Tempi di Conservazione: Cartelle, Fatture e Consensi [2026]

Prima o poi succede a tutti. L'armadio dell'archivio non si chiude più, il disco del computer è pieno di cartelle chiamate «pazienti vecchi» e qualcuno nello studio fa la domanda che nessuno vuole sentire: «Possiamo buttare le cartelle del 2014?». Oppure succede al contrario: un ex paziente chiede la copia della documentazione di sette anni fa, o il commercialista ti chiede le fatture di un anno che pensavi chiuso da tempo.

Sapere per quanto tempo conservare cartelle cliniche, fatture e consensi non è un dettaglio da archivisti. Se distruggi un documento troppo presto, ti togli la prova proprio quando ti serve per difenderti da una contestazione o da un controllo fiscale. Se invece tieni tutto per sempre, rischi di violare il principio di limitazione della conservazione del GDPR, che vieta di custodire dati personali più a lungo del necessario. E la difficoltà è che non esiste una legge unica: la cartella dello studio privato non ha una scadenza fissata per legge, le fatture seguono le regole fiscali, i consensi seguono la cartella, le radiografie hanno un decreto tutto loro e alcune professioni hanno regole deontologiche proprie.

Questa guida mette tutto in una sola tabella, con la fonte accanto a ogni termine. Nel quadro più ampio degli adempimenti privacy, la conservazione è uno dei 15 punti della checklist GDPR per lo studio medico; qui la approfondiamo documento per documento. Per i contenuti di informativa e consensi, invece, il riferimento è il confronto tra informativa privacy e consenso informato. E se cerchi un posto ordinato dove tenere la storia clinica di ogni paziente, la scheda paziente con cartella clinica e allegati di Appuntoo è pensata proprio per questo.

Troverai la risposta breve, la tabella completa dei tempi, il criterio con cui si calcola il termine della cartella nello studio privato, le regole per consensi, radiografie, fatture e Sistema TS, le norme di categoria per psicologi, odontoiatri e medici sportivi, i dati che non sono cartella (prenotazioni, email, WhatsApp, videosorveglianza), un esempio di politica di conservazione compilato e il modo corretto di cancellare. Se vuoi intanto mettere in ordine l'archivio, puoi provare Appuntoo gratis per 14 giorni, senza carta di credito.

Questa guida ha finalità informative e non sostituisce il parere del tuo commercialista, del consulente privacy o del legale. Le fonti normative sono elencate in fondo all'articolo.

La risposta breve: i tempi da ricordare

Se ti serve solo l'essenziale, eccolo:

• Cartella clinica dello studio privato: nessuna legge fissa un termine per il libero professionista. Il riferimento prudente è conservarla per tutta la durata del rapporto di cura e per almeno dieci anni dall'ultima prestazione, il tempo della prescrizione ordinaria.
• Cartelle cliniche di ospedali e case di cura: si conservano illimitatamente, insieme ai referti.
• Consenso informato: segue la cartella, perché la legge chiede di inserirlo proprio lì.
• Fatture, ricevute e documenti fiscali: in pratica dieci anni, e anche oltre per gli anni d'imposta su cui è in corso un controllo.
• Radiografie e immagini diagnostiche non consegnate al paziente: almeno dieci anni; i referti del medico radiologo a tempo indeterminato.
• Psicologi: il codice deontologico chiede almeno cinque anni dalla conclusione del rapporto professionale.

Due regole tengono insieme tutto il resto. Dove una norma fissa un termine, si applica quel termine. Dove la norma manca, il periodo lo decide il titolare del trattamento, cioè tu, in base al principio di limitazione della conservazione, e lo scrive nell'informativa: è quanto ha chiarito il Garante privacy nei chiarimenti del 7 marzo 2019 sui dati sanitari.

Un'ultima distinzione evita molti equivoci. Alcuni termini sono minimi (il decreto sulle radiografie dice «non inferiore a dieci anni», il codice degli psicologi «almeno cinque anni»), altri sono massimi (il GDPR vieta di conservare oltre il necessario, lo Statuto del contribuente limita a dieci anni gli obblighi solo fiscali), e la maggior parte sono scelte motivate che spettano a te.

Tabella dei tempi di conservazione dello studio medico

La tabella raccoglie i documenti che circolano davvero in uno studio sanitario privato. Nella colonna «Fonte» trovi il riferimento da cui deriva ogni termine: quando c'è scritto «prassi prudente», il termine è una scelta motivata e non un obbligo fissato da una norma dedicata, e va riportato nell'informativa.

Tre avvertenze per leggerla bene. Primo: i termini minimi non sono un invito a cancellare il giorno dopo la scadenza; sono la soglia sotto la quale non puoi scendere. Secondo: un contenzioso o un accertamento fiscale aperto blocca la cancellazione dei documenti che lo riguardano finché non è chiuso. Terzo: se lo studio è una struttura autorizzata, per esempio un poliambulatorio, controlla anche i requisiti di autorizzazione della tua Regione sulla gestione della documentazione sanitaria.

