I pazienti

Aprendo Pazienti dal menu laterale vedi l'elenco completo. In alto, il titolo Pazienti (N) riporta tra parentesi quanti pazienti ci sono nell'elenco (se hai applicato dei filtri, quanti corrispondono alla ricerca). I pazienti sono ordinati dal più recente. Sul piano Free (o con un abbonamento scaduto), accanto al numero compare anche la dicitura di 30, per ricordarti il tetto massimo previsto da quel piano.

La tabella mostra una riga per paziente con le colonne essenziali:

• Codice Fiscale — l'identificativo fiscale del paziente.
• Nome — nome e cognome.
• Data di Nascita — la data di nascita registrata.
• Residenza — indirizzo e città di residenza.

All'estrema destra di ogni riga trovi le azioni rapide, nell'ordine:

• WhatsApp — apre una chat con il paziente (se ha un numero registrato).
• Dettaglio (icona a forma di occhio) — apre la scheda completa del paziente.
• Modifica (icona matita) — riapre la scheda anagrafica per correggere i dati.
• Elimina (icona cestino) — rimuove il paziente dopo la conferma nella finestra Elimina paziente. L'eliminazione è definitiva e non si può annullare.

Per restringere l'elenco, apri il riquadro Filtri sopra la tabella e cerca per:

1. Compila uno o più campi tra Nome, Codice Fiscale ed Email.
2. Premi cerca; con Reset azzeri i filtri e torni all'elenco completo.

Quando i pazienti sono molti, l'elenco è suddiviso in pagine da 10 alla volta: usa la paginazione in fondo alla tabella per scorrere. Per aggiungere un paziente, premi Nuovo in alto a destra. Su smartphone l'elenco diventa una serie di schede, una per paziente.

Il piano Free consente di archiviare fino a 30 pazienti. Quando ne hai già 30, premendo Nuovo non si apre il modulo ma la finestra Limite raggiunto, con il messaggio:

• «Hai raggiunto il limite massimo di 30 pazienti previsto dal piano Free.»

Da quella finestra puoi chiudere con Annulla oppure premere Passa ad un piano Premium per sbloccare i pazienti illimitati. Il limite vale anche se l'abbonamento a pagamento è scaduto. Finché resti sul piano Free, il contatore nel titolo della lista mostra «di 30» così sai sempre quanto spazio è rimasto.

Premendo Nuovo (o l'icona modifica su una riga della lista) si apre la finestra Nuovo paziente (in modifica si chiama Modifica paziente). Il modulo è organizzato in sezioni: gli unici campi obbligatori sono Nome e Cognome; il Genere è già impostato su Uomo e va cambiato se serve. Tutto il resto può essere completato in un secondo momento.

Dati Anagrafici. Inserisci Nome, Cognome, Genere (Uomo o Donna) e la Data di nascita.

Luogo di nascita. Indica dove è nato il paziente:

• Per un nato in Italia scegli la Città di nascita da un elenco.
• Se attivi Nato all'estero, al posto dell'elenco compaiono i campi liberi Nazionalità e Città da scrivere a mano.

Codice fiscale. Appuntoo lo calcola automaticamente dai dati anagrafici (nome, cognome, genere, data e città di nascita). Se il campo è vuoto, il codice viene inserito da solo e sotto compare Calcolato automaticamente. Se invece nel campo c'è un codice diverso, Appuntoo lo lascia com'è: il campo diventa giallo, sotto vedi quello calcolato («Calcolato: …») e con il pulsante Usa calcolato lo sostituisci (per le omocodie puoi salvare comunque il tuo). Per i nati all'estero il codice non viene calcolato: inseriscilo a mano se disponibile. Per chi non ha un codice fiscale italiano spunta Identificativo fiscale estero e scrivi il valore: il codice non viene verificato e le fatture di questo paziente risulteranno «Non inviabile» al Sistema TS.

Dati di contatto. Aggiungi Email e Telefono: servono per conferme e promemoria (email e WhatsApp) e per l'invio delle fatture via email. Il telefono, se lo inserisci, deve essere un numero italiano di 9 o 10 cifre: il prefisso +39 viene tolto automaticamente.

