I collaboratori

La sezione Collaboratori raccoglie tutte le persone che hanno accesso allo studio. È qui che inviti nuovi membri, assegni i ruoli e decidi chi può vedere e fare cosa.

L'elenco dei collaboratori è consultabile da chiunque abbia accesso allo studio. La gestione vera e propria — invitare, modificare ed eliminare — è invece riservata a:

• Proprietario — chi ha creato lo studio.
• Amministratore — chi affianca il proprietario nella gestione.

Per gli altri ruoli il pulsante Nuovo e le icone di modifica ed eliminazione non compaiono. Una sola impostazione è riservata al Proprietario: il permesso della Segreteria sui dati clinici (vedi La Segreteria e i dati clinici).

Ogni persona dello studio ha uno di quattro ruoli. Il ruolo decide quali sezioni del gestionale vede e quali operazioni può compiere.

• Proprietario — accesso completo. C'è un solo proprietario: chi ha registrato lo studio. Solo lui configura il Sistema TS, attiva i piani e acquista i pacchetti, e decide se la Segreteria vede i dati clinici.
• Amministratore — un professionista che gestisce lo studio insieme al proprietario: calendario, pazienti, fatture, spese, impostazioni e collaboratori. Fanno eccezione il Sistema TS, che non vede, e le Statistiche, dove vede solo i propri dati.
• Collaboratore — un professionista che lavora sulla propria agenda (vede solo i propri appuntamenti) e sui pazienti dello studio. Non accede a fatture, spese e impostazioni dello studio, a parte il proprio Profilo utente.
• Segreteria — il front-office: gestisce l'agenda di tutti i professionisti, i pazienti e le fatture, ma non è un professionista prenotabile e non compare tra i professionisti dell'agenda. Anamnesi, cartella clinica, certificati e allegati le vede solo con il permesso del Proprietario.

La tabella seguente riepiloga, sezione per sezione, chi può accedere a cosa.

Aprendo Collaboratori dal menu vedi l'elenco di tutte le persone dello studio, dalle più recenti. Per ognuna la tabella mostra:

• l'avatar colorato, che richiama il colore assegnato in agenda (vuoto per la Segreteria, che non ha un colore);
• Nome, Email e Ruolo;
• lo Stato: Abilitato o Disabilitato.

Apri il riquadro Filtri per cercare per Nome o Email. A destra di ogni riga trovi le azioni:

• Modifica (matita) — apre la finestra Modifica utente.
• Elimina (cestino) — chiede conferma con Elimina collaboratore e toglie la persona dallo studio: il suo account Appuntoo non viene cancellato e gli appuntamenti già registrati restano. L'icona non compare per il Proprietario, né sulla riga del tuo stesso account.

Su smartphone l'elenco diventa una serie di schede con nome, ruolo ed email, e le stesse icone di modifica ed eliminazione.

Per aggiungere una persona la si invita via email: sarà lei a completare la propria registrazione.

1. Premi Nuovo in alto a destra nella lista. Si apre la finestra Invita un utente.
2. Guarda il riquadro Disponibilità account: il badge indica il piano attivo (Piano Free, Piano Professionista o Piano Studio) e sotto trovi i posti già usati — con il piano Studio, per esempio, Account professionali: 3/30. Segreteria: 1/2.
3. Inserisci l'Email della persona da invitare.
4. Scegli il Ruolo tra Amministratore, Collaboratore e Segreteria (il ruolo Proprietario non è assegnabile). Accanto a ogni ruolo è indicato se puoi usarlo: — disponibile, — richiede il piano Studio oppure — limite raggiunto, con il conteggio dei posti.
5. Premi il pulsante di invio, che riporta il ruolo scelto: Invita amministratore, Invita collaboratore o Invita segreteria.

La persona riceve l'email Sei stato invitato a collaborare su Appuntoo con il pulsante Accetta l'invito: da lì inserisce nome, cognome, numero di cellulare e password (vedi Entrare in uno studio su invito). Il link ha una validità limitata: se scade, invia un nuovo invito. Una volta iscritta, la persona compare nella lista e puoi aprirla in modifica.