Perché la cartella dello studio privato non ha una scadenza di legge

È la domanda più cercata e anche quella con più risposte sbagliate in circolazione. Il motivo è semplice: la regola che tutti citano esiste, ma non riguarda lo studio del libero professionista.

Ospedali e case di cura: conservazione illimitata

La circolare del Ministero della Sanità del 19 dicembre 1986 (n. 900.2/AG454/260, nota come circolare n. 61) disciplina la conservazione della documentazione sanitaria presso le istituzioni sanitarie pubbliche e private di ricovero e cura. Stabilisce che le cartelle cliniche, con i relativi referti, vanno conservate illimitatamente, perché sono atti ufficiali indispensabili alla certezza del diritto e fonte per la ricerca storico-sanitaria. Il Garante la richiama tra i termini ancora in vigore nei chiarimenti del 2019, e la scheda sulle cartelle cliniche del portale archivistico SIUSA del Ministero della Cultura ne ricostruisce la storia.

Due precisazioni. La circolare parla delle strutture di ricovero, non dello studio professionale: applicarla allo studio del fisioterapista o dello psicologo è un'estensione che nessuna norma impone. E la stessa circolare indicava venti anni per le radiografie, un termine poi rivisto per le immagini diagnostiche dal decreto del 1997 che vedremo più avanti.

Libero professionista: il criterio è la prescrizione

Per lo studio privato nessuna norma dice «conserva la cartella per X anni». Il termine si ricava dal motivo per cui conservi: poter dimostrare il tuo operato finché qualcuno può contestarlo.

La legge Gelli-Bianco (L. 24/2017), all'articolo 7, distingue due situazioni. La struttura risponde verso il paziente come parte di un contratto. Il professionista che lavora per una struttura risponde invece per fatto illecito, secondo l'articolo 2043 del codice civile, salvo che abbia agito nell'adempimento di un'obbligazione contrattuale assunta con il paziente. È proprio il caso dello studio privato: il paziente si rivolge a te, concordate la prestazione, ti paga. Il rapporto è contrattuale, e i diritti che ne nascono si prescrivono con il termine ordinario di dieci anni dell'articolo 2946 del codice civile. Per il risarcimento da fatto illecito, invece, il termine dell'articolo 2947 è di cinque anni.

Da qui nasce il riferimento dei dieci anni che trovi nelle indicazioni degli Ordini. La FAQ dell'Ordine dei Medici di Firenze sulla privacy nello studio medico lo dice in modo chiaro: per lo studio privato non c'è una norma specifica, quindi gli atti si conservano finché dura il rapporto di cura e poi per il tempo della prescrizione, che nell'ipotesi più ampia è di dieci anni. Il quadro completo su valore legale e documento informatico è nella guida alla cartella clinica elettronica e alla sua normativa.

Da quando parte il conto dei dieci anni

La prescrizione comincia a decorrere dal giorno in cui il diritto può essere fatto valere, come dice l'articolo 2935 del codice civile. Nella pratica dello studio il punto di partenza più usato è l'ultima prestazione, cioè la conclusione del rapporto di cura: se un paziente torna da te ogni anno per otto anni, i dieci anni si contano dall'ultima visita, non dalla prima.

Tieni presente che per un danno che si manifesta tardi il conto può partire dopo l'ultima seduta. Per i trattamenti con esiti che possono emergere a distanza di tempo puoi scegliere un periodo più lungo, a patto di motivarlo per iscritto: è proprio il tipo di valutazione che il GDPR lascia al titolare.

E i pazienti minorenni? La legge non prevede un termine diverso. Per la condizione del minore, la prescrizione resta sospesa quando non ha un rappresentante legale e per sei mesi dopo la nomina, come prevede l'articolo 2942 del codice civile: se ci sono i genitori a rappresentarlo, il tempo corre normalmente. Chi firma e chi decide per il minore è spiegato nella guida al consenso informato dei minori e dei genitori separati.

Poliambulatori e collaboratori: chi conserva cosa

Nel poliambulatorio la conservazione della documentazione è compito del titolare del trattamento, cioè della struttura o del professionista che organizza lo studio, non del singolo collaboratore. È la struttura che risponde come parte del contratto con il paziente, quindi è lei a dover custodire la documentazione per il tempo necessario a difendersi. Quando un collaboratore lascia lo studio, i suoi pazienti e le sue annotazioni restano nell'archivio: va chiuso il suo accesso, non la storia clinica. Per costruire bene la cartella fin dall'inizio, con blocchi e annotazioni che reggono nel tempo, trovi un modello di cartella clinica compilato seguito dalla prima visita alla dimissione.