Residenza. Funziona come il luogo di nascita:

• Per un residente in Italia scegli la Città di residenza da un elenco e Appuntoo propone automaticamente il CAP; completa con Indirizzo residenza e, se serve, correggi il Cap residenza.
• Se attivi Residente all'estero, compili a mano Paese di residenza, Città di residenza, Indirizzo residenza e Cap residenza.

Genitori per fatturazione. Per i pazienti minorenni puoi collegare uno o più genitori a cui intestare le fatture:

1. Premi Aggiungi genitore.
2. Scegli Anagrafica esistente e cerca il genitore tra i pazienti (la ricerca parte dopo almeno 2 caratteri), oppure Nuova anagrafica genitore e compilane i dati (nome e cognome sono obbligatori). Puoi aggiungere più genitori e toglierli con Rimuovi.
3. Una nuova anagrafica genitore diventa un paziente dell'archivio (sul piano Free conta nel limite di 30); le modifiche fatte qui ai dati di un genitore esistente aggiornano la sua anagrafica.
4. Se il minore non ha ancora un genitore collegato, Appuntoo lo segnala con l'avviso Paziente minorenne senza genitore per fatturazione.

Occupazione. Nel campo Lavoro puoi annotare l'occupazione del paziente.

Note. Nel campo Note paziente scrivi le informazioni utili da tenere a portata di mano, per esempio preferenze di orario o indicazioni per l'accoglienza. Il testo può arrivare a 10.000 caratteri e compare nella scheda Anagrafica. Per le informazioni cliniche usa invece anamnesi e cartella clinica.

Al termine premi Salva (o Annulla per uscire senza salvare): il paziente è subito disponibile per appuntamenti e fatture.

Cliccando su un paziente (o sull'icona dettaglio a forma di occhio) apri la sua scheda, con il nome del paziente in alto e le linguette (tab) subito sotto. Le schede sono al massimo otto, in quest'ordine:

1. Anamnesi — la storia clinica, basata su modelli.
2. Cartella clinica — le note delle sedute, in ordine di data.
3. Certificati — i certificati generati per il paziente.
4. Allegati — i file (referti, esami, immagini) caricati sul paziente.
5. Appuntamenti — lo storico delle visite, futuro e passato.
6. Fatture — le fatture del paziente (visibile solo a Proprietario, Amministratore e Segreteria).
7. Documenti — i moduli da far firmare.
8. Anagrafica — i dati personali e di contatto.

Il pulsante indietro riporta all'elenco dei pazienti. Le sezioni seguenti spiegano una per una cosa contiene ciascuna scheda e cosa puoi farci.

Chi vede quali schede. Proprietario e Amministratore vedono sempre tutte e otto le schede. Per gli altri ruoli valgono due regole:

• Fatture è visibile solo a Proprietario, Amministratore e Segreteria: il Collaboratore vede le altre sette.
• Anamnesi, Cartella clinica, Certificati e Allegati contengono dati clinici. La Segreteria le vede solo se il Proprietario le ha concesso il permesso di accesso ai dati clinici; senza permesso la scheda del paziente si apre direttamente su Appuntamenti e mostra quattro linguette: Appuntamenti, Fatture, Documenti e Anagrafica.

La scheda Anagrafica mostra in sola lettura tutti i dati del paziente, raggruppati nelle stesse sezioni del modulo di inserimento:

• Dati Anagrafici — nome, cognome, genere, identificativo fiscale estero (Sì/No), codice fiscale e data di nascita (con l'età calcolata).
• Luogo di nascita — nato all'estero (Sì/No), nazionalità e città di nascita.
• Dati di contatto — email e telefono, cliccabili per scrivere o chiamare.
• Residenza — residente all'estero (Sì/No), paese, città, indirizzo e CAP.
• Occupazione — il lavoro indicato.
• Note — il blocco Note paziente con il testo inserito nel modulo, oppure «Non inserite» se è vuoto.
• Genitori per fatturazione — gli eventuali genitori collegati, con codice fiscale e residenza; il nome apre la loro scheda. Se il paziente è a sua volta genitore di un minore, in fondo compare «Associato come genitore di» con il nome del figlio.