Se il ruolo che ti serve non è disponibile, il pulsante di invio resta disattivato e un riquadro giallo spiega il motivo: per esempio Hai già utilizzato tutti gli account Segreteria inclusi nel piano Professionista (1/1). oppure Il ruolo Collaboratore è disponibile con il piano Studio. Con i piani Free e Professionista il riquadro propone anche il pulsante Scopri il piano Studio, che apre la pagina dell'abbonamento.

Con la matita sulla riga di una persona apri la finestra Modifica utente. L'Email non è modificabile; il Ruolo si può cambiare tra Amministratore e Collaboratore (per il Proprietario e per la Segreteria resta fisso). Poi imposti i dettagli operativi.

Compenso. Scegli come calcolare quanto spetta al professionista, selezionando il Tipo di compenso (l'icona i accanto ne spiega il significato) e indicando il valore:

• In percentuale — una Percentuale (%) sul prezzo della prestazione.
• Compenso orario — un importo in Compenso orario (€/h) per ogni ora di lavoro.
• In base alla prestazione — vale il compenso impostato su ogni singola prestazione in Impostazioni → Prestazioni.

Il valore viene precompilato quando crei un appuntamento, ma resta sempre modificabile per il singolo appuntamento.

Colore. Scegli dalla tavolozza il colore con cui distinguere il professionista: è la tinta dei suoi appuntamenti nel calendario e nella vista «Collaboratori».

Abilitato. La casella Abilitato controlla l'accesso: togliendo la spunta sospendi l'accesso della persona senza eliminarla, e le sue sessioni aperte vengono chiuse. Potrai riabilitarla quando serve, purché il piano abbia un posto libero per il suo ruolo.

Premi Salva per confermare.

Un account Segreteria lavora su agenda, pazienti e fatture. Dei pazienti vede l'anagrafica, gli appuntamenti, le fatture e i documenti da firmare — e può crearne di nuovi — ma non le schede Anamnesi, Cartella clinica, Certificati e Allegati, che contengono dati sanitari.

Se vuoi che la tua Segreteria lavori anche su quelle schede, il Proprietario può concederle il permesso:

1. In Collaboratori, premi la matita sulla riga dell'account Segreteria.
2. Nella sezione Accesso ai dati clinici, spunta Può vedere e modificare anamnesi, cartella clinica, certificati e allegati dei pazienti.
3. Premi Salva.

Per revocare il permesso togli la spunta e salva. La sezione compare solo quando la finestra è aperta dal Proprietario: sotto la casella lo ricorda la nota Solo il proprietario dello studio può modificare questo permesso. Ogni nuovo account Segreteria parte senza permesso.

Un'ultima differenza: quando la Segreteria crea un documento da far firmare e nello studio non esiste ancora alcun modello, vede solo l'avviso Nessun modello disponibile., senza il link alla sezione dei modelli, che gestiscono Proprietario e Amministratore in Impostazioni → Documenti.

Il numero di account disponibili dipende dal piano dello studio:

• Piano Free e Piano Professionista — 1 account professionale (il proprietario) più 1 account Segreteria. I ruoli Amministratore e Collaboratore non sono disponibili.
• Piano Studio — fino a 30 account professionali, proprietario compreso (quindi proprietario, amministratori e collaboratori insieme), più 2 account Segreteria. Esauriti i posti, la finestra di invito lo segnala con Hai già utilizzato tutti gli account professionali inclusi nel piano Studio (30/30).

Contano solo gli account abilitati: una persona disabilitata non occupa posto. Nella finestra di invito il riquadro Disponibilità account mostra sempre il conteggio aggiornato. Sedi e stanze, invece, non dipendono dal piano: sono disponibili in tutti i piani.

Se passi a un piano con meno posti — o l'abbonamento a pagamento termina — Appuntoo disabilita in automatico gli account in eccesso, a partire da quelli aggