Le prenotazioni online

Il link di prenotazione è l'indirizzo pubblico della pagina di prenotazione del tuo studio. È composto da nome dello studio, ambito professionale e città della sede principale, ad esempio:

• appuntoo.com/prenota/studio-fisioterapico-aurora/fisioterapista/milano

Chi apre il link vede una pagina con le informazioni dello studio (foto, sedi, punti di forza, profili dei professionisti) e un percorso guidato in pochi passaggi per prenotare. Il funzionamento in breve:

1. Tu attivi e configuri le prenotazioni online una volta sola (bastano pochi minuti).
2. Condividi il link dove preferisci: WhatsApp, sito, social, biglietti da visita.
3. Il paziente sceglie sede, professionista, prestazione e orario tra quelli che tu hai reso disponibili, e lascia i suoi dati.
4. La prenotazione arriva in Appuntoo come richiesta Da confermare: la approvi o la rifiuti tu, e solo dopo la conferma diventa un appuntamento a tutti gli effetti.

Non c'è nessun pagamento online: la pagina lo dice chiaramente al paziente (Conferma da parte dello studio, nessun pagamento online).

La configurazione è in Impostazioni → Prenotazioni online (voce visibile a Proprietario e Amministratore). La prima volta la pagina si presenta con le prenotazioni disattivate:

• In alto c'è il titolo Prenotazioni online con lo stato (Disattivate oppure Pagina attiva) e l'interruttore per accendere o spegnere la funzione.
• Al centro, il pulsante Abilita prenotazioni online attiva la configurazione: compaiono le cinque schede Generale, Collaboratori e prestazioni, Disponibilità, Assenze e Pagina pubblica.

Accanto al nome di ogni scheda un pallino di stato segnala a colpo d'occhio se la sezione è a posto (verde) o se manca qualcosa per pubblicare (rosso).

La scheda Generale è dove nasce il link. I tre ingredienti dell'indirizzo:

• Nome dello studio — Appuntoo lo trasforma automaticamente nella prima parte del link (es. "Studio Fisioterapico Aurora" → studio-fisioterapico-aurora). Con Rigenera dal nome studio puoi ricalcolarlo in ogni momento.
• Ambito professionale — lo scegli qui, da un elenco con ricerca (fisioterapista, osteopata, logopedista…). Definisce la professione mostrata nell'indirizzo e nella pagina pubblica. Finché non lo selezioni il link non può essere pubblicato.
• Città — arriva dalla sede principale dello studio. Se la sede principale non ha una città, compare l'avviso Configura una sede principale con città prima di pubblicare il link (vedi Impostazioni → Profilo studio → Sedi).

Il riquadro Il tuo link mostra l'indirizzo completo con lo stato Pubblicato o Non pubblicato e i pulsanti:

• Copia link — copia l'indirizzo negli appunti (conferma con il messaggio Link prenotazione copiato), pronto da incollare dove vuoi.
• Apri pagina — apre la pagina pubblica in una nuova scheda, per vederla come la vedono i pazienti.

Il link viene pubblicato solo al salvataggio: finché non salvi vedi l'avviso Il link è composto ma non è ancora attivo. Salva tutte le modifiche per pubblicarlo, copiarlo o aprire la pagina. Nelle altre schede una barra in alto ripropone sempre il link con Copia e Apri.

Sempre nella scheda Generale, la sezione Opzioni della pagina regola il comportamento della prenotazione per i pazienti:

• Scelta del professionista — se attiva, il paziente sceglie con chi prenotare tra i collaboratori abilitati. Se la disattivi, il passaggio scompare dalla pagina e Appuntoo assegna automaticamente un professionista disponibile per l'orario scelto.
• Mostra i prezzi — se la disattivi, le prestazioni restano prenotabili ma i prezzi non compaiono nella pagina di prenotazione (né nel riepilogo della richiesta).