Consensi e informativa: quanto conservarli e come

Su questo punto la legge è più chiara di quanto si pensi. L'articolo 1 della Legge 219/2017, al comma 4, stabilisce che il consenso informato, in qualunque forma espresso, è inserito nella cartella clinica e nel fascicolo sanitario elettronico. Conseguenza pratica: il consenso ha la stessa durata della cartella di cui fa parte. Lo stesso vale per il rifiuto e per la revoca, che la legge chiede di documentare con le stesse forme. Il quadro completo degli obblighi è nella guida alla Legge 219/2017 sul consenso informato.

Per i consensi firmati a penna conta anche la forma. Una scansione caricata nel gestionale serve per ritrovarli in fretta, ma non autorizza da sola a distruggere l'originale: quando una copia può sostituirlo, e che cosa cambia se il consenso nasce già in forma elettronica, è spiegato nella guida al consenso informato con firma elettronica. Finché non hai un processo di conservazione digitale robusto, tieni la carta.

L'informativa privacy segue una logica diversa. Non è un consenso, quindi non c'è una firma da conservare per legge, ma il GDPR ti chiede di essere in grado di dimostrare il rispetto delle regole (articolo 5, paragrafo 2). In pratica: conserva ogni versione dell'informativa con la data da cui è in uso, e annota nella scheda del paziente quale versione gli hai consegnato. Quando la aggiorni, la versione precedente non va buttata: è la prova di che cosa sapevano i pazienti visitati fino a quel giorno.

I consensi facoltativi, quelli per finalità diverse dalla cura (comunicazioni promozionali, uso delle immagini, referti online), si conservano per tutta la durata della finalità e poi per il tempo necessario a dimostrare che il consenso c'era, perché l'articolo 7 del GDPR mette questa prova a carico del titolare. Registra anche le revoche, con la data. Che cosa scrivere in ciascun documento, e perché non vanno uniti in un modulo unico, è nella guida su informativa e consenso informato a confronto.

In Appuntoo questi documenti si generano dai modelli di consensi con la registrazione della firma autografa: stampi, fai firmare, conservi l'originale e confermi l'acquisizione, così nella scheda vedi a colpo d'occhio che cosa è firmato e che cosa no. Il passo passo è nella guida ai documenti del paziente.

Radiografie, Cone Beam e immagini diagnostiche

Per le immagini radiologiche il termine è scritto in un decreto ministeriale. Il DM 14 febbraio 1997 (Gazzetta Ufficiale n. 58 dell'11 marzo 1997) si applica a presidi ospedalieri, istituti, reparti, gabinetti medici e laboratori, pubblici e privati, che fanno radiodiagnostica, radioterapia o medicina nucleare, e a qualsiasi struttura che svolge attività radiodiagnostiche complementari all'esercizio clinico, incluso l'ambito odontoiatrico.

Le regole dell'articolo 4 sono due:

• la documentazione iconografica non consegnata al paziente va custodita in modo da essere disponibile per successive esigenze mediche per almeno dieci anni;
• i referti stilati dal medico radiologo o dal medico nucleare vanno conservati a tempo indeterminato.

Il supporto è libero (pellicole, carta, archivio elettronico), purché la documentazione si possa ritrovare a richiesta. Il Garante, nei chiarimenti del 2019, lo indicava tra i termini pienamente in vigore. Una nota di prudenza: il decreto era stato emanato in base al D.Lgs. 230/1995, oggi sostituito dal D.Lgs. 101/2020 sulla radioprotezione, quindi i dieci anni vanno letti come il riferimento minimo da rispettare finché non intervengono indicazioni diverse.

Per la Cone Beam c'è una regola in più. Le Raccomandazioni ministeriali sulle TC volumetriche Cone Beam (Gazzetta Ufficiale del 29 maggio 2010) chiedono un consenso informato scritto prima dell'esame e la conservazione di consenso e immagini per almeno cinque anni. Il documento congiunto SIRM-AIFM-FASTeR del 2022, scritto dopo il D.Lgs. 101/2020, ribadisce l'archiviazione per almeno cinque anni e la consegna al paziente dell'iconografia completa. Se le immagini restano solo nel tuo archivio, considera anche il minimo di dieci anni del DM 1997.

Nello studio dentistico queste regole si intrecciano con il consenso per tipo di trattamento e con il preventivo: trovi tutto nella guida al consenso informato odontoiatrico e alla sua conservazione. Ricorda anche che la dichiarazione dei dispositivi su misura, come protesi e apparecchi ortodontici, è un documento che il fabbricante conserva per anni: tieni la copia che ricevi insieme alla cartella del paziente. Il gestionale per dentisti di Appuntoo ti aiuta a tenere agenda, documenti e allegati di ogni paziente nella stessa scheda.

Le fotografie cliniche, per esempio in dermatologia o in odontoiatria, fanno parte della documentazione del paziente e ne seguono i tempi. Diverso è l'uso delle foto fuori dalla cura, come la pubblicazione sui social: richiede un consenso specifico e separato, e quando il paziente lo revoca l'immagine va tolta.