I campi vuoti riportano «Non inserito» o «Non inserita». Per aggiornare qualcosa, premi Modifica in alto a destra: riapre lo stesso modulo visto nella creazione, con tutti i campi precompilati.

Nella scheda Anamnesi registri la storia clinica del paziente. Ogni anamnesi si basa su un modello, preparato una volta sola nelle impostazioni, così i campi da compilare sono sempre quelli giusti per la tua specializzazione.

L'anamnesi e i suoi modelli sono una parte centrale del software: per questo hanno un capitolo dedicato, in cui vedi passo per passo come si creano i modelli, ogni tipo di campo e come si compila un'anamnesi. Nella card salvata i divisori del modello separano le sezioni, come nel PDF.

La scheda Cartella clinica raccoglie le note datate del percorso del paziente: una per ogni seduta. Se è vuota, compare Nessuna cartella clinica presente.

1. Premi Nuova cartella clinica per aggiungere una nota.
2. Indica la Data (obbligatoria, proposta con la data di oggi) e scrivi il testo nel campo Cartella clinica (obbligatorio).
3. Salva: la nota appare come una card con la sua data e il testo.

Le note sono ordinate dalla più recente e ognuna è modificabile o eliminabile. Con Esporta PDF scarichi in un unico file l'intera cartella clinica del paziente (il pulsante è disattivato finché la cartella è vuota). Quando le note sono molte, sono mostrate 3 per pagina con la paginazione.

La scheda Certificati (N) elenca i certificati emessi per il paziente in una tabella con Nome certificato, Data e le azioni di riga: Modifica, Anteprima, Scarica ed Elimina. Se non ce ne sono, vedi Nessun certificato presente.

Per emetterne uno premi Nuovo certificato. Nel modulo:

1. Scegli il Modello certificato (facoltativo): puoi partire da un modello già pronto oppure da Scrivi da zero. Scegliendo un modello, nome e testo del certificato vengono sostituiti con quelli del modello: sceglilo prima di scrivere.
2. Compila Nome certificato, Data certificato e Luogo certificato (tutti obbligatori). Data e luogo sono proposti con la data di oggi e la città della sede principale.
3. Rivedi il Testo certificato nell'editor. Con Inserisci campo aggiungi i segnaposto, divisi nei gruppi Paziente, Studio, Professionista e Certificato: nel testo compaiono come etichette (per esempio «Nome paziente») e nel PDF vengono sostituiti dai dati reali. Dal menu ☐ Caselle inserisci una casella vuota (☐), spuntata (☑) o barrata (☒).

Dalla tabella puoi poi vedere l'anteprima e scaricare il certificato in PDF; il piè di pagina viene composto automaticamente.

La scheda Allegati (N) serve a conservare i file del paziente (referti, esami, immagini). Sotto al titolo è indicata la quota allegati del paziente, nel formato «usati / massimo» con il residuo disponibile: ogni paziente ha 100 MB. Se un caricamento supera lo spazio compare l'errore «Spazio massimo allegati del paziente superato.». Se non c'è nulla, vedi Nessun allegato presente.

Per aggiungere file premi Carica allegati: puoi selezionarne anche più di uno insieme (sono accettati PDF, immagini JPG, PNG e WEBP, documenti Word DOC/DOCX e fogli Excel XLS/XLSX; le immagini molto grandi, oltre 2560 pixel, vengono ridotte). Si apre la finestra Condivisione allegato — Condivisione allegati se i file sono più di uno — dove imposti:

1. Il Nome allegato (obbligatorio; con un solo file è già compilato). Se stai caricando più file insieme, il nome scelto viene applicato a tutti.
2. La Visibilità, scegliendo tra tre livelli (anche questa applicata a tutti i file del caricamento):
   • Solo il professionista che lo carica — l'allegato resta privato.
   • Tutti (predefinito) — ogni professionista o collaboratore autorizzato dello studio può vederlo.
   • Solo alcuni collaboratori — scegli da una lista chi può accedervi.

Durante un caricamento multiplo i file vengono trasmessi uno dopo l'altro: il pulsante mostra l'avanzamento (ad esempio Caricamento 2/5) e al termine un messaggio riepiloga quanti allegati sono stati caricati (per esempio «4 di 5 allegati caricati»).