Entrambe le opzioni si possono cambiare in qualunque momento: al salvataggio la pagina pubblica si aggiorna subito.

Nella scheda Collaboratori e prestazioni decidi chi può ricevere prenotazioni online e che cosa si può prenotare con ciascuno:

1. A sinistra trovi l'elenco dei professionisti dello studio (Proprietario, Amministratori e Collaboratori; la Segreteria non è prenotabile). Attiva l'interruttore accanto a chi vuoi rendere prenotabile: appena abilitato parte con tutte le prestazioni selezionate.
2. Seleziona un collaboratore per aprire a destra il pannello Prestazioni prenotabili: qui spunti le prestazioni del listino che si possono prenotare online con lui, ciascuna con durata e prezzo (es. "45 min - 50,00 €"). I pulsanti Tutte e Nessuna velocizzano la selezione.

Solo le prestazioni selezionate compaiono nella pagina di prenotazione. Se una prestazione manca dal listino, il collegamento Gestisci le prestazioni porta a Impostazioni → Prestazioni (vedi Impostazioni).

Due condizioni da rispettare, segnalate con un avviso: serve almeno un collaboratore abilitato per pubblicare la pagina, e ogni collaboratore abilitato deve avere almeno una prestazione selezionata (senza prestazioni non compare nella pagina).

La scheda Disponibilità definisce quando ogni collaboratore riceve prenotazioni online, sede per sede. Il funzionamento:

1. Scegli la sede dal menu e il collaboratore dai pulsanti a pillola: le fasce che imposti valgono per quella combinazione.
2. Per ogni giorno della settimana (da lunedì a domenica) aggiungi una o più fasce orarie con ＋ Aggiungi: orario di inizio, orario di fine e, se lo studio ha stanze configurate, la stanza in cui riceve (facoltativa: puoi lasciare Nessuna stanza).
3. I giorni senza fasce risultano Riposo: non sono prenotabili e il paziente non vede orari per quel giorno.

Dalle fasce Appuntoo ricava gli orari proposti al paziente, calcolati sulla durata della prestazione scelta e aggiornati in tempo reale in base agli impegni già in agenda. Se due fasce dello stesso giorno si accavallano o hanno orari incoerenti, i campi si colorano di rosso (Fascia sovrapposta, Intervallo non valido) e la pagina non si può salvare finché non le correggi.

Ferie, congressi, chiusure straordinarie: nella scheda Assenze blocchi le prenotazioni online in giorni o orari precisi, senza toccare le disponibilità settimanali. Con ＋ Aggiungi assenza imposti:

• Chi è assente — Tutto lo studio (chiusura totale) oppure un singolo collaboratore.
• Il periodo — dal giorno al giorno (anche un giorno solo), con la spunta Giornata intera oppure una fascia oraria Dalle/Alle per le assenze parziali (es. solo il pomeriggio).
• Il motivo — facoltativo e visibile solo a te ("Ferie", "Congresso", …): il paziente vede semplicemente che non ci sono orari disponibili.

Le assenze sono raggruppate per mese e, quando diventano tante, le tieni sotto controllo con i filtri Periodo (attuali e future, passate, tutte), Ambito (studio o collaboratori) e la ricerca per motivo o collaboratore. Ogni assenza si può Modificare o eliminare in qualunque momento.

La scheda Pagina pubblica cura l'aspetto della pagina che i pazienti vedono. È divisa in due parti: Studio e Professionisti.

Studio — i contenuti generali della pagina:

• Foto profilo dello studio — compare nella testata quando i professionisti abilitati sono più di uno (con un solo professionista si usa la sua foto). Dopo il caricamento puoi regolare inquadratura e zoom.
• Galleria dello studio — foto degli ambienti (JPG o PNG): le prime tre sono in evidenza nella sezione "Lo studio" della pagina, le altre restano navigabili nella galleria. Puoi riordinare eliminando e ricaricando.
• Punti di forza dello studio — fino a tre riquadri con le caratteristiche reali dello studio: scegli l'icona (Privacy, Accessibilità, Wi-Fi, Parcheggio, Sala d'attesa, Comfort), un titolo e una breve descrizione.