Fatture, ricevute e documenti fiscali

Qui il riferimento non è la responsabilità professionale ma il fisco, e le norme da mettere insieme sono quattro.

1. L'articolo 22 del DPR 600/1973. Le scritture contabili obbligatorie vanno conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta, anche oltre il termine dell'articolo 2220 del codice civile; la regola riguarda anche le fatture emesse e ricevute. Dal 1° gennaio 2027 la stessa regola si trova all'articolo 29 del testo unico adempimenti e accertamento (D.Lgs. 141/2026).
2. L'articolo 43 dello stesso decreto, che fissa i termini dei controlli: l'avviso di accertamento va notificato entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione, o del settimo anno se la dichiarazione è stata omessa. Dal 2027 la stessa regola è all'articolo 293 del testo unico.
3. Lo Statuto del contribuente. L'articolo 8, comma 5, della Legge 212/2000 stabilisce che l'obbligo di conservazione stabilito ai soli effetti tributari, scritture contabili incluse, non può superare i dieci anni dalla formazione o dall'utilizzo del documento; decorso quel termine, l'amministrazione finanziaria non può più fondare pretese su quella documentazione.
4. L'articolo 2220 del codice civile, che per le imprese fissa dieci anni dall'ultima registrazione per scritture contabili, fatture e corrispondenza. È da lì che nasce il «dieci anni» che tutti conoscono.

Un esempio rende tutto più concreto. Le fatture che emetti nel 2026 entrano nella dichiarazione dei redditi che presenterai nel 2027: il termine ordinario per l'accertamento scade il 31 dicembre 2032, che diventa il 2034 se la dichiarazione non venisse presentata. Conservare quelle fatture per dieci anni ti copre con margine. Se però su un anno è in corso un controllo, i documenti di quell'anno restano nell'archivio finché il controllo non si chiude.

E se sei nel regime forfettario? La Legge 190/2014, articolo 1, comma 69 ti esonera dalla registrazione e dalla tenuta delle scritture contabili, ma lascia fermo l'obbligo di conservare i documenti ricevuti ed emessi secondo l'articolo 22 del DPR 600/1973. Tradotto: niente registri, ma fatture, ricevute e documenti d'acquisto vanno conservati esattamente come per gli altri. Le regole di fatturazione per chi applica il forfettario sono nella guida alla fattura elettronica per i sanitari in regime forfettario.

In che formato conservarle? Dipende da come nascono:

• le fatture consegnate su carta ai pazienti si conservano in copia cartacea, ordinate per anno e numero;
• se vuoi tenere solo la versione digitale dei documenti fiscali, la conservazione deve seguire le regole sui documenti informatici con rilevanza fiscale (DM 17 giugno 2014): l'archivio di un gestionale è comodo per ritrovarle, ma non è una conservazione a norma, quindi chiedi al commercialista come organizzarla;
• le fatture elettroniche passate dallo SdI, cioè quelle verso aziende e professionisti, puoi conservarle gratis con il servizio di conservazione dell'Agenzia delle Entrate, nel portale Fatture e Corrispettivi, aderendo all'accordo di servizio.

Quali dati deve contenere ogni documento, e quando usare la fattura o la ricevuta, è spiegato nelle guide alla fattura medica con dati obbligatori ed esempio e alla ricevuta sanitaria.

Sistema Tessera Sanitaria: che cosa tenere dopo l'invio

L'invio dei dati delle spese al Sistema TS non sostituisce la conservazione della fattura: il documento fiscale resta tuo e resta in archivio per i tempi che abbiamo visto. Gli esiti degli invii seguono la fattura, e conviene tenere insieme al documento il protocollo e la data di trasmissione: sono la prova più rapida da mostrare se un paziente non trova la spesa nella dichiarazione precompilata o se devi correggere un invio. Chi è obbligato e quali sono le scadenze lo trovi nella guida all'obbligo di invio al Sistema Tessera Sanitaria.

Con la fatturazione con invio al Sistema TS di Appuntoo, incluso e illimitato in tutti i piani anche nel Free, ogni fattura conserva lo storico delle operazioni: invio, protocollo, data e ora, esito. Dopo l'invio la fattura è protetta da modifiche ed eliminazione, così il documento in archivio resta allineato a quello comunicato. Se devi correggere, cancelli l'invio dal Sistema TS con una conferma esplicita, la fattura torna modificabile e la reinvii: il passo passo è nella guida all'invio al Sistema TS da Appuntoo.

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Regole di categoria: psicologi, medici e strutture

Oltre alle norme generali, alcune professioni hanno regole proprie. Sono quasi sempre termini minimi, che si aggiungono al ragionamento sulla prescrizione senza sostituirlo.

Psicologi: almeno cinque anni, e qualcuno a cui affidare l'archivio

L'articolo 17 del Codice deontologico degli psicologi chiede di proteggere la segretezza anche attraverso la custodia e il controllo di appunti, note, scritti e registrazioni di qualsiasi genere. Questa documentazione va conservata per almeno i cinque anni successivi alla conclusione del rapporto professionale, fatto salvo quanto previsto da norme specifiche.

