntamento o una fattura, compilando in automatico prezzo e durata.

Premi Nuovo e compila la scheda:

• Nome — il nome della prestazione (per esempio «Seduta fisioterapia»).
• Prezzo (€) — l'importo proposto in fattura e in appuntamento.
• Durata (minuti) — quanto dura, così l'appuntamento occupa il giusto spazio in agenda (per una nuova prestazione è proposta 30).
• Compenso collaboratore (€) — il compenso riconosciuto al collaboratore per quella prestazione (non può superare il prezzo).

Da Impostazioni → Prenotazioni online attivi il link di prenotazione del tuo studio: la pagina pubblica con cui i pazienti prenotano da soli prestazione, professionista e orario. Le richieste arrivano in Appuntoo come appuntamenti da confermare.

Da Impostazioni → Anamnesi crei e gestisci i modelli di anamnesi: le schede preimpostate che poi compili sul singolo paziente.

I modelli di certificati ti permettono di scrivere il testo una volta e generarlo poi in pochi secondi dalla scheda del paziente. Premendo Nuovo scegli Template vuoto oppure Da template esistente, che duplica un tuo modello già salvato (lo selezioni in Seleziona un modello e premi Continua).

• Nome modello — come ritroverai il certificato nell'elenco dei modelli.
• Testo certificato — il corpo del certificato. L'editor ha il grassetto, gli elenchi e l'allineamento; il menu ☐ Caselle inserisce una casella vuota, spuntata o barrata; il menu Inserisci campo aggiunge i segnaposto dei gruppi Paziente, Studio, Professionista e Certificato (per esempio Nome paziente). Nell'editor il segnaposto appare come un'etichetta colorata e viene sostituito con il dato reale quando generi il certificato.
• Footer PDF — stampato automaticamente in tutte le pagine del certificato. Il Blocco sinistro contiene di solito luogo e data (predefinito: Luogo certificato, Data certificato); il Blocco destro accetta i dati del professionista (predefinito: «Dott.» seguito da nome e cognome) e compare sopra la linea della firma. Sotto trovi l'Anteprima footer; Ripristina footer standard riporta i testi predefiniti.

I modelli di documenti servono per i moduli che il paziente deve firmare, come il consenso informato. Premendo Nuovo scegli Template vuoto oppure Da template esistente: qui il secondo pulsante apre i modelli della community, filtrati per Specializzazione, con l'avviso «Template di esempio — verificare prima dell'uso» (vanno sempre personalizzati e verificati). Poi dai un Nome documento e scrivi il Testo documento nello stesso editor dei certificati, con caselle e segnaposto per i dati del paziente.

In Aziende tieni le anagrafiche delle società a cui intestare le fatture, quando il destinatario non è una persona fisica ma un'azienda. Ogni anagrafica raccoglie ragione sociale, Partita IVA, indirizzo, recapiti e codice destinatario, così la usi al volo in fase di fatturazione.

A differenza delle altre voci di Impostazioni, Aziende è accessibile anche al ruolo Segreteria.