Professionisti — il profilo pubblico di ogni collaboratore abilitato, selezionabile dai pulsanti a pillola:

• Foto del professionista, con ritaglio e zoom regolabili.
• Qualifica o ruolo — es. "Fisioterapista OMPT", mostrata sotto il nome.
• Presentazione — un testo libero (con grassetti ed elenchi) su esperienza e approccio.
• Punti chiave — brevi etichette mostrate sotto la presentazione: certificazioni, anni di esperienza, approccio.
• Trattamenti mostrati — l'elenco deriva automaticamente dalle prestazioni abilitate nella scheda Collaboratori: per cambiarlo usa il collegamento Modifica nel tab Collaboratori.

Se non compili i campi, Appuntoo mostra comunque una pagina completa con testi neutri; foto e presentazioni ben curate, però, rendono la pagina molto più convincente.

Tutte le schede condividono un unico salvataggio. Appena modifichi qualcosa compare in basso la barra N modifiche non salvate con due scelte:

• Salva tutte le modifiche (N) — applica e pubblica tutto in una volta: da quel momento la pagina pubblica mostra la nuova versione.
• Annulla — ripristina l'ultima versione salvata, scartando le modifiche.

Finché non salvi, la pagina pubblica continua a mostrare l'ultima versione salvata (te lo ricorda un avviso quando provi ad aprirla). Se cerchi di uscire dalla pagina con modifiche in sospeso, Appuntoo chiede conferma: Hai delle modifiche non salvate… Vuoi uscire senza salvare? con le scelte Continua a modificare ed Esci senza salvare.

Per pubblicare il link servono, in sintesi: l'ambito professionale, una sede principale con città, almeno un collaboratore abilitato con almeno una prestazione, e fasce orarie valide. Se manca qualcosa, il salvataggio ti porta direttamente sul punto da sistemare.

Il paziente che apre il link trova la pagina dello studio e il riquadro Prenota appuntamento ("Pochi passaggi, conferma da parte dello studio"). Il percorso è guidato e mostra solo i passaggi necessari:

1. Sede — solo se lo studio ha più sedi prenotabili.
2. Professionista — solo se la scelta del professionista è attiva e i professionisti sono più di uno; ogni scheda mostra foto, ruolo e prima disponibilità, con il profilo completo raggiungibile da Vedi profilo.
3. Prestazione — l'elenco delle prestazioni abilitate, con durata e, se visibile, prezzo.
4. Data e orario — un calendario a tre giorni alla volta con gli orari liberi sotto ogni giorno; le frecce scorrono i giorni e Mostra altri orari espande la lista. La nota Gli orari mostrati sono aggiornati in tempo reale conferma che gli slot rispecchiano l'agenda del momento.
5. I tuoi dati — quattro campi: Nome, Cognome, Telefono ed Email, tutti obbligatori. Un riquadro informa che La richiesta resta in attesa di approvazione dello studio. Nessun pagamento online.

Il riepilogo Le tue scelte accompagna tutto il percorso. Con Conferma prenotazione la richiesta parte e il paziente vede la schermata Richiesta inviata: "La tua richiesta … è stata inviata allo studio. Riceverai la conferma via email o WhatsApp". Da smartphone il percorso è identico, in un pannello che si apre dal basso con il pulsante fisso Prenota appuntamento.