Due cose da sapere. Il quinto anno è un minimo deontologico, non una data di distruzione: se il paziente si è rivolto a te direttamente, il ragionamento sulla prescrizione contrattuale di dieci anni vale anche per lo psicologo. E lo stesso articolo chiede di provvedere perché, in caso di morte o di impedimento, la protezione della documentazione sia affidata a un collega o all'Ordine: è una scelta da fare prima, non da lasciare ai familiari. Come conservare e aggiornare il consenso nel tempo è spiegato nella guida al consenso informato in psicologia, e il gestionale per psicologi di Appuntoo tiene diario, anamnesi e allegati nella scheda di ogni paziente.

Medici: nessun numero nel codice, una regola per la medicina sportiva

Il Codice di deontologia medica della FNOMCeO chiede di redigere la documentazione con completezza e di tutelarne la riservatezza, ma non indica un numero di anni per lo studio privato: vale quindi il criterio della prescrizione visto sopra. C'è però una regola specifica che il Garante cita espressamente nei chiarimenti del 2019: la documentazione degli accertamenti fatti durante le visite per il certificato di idoneità all'attività sportiva agonistica va conservata, a cura del medico visitatore, per almeno cinque anni (DM 18 febbraio 1982, articolo 5). Chi lavora come specialista in uno studio privato trova nel gestionale per medici specialisti di Appuntoo agenda, documenti e fatture in un unico posto.

Strutture con un archivio clinico condiviso

Quando più professionisti di una struttura consultano la stessa storia clinica, si applicano le linee guida del Garante sul dossier sanitario: accesso solo per chi ha in cura il paziente e tracciamento degli accessi conservato per almeno 24 mesi. Sono regole scritte per le strutture, ma restano il metro con cui il Garante valuta un archivio condiviso. Se organizzi un centro con più professionisti, il gestionale per poliambulatori di Appuntoo assegna a ciascuno il proprio account e il proprio ruolo.

I dati che non sono cartella: prenotazioni, email, chat e videosorveglianza

Molti dati personali dello studio non finiscono in cartella, e proprio per questo restano dimenticati negli archivi per anni.

Richieste di prenotazione e contatti di chi non diventa paziente. Una richiesta di appuntamento rifiutata, un preventivo mai accettato, una mail di informazioni: nessuna norma fissa un termine, quindi vale il principio di limitazione della conservazione. Il periodo deve essere breve, il tempo per gestire la richiesta e chiuderla, e va scritto nell'informativa. Nelle prenotazioni online dello studio di Appuntoo il paziente vede l'informativa dello studio e quella di Appuntoo, che per questo servizio agisce come titolare, ed esprime il consenso per i dati sulla salute desumibili dalla prestazione scelta; per ogni richiesta Appuntoo conserva la prova delle informative mostrate e del consenso, con data e ora. Come si configura la scheda Privacy è spiegato nella guida alla privacy delle prenotazioni online.

Email e chat WhatsApp. Le conversazioni con i pazienti non sono un archivio clinico. Se un messaggio contiene un'informazione che conta per la cura (un sintomo, una decisione, un'indicazione che hai dato), riportala nella cartella con la data; il resto può essere cancellato secondo il termine breve che hai deciso. Tenere referti e foto cliniche nelle chat del telefono significa conservarli in un posto che non controlli e da cui è difficile cancellarli davvero.

Referti online. Se metti i referti a disposizione online, le linee guida del Garante sui referti online prevedono che restino ritirabili per non più di 45 giorni. Questo limite riguarda la disponibilità in rete, non l'archivio: la copia del referto resta nella cartella per tutto il suo periodo di conservazione.

Videosorveglianza. Se in sala d'attesa o all'ingresso c'è una telecamera, la FAQ del Garante sulla videosorveglianza indica che di regola le immagini vanno cancellate dopo pochi giorni, possibilmente in automatico, e che quanto più si superano le 72 ore tanto più la scelta va motivata.

Registro dei trattamenti, informativa e politica di conservazione

I tempi che hai deciso non bastano: vanno scritti nei posti giusti, perché il GDPR chiede di poter dimostrare le proprie scelte.

Nel registro dei trattamenti. L'articolo 30 del GDPR prevede che il registro indichi, ove possibile, i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati. La tua tabella dei tempi, in pratica, è una colonna del registro. Come compilarlo trattamento per trattamento, con un esempio completo, è spiegato nella guida al registro dei trattamenti dello studio medico.

Nell'informativa. L'articolo 13 chiede di indicare il periodo di conservazione oppure, se non è possibile, i criteri usati per determinarlo. Ecco una clausola d'esempio da adattare al tuo studio:

I dodici mesi per le richieste non concluse sono un esempio di scelta motivata, non un obbligo: puoi stabilire un termine diverso, purché breve e giustificato.