Gli allegati compaiono in tabella con Nome, Visibilità, Tipo, Dimensione e Data. Sulle righe trovi le azioni Anteprima (quando il file è visualizzabile), Scarica, Accesso ed Elimina. Accesso apre la finestra Aggiorna accesso allegato, dove puoi rinominare il file e cambiarne la visibilità, e confermi con Salva accesso. Nella colonna Visibilità leggi «Tutti», «Solo chi ha caricato» o «Collaboratori selezionati (N)».

La scheda Appuntamenti mostra lo storico delle visite del paziente senza uscire dalla sua scheda. È in sola lettura: serve a consultare, non a creare appuntamenti (quelli si gestiscono dal Calendario). Le visite sono divise in due elenchi:

• Appuntamenti Futuri — le visite che devono ancora iniziare, tutte nella stessa pagina.
• Appuntamenti Passati — le visite già iniziate al momento in cui apri la scheda, dalla più recente, 10 per pagina.

Ogni riga riporta Data, Orario, Titolo (la descrizione dell'appuntamento, se c'è), Prestazione, Stato e se è Pagato (Si/No). Gli appuntamenti disdetti sono evidenziati in rosso. Se un appuntamento ha delle note, a fine riga trovi un pulsante che le mostra sotto la riga. Se non ci sono visite, compare Nessun appuntamento presente. Chi ha il ruolo Collaboratore vede solo i propri appuntamenti con il paziente.

La scheda Fatture (N) raccoglie tutte le fatture del paziente. È visibile solo a Proprietario, Amministratore e Segreteria: per il ruolo Collaboratore la linguetta non compare.

La tabella riporta, per ogni fattura:

• # — il numero completo della fattura, es. 12-26; con una numerazione dedicata compare anche il codice, es. 12A-26.
• Data di emissione.
• Importo.
• Pagamento — Pagata o Non pagata.
• Sistema TS — lo stato verso la Tessera Sanitaria (Inviata, Non inviata, Cancellata da TS o Non inviabile). Cliccando lo stato apri lo storico degli invii; accanto trovi il pulsante per inviare la fattura o, se è già inviata, per cancellarla dal Sistema TS.

A fine riga ci sono le azioni: anteprima, download, invio per email e, se la fattura non è ancora stata inviata al Sistema TS, Modifica ed Elimina. «Non inviabile» compare per i pazienti con identificativo fiscale estero.

Con il filtro Pagamento in alto puoi restringere l'elenco a Tutte, Pagate o Non pagate. Premendo Nuovo crei una fattura direttamente per quel paziente, con i suoi dati già compilati.

La scheda Documenti (N) gestisce i moduli da far firmare al paziente (consensi, informative). Per generarli:

1. Premi Nuovo: si apre la finestra Seleziona documenti da firmare con l'elenco dei modelli dello studio.
2. Spunta uno o più modelli.
3. Premi Salva (N), dove N è il numero di modelli scelti: Appuntoo genera un documento per ciascuno.

Se non esiste ancora nessun modello, la finestra mostra «Nessun modello disponibile.». Proprietario e Amministratore vedono anche il collegamento alla sezione Documenti da firmare, dove si creano i modelli (vedi Impostazioni); la Segreteria deve chiedere a loro di prepararli.

La tabella riporta Nome documento, lo Stato (Firmato o Non firmato) e le azioni di riga: Anteprima, Scarica, Firma documento (sui documenti non firmati) oppure Rimuovi firma (su quelli firmati) ed Elimina.

I dati del paziente vengono inseriti nel documento al momento della creazione: se in seguito correggi l'anagrafica, elimina il documento e generane uno nuovo. Rimuovi firma chiede conferma prima di riportare il documento a «Non firmato».

Per registrare la firma premi Firma documento: si apre la finestra Firma autografa. Il flusso è:

1. Scarica o stampa il documento dalla finestra.
2. Fai firmare il paziente sulla copia cartacea.
3. Conserva il documento firmato.
4. Conferma con Ho acquisito la firma: lo stato passa a Firmato.