Ogni prenotazione inviata dal paziente entra in Appuntoo come richiesta Da confermare e ti viene segnalata in due punti:

• La campanella nella barra in alto — il contatore mostra quante richieste sono da gestire. Cliccando si apre il pannello Notifiche sulla scheda Attività: ogni riga Nuova richiesta di prenotazione riporta paziente, giorno, prestazione, orario e contatti, con i pulsanti Vai al giorno (apre il calendario su quel giorno) e Gestisci (apre la richiesta).
• Il calendario — la richiesta compare già nello slot scelto dal paziente come blocco ambra con bordo tratteggiato, ben distinguibile dagli appuntamenti confermati. Così vedi subito se l'orario ti va bene prima di approvare.
• La tua casella email — per ogni nuova richiesta ricevi anche un'email con i dati del paziente e il pulsante Apri nel gestionale, utile quando non hai l'app aperta (vedi Le email automatiche).

All'arrivo di una nuova richiesta Appuntoo mostra il messaggio Nuova prenotazione online ricevuta e, se attivo, riproduce un suono di avviso (lo accendi o spegni dall'icona nel pannello Notifiche). L'elenco si aggiorna da solo ogni circa 30 secondi mentre l'app è aperta.

Aprendo la richiesta (da Gestisci o cliccando il blocco nel calendario) trovi una finestra dedicata, intestata Prenotazione online · Da confermare, con i dati lasciati dal paziente: nome, telefono ed email. Da qui:

1. Controlla i dettagli — data, orario, prestazione, professionista, sede e prezzo. Con Modifica dettagli puoi correggere qualunque campo (es. spostare l'orario) prima di confermare.
2. Collega il paziente — Appuntoo cerca da solo possibili corrispondenze in anagrafica (per nome, telefono o email): se il paziente esiste già, selezionalo; altrimenti cerca manualmente oppure usa Crea un nuovo paziente con questi dati, che apre la scheda già precompilata. Questo evita doppioni in anagrafica.
3. Decidi — quando è tutto a posto (Tutto pronto: puoi confermare l'appuntamento):
   • Conferma appuntamento — la richiesta diventa un appuntamento Confermato a tutti gli effetti; il paziente riceve l'email Prenotazione approvata (vedi Le email automatiche) e, se le notifiche WhatsApp sono attive, anche conferma e promemoria secondo le impostazioni dello studio (vedi Promemoria WhatsApp).
   • Rifiuta richiesta — si apre una finestra dove puoi aggiungere un messaggio facoltativo per spiegare al paziente il motivo del rifiuto (può restare vuoto); l'appuntamento risulta Disdetto, lo slot torna libero e il paziente riceve l'email Prenotazione non approvata con l'eventuale motivo.

Oltre alle notifiche nel gestionale e ai messaggi WhatsApp, le prenotazioni online generano una serie di email automatiche: tengono aggiornati te e il paziente in ogni fase, senza che tu debba scrivere nulla.

• Alla richiesta partono due email in contemporanea: a te arriva Nuova richiesta di prenotazione, con i dati e i contatti del paziente e il pulsante Apri nel gestionale che porta dritto alla richiesta da approvare; al paziente arriva Abbiamo ricevuto la tua richiesta, la ricevuta che gli ricorda che l'appuntamento non è ancora confermato e che riceverà un'altra email con l'esito.
• Se confermi, il paziente riceve Prenotazione approvata con il riepilogo dell'appuntamento e l'indirizzo dello studio cliccabile (si apre in Google Maps). L'email è anche un invito calendario: Gmail, Apple Mail e Outlook mostrano la scheda "Aggiungi al calendario", così l'appuntamento finisce nel calendario personale del paziente.
• Se rifiuti, il paziente riceve Prenotazione non approvata: se hai scritto un messaggio nel rifiuto, compare nel riquadro Motivo indicato dallo studio.

Anche dopo la conferma il paziente resta aggiornato: se in seguito sposti l'appuntamento dall'agenda riceve Appuntamento spostato con la vecchia data barrata e la nuova in evidenza; se lo elimini riceve Appuntamento annullato. In entrambi i casi il suo calendario personale si aggiorna da solo (l'evento si sposta o sparisce). Queste due email valgono per tutti gli appuntamenti, non solo per quelli nati online, e partono solo se il paziente ha un'email in anagrafica.