In una politica di conservazione. Non è un documento obbligatorio, ma è il modo più semplice per non dimenticare nulla e per dimostrare che le scadenze le gestisci davvero. Ecco un esempio compilato per uno studio di fisioterapia con una segreteria: i termini indicati come scelta sono esempi da adattare, non obblighi di legge.

Il registro delle violazioni merita una parola in più: va tenuto anche per gli incidenti che non notifichi al Garante, e come gestire un incidente passo per passo lo trovi nella guida al data breach sanitario.

Come scrivere la tua politica di conservazione in 6 passi

1. Fai l'inventario. Elenca dove stanno i dati: armadi, gestionale, computer, email, telefoni con le chat, chiavette, backup. Molte violazioni nascono da archivi che nessuno ricordava di avere.
2. Assegna un termine a ogni categoria. Parti dalla tabella di questa guida e distingui sempre ciò che deriva da una norma da ciò che è una tua scelta motivata.
3. Scrivilo due volte. Nell'informativa (il periodo o i criteri) e nel registro dei trattamenti (i termini ultimi di cancellazione).
4. Decidi chi cancella, come e quando. Una revisione all'anno, sempre nello stesso mese, è più realistica di una scadenza per ogni documento. Annota che cosa hai cancellato e quando, senza riportare i dati cancellati.
5. Gestisci le eccezioni. Contenziosi, accertamenti fiscali e richieste in corso sospendono la cancellazione dei documenti che riguardano.
6. Pensa alla fine. Chi custodisce l'archivio se chiudi lo studio, vai in pensione o cambi gestionale? Mettilo per iscritto adesso.

Cancellare bene: carta, file e backup

Quando un termine scade, cancellare significa che il dato non deve più essere recuperabile da nessuno, non solo che non lo vedi più tu.

• Carta: distruggi i documenti con un distruggidocumenti adeguato o con un servizio specializzato che rilasci un'attestazione. Il cestino della carta non è una cancellazione.
• File: elimina tutte le copie, non solo quella principale. Pensa alle cartelle in cui il computer salva i file aperti dal browser, agli allegati delle email inviate e ricevute, alle chiavette e ai dischi esterni.
• Backup: i backup seguono la loro rotazione, ma non devono diventare un archivio parallelo senza scadenza. Se un dato cancellato può tornare da un backup, chiediti per quanto tempo quel backup resta disponibile.

E se è il paziente a chiedere di cancellare la sua cartella? Il diritto alla cancellazione non è assoluto. L'articolo 17, paragrafo 3, del GDPR lo esclude, tra l'altro, quando il trattamento è necessario per adempiere un obbligo di legge, per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica o per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria. Durante il periodo di conservazione puoi quindi mantenere la documentazione clinica, ma devi rispondere al paziente entro un mese spiegando le ragioni. Diverso è il caso dei dati che non ti servono più, per esempio un contatto per una richiesta mai concretizzata: lì la cancellazione va fatta.

Cambio gestionale, chiusura dello studio e pensione

L'obbligo di conservare non finisce quando chiudi un contratto con un fornitore. Se passi a un altro software, porta con te l'archivio completo: esporta cartelle, documenti, allegati e fatture e conservali per il tempo residuo che hai fissato. Chiedi sempre in anticipo come esportare e in che formato, e leggi i rischi del lock-in nei gestionali medici prima di firmare.

Se arrivi ad Appuntoo da un altro gestionale, l'import gratuito incluso nei piani Professionista e Studio riguarda pazienti, appuntamenti e anagrafiche: la documentazione clinica del sistema precedente va comunque conservata, per esempio con l'export in PDF che ti consegna il vecchio fornitore, finché non scade il suo periodo.

Se chiudi l'attività o vai in pensione, la responsabilità della conservazione resta in capo a te come titolare. Decidi chi custodirà l'archivio, come i pazienti potranno chiederne copia e come avverrà la cancellazione alla scadenza. Per gli psicologi, come abbiamo visto, è il codice deontologico a chiederlo esplicitamente.

Come Appuntoo ti aiuta a conservare e ritrovare la documentazione

Un gestionale non decide i tempi di conservazione al posto tuo, ma può renderli facili da rispettare: tutto ciò che riguarda un paziente sta in un posto solo, si ritrova in pochi secondi anche dopo anni ed esce dal sistema quando serve.

Tutta la storia del paziente in una scheda

Nella scheda paziente trovi anamnesi, cartella clinica con le note datate di ogni seduta, certificati, allegati, appuntamenti, fatture e documenti da firmare. Non devi cercare in tre archivi diversi quando un paziente torna dopo anni o chiede una copia. La cartella clinica si esporta in un unico PDF in ordine cronologico, e ogni anamnesi compilata con l'anamnesi personalizzabile si salva in PDF già impaginata: proprio ciò che serve per rispondere a una richiesta di accesso entro un mese.

Consensi con lo stato della firma, originale al suo posto

I documenti da firmare mostrano lo stato «Firmato» o «Non firmato». Quando registri la firma, Appuntoo ricorda in chiaro che il software registra l'avvenuta raccolta, mentre stampa, firma autografa e conservazione del cartaceo restano a te: è esattamente la divisione dei compiti che serve per conservare i consensi nel modo giusto.

Allegati cifrati, visibili solo a chi scegli

Referti, radiografie e scansioni si caricano negli allegati della scheda, conservati cifrati con una chiave per ogni file. Al caricamento scegli se renderli visibili solo a te, a tutti i professionisti autorizzati o ad alcuni collaboratori. Un consiglio per gli archivi che durano anni: gli allegati impostati come privati non li vede nemmeno il titolare, quindi quando un collaboratore lascia lo studio chiedigli di rendere visibili allo studio quelli che servono alla continuità delle cure. I dettagli sono nella guida agli allegati del paziente.

Accessi per ruolo, per un archivio che dura dieci anni

Più a lungo conservi, più conta chi può vedere. Con la gestione dei collaboratori con ruoli e permessi la Segreteria lavora su agenda e pazienti ma accede ai dati clinici solo se il titolare lo autorizza (il permesso è spento di default e lo può cambiare solo il Proprietario), il Collaboratore vede i propri appuntamenti e non accede a fatture, spese e impostazioni, e spegnendo l'interruttore «Abilitato» chiudi subito le sessioni di chi non lavora più con te. Il passo passo è nella guida all'accesso della Segreteria ai dati clinici.

Fatture protette dopo l'invio al Sistema TS

Le fatture restano collegate al paziente, con stato del pagamento e stato dell'invio al Sistema TS, gratuito e illimitato in tutti i piani. Dopo l'invio non si modificano e non si eliminano, e lo storico conserva protocollo, data ed esito. Per il commercialista esporti le fatture in Excel o in XML e ogni documento in PDF.

Dove stanno i dati e che cosa succede se smetti

Appuntoo è ospitato su server Hetzner nell'Unione europea e ogni studio ha un database separato. Per i dati che inserisci tu resti titolare del trattamento e Appuntoo è responsabile. Se un abbonamento a pagamento scade, i pazienti già in archivio restano consultabili, mentre il limite di 30 pazienti del piano Free vale per i nuovi inserimenti. Se chiudi il servizio, i termini prevedono che i dati restino disponibili per l'esportazione, che tu possa chiederne la cancellazione e che, in assenza di richieste, vengano cancellati entro 12 mesi in modo definitivo: esporta tutto prima di disdire.

Quanto costa

Un archivio di dieci anni cresce: il piano Free arriva a 30 pazienti, il Professionista non ha limiti.

Tutti i dettagli sono nella pagina piani e prezzi di Appuntoo. I piani a pagamento hanno 14 giorni di prova senza carta di credito e nessun vincolo: puoi disdire quando vuoi.

Che cosa resta a te

Per chiarezza, ecco ciò che un gestionale non fa al posto tuo:

• Decidere e applicare i tempi: Appuntoo non applica scadenze automatiche ai dati e non cancella nulla da solo quando un termine scade.
• La conservazione a norma: l'archivio del gestionale serve a lavorare e a ritrovare, ma non è un sistema di conservazione sostitutiva dei documenti fiscali o clinici.
• Gli originali cartacei: i consensi firmati a penna restano da custodire in studio.
• Il testo del diario clinico, a differenza degli allegati, non è cifrato a livello applicativo: è protetto dai permessi per ruolo e resta nel database separato del tuo studio.

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Domande Frequenti

Per quanti anni devo conservare le cartelle cliniche nello studio privato?

Nessuna legge fissa un termine per il libero professionista. Il riferimento prudente è conservarle per tutta la durata del rapporto di cura e per almeno dieci anni dall'ultima prestazione, il termine della prescrizione ordinaria (art. 2946 c.c.) che vale quando il paziente si è rivolto direttamente a te. La conservazione illimitata della circolare del 1986 riguarda invece le strutture di ricovero e cura.

Le fatture sanitarie vanno conservate cinque o dieci anni?

Dieci anni è la regola pratica. Le norme fiscali chiedono di conservare fatture e scritture fino alla definizione degli accertamenti (art. 22 DPR 600/1973), i cui termini ordinari scadono il 31 dicembre del quinto anno successivo alla dichiarazione, e lo Statuto del contribuente limita a dieci anni gli obblighi solo fiscali. Se su un anno è in corso un controllo, i documenti di quell'anno vanno tenuti fino alla sua chiusura.

Per quanto tempo devo conservare il consenso informato firmato?

Quanto la cartella clinica, perché la Legge 219/2017 chiede di inserire il consenso proprio nella cartella. Conserva l'originale firmato su carta: la scansione aiuta a ritrovarlo, ma da sola non autorizza a distruggere l'originale. Rifiuti e revoche seguono la stessa regola.

Per quanto tempo si conservano le radiografie?

Le immagini radiologiche non consegnate al paziente vanno conservate per almeno dieci anni e i referti del medico radiologo a tempo indeterminato (DM 14 febbraio 1997, art. 4), anche negli studi odontoiatrici. Per la Cone Beam le Raccomandazioni ministeriali chiedono di conservare consenso scritto e immagini per almeno cinque anni.

Uno psicologo per quanto tempo deve conservare appunti e documentazione?

Almeno cinque anni dalla conclusione del rapporto professionale, secondo l'articolo 17 del Codice deontologico degli psicologi. È un minimo: se il paziente si è rivolto direttamente allo psicologo, conviene ragionare sulla prescrizione contrattuale di dieci anni. Lo stesso articolo chiede di affidare a un collega o all'Ordine la protezione della documentazione in caso di morte o impedimento.

Un paziente può chiedermi di cancellare la sua cartella clinica?

Può chiederlo, ma il diritto alla cancellazione non è assoluto: l'articolo 17, paragrafo 3, del GDPR lo esclude quando i dati servono per un obbligo di legge, per motivi di sanità pubblica o per difendere un diritto in giudizio. Durante il periodo di conservazione puoi mantenere la documentazione clinica, ma devi rispondere entro un mese spiegando le ragioni.

Posso tenere solo la copia digitale e buttare la carta?

Con prudenza. Per i consensi firmati a penna la scansione è una copia di consultazione e non sostituisce da sola l'originale. Per i documenti fiscali la conservazione solo digitale deve seguire le regole sui documenti informatici (DM 17 giugno 2014), mentre le fatture elettroniche passate dallo SdI si possono conservare gratis con il servizio dell'Agenzia delle Entrate. L'archivio di un gestionale è comodo, ma non è conservazione a norma.

Che cosa succede ai dati se smetto di usare il gestionale?

L'obbligo di conservazione resta tuo: prima di cambiare fornitore esporta cartelle, documenti, allegati e fatture e conservali per il tempo residuo. In Appuntoo, alla cessazione del servizio i dati restano disponibili per l'esportazione, puoi chiederne la cancellazione e, in assenza di richieste, vengono cancellati in modo definitivo entro 12 mesi.

Conclusione

Per uno studio medico non esiste un'unica scadenza: esiste una mappa di termini, alcuni minimi, alcuni massimi, molti da decidere. La cartella dello studio privato si regola sulla prescrizione e si conserva almeno dieci anni dall'ultima prestazione; i consensi la seguono; le radiografie hanno il loro decreto; le fatture seguono il fisco; e tutto ciò che non è cartella, dalle richieste di prenotazione alle chat, va tenuto per poco e poi cancellato davvero.

Le cose da fare sono tre: scrivere i tempi nell'informativa e nel registro, fissare una revisione annuale dell'archivio e tenere i documenti di ogni paziente in un posto da cui si possano ritrovare ed esportare in ogni momento. Il resto lo fa la costanza.

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Fonti ufficiali consultate il 13 ottobre 2026

• Codice civile su Normattiva: art. 2220 (conservazione delle scritture contabili).
• Codice civile su Normattiva: artt. 2935, 2942, 2946 e 2947 sulla prescrizione, linkati nel testo.
• DPR 600/1973, artt. 22 e 43 nella versione vigente al 13 ottobre 2026, linkati nel testo.
• Testo unico adempimenti e accertamento, D.Lgs. 141/2026, artt. 29 e 293 (applicabili dal 1° gennaio 2027), e Statuto del contribuente, L. 212/2000, art. 8, comma 5.
• L. 190/2014, art. 1, comma 69 (regime forfettario); DM 17 giugno 2014 sui documenti informatici con rilevanza fiscale; servizio di conservazione delle fatture elettroniche dell'Agenzia delle Entrate.
• Legge 24/2017, art. 7 e Legge 219/2017, art. 1.
• Circolare del Ministero della Sanità del 19 dicembre 1986 (n. 900.2/AG454/260) e DM 14 febbraio 1997, richiamati dal Garante nei chiarimenti del 7 marzo 2019 insieme al DM 18 febbraio 1982.
• Raccomandazioni sulle TC volumetriche Cone Beam (GU 29/5/2010) e documento SIRM-AIFM-FASTeR 2022 sull'attività radiologica complementare.
• Regolamento (UE) 2016/679: testo sul sito del Garante (artt. 5, 7, 12, 13, 17, 30, 33).
• Garante: FAQ sul registro delle attività di trattamento, linee guida sui referti online (2009) e sul dossier sanitario (2015), FAQ sulla videosorveglianza.
• Codice deontologico degli psicologi italiani, art. 17; Codice di deontologia medica FNOMCeO.
• FAQ dell'Ordine dei Medici di Firenze sulla privacy nello studio medico (9 ottobre 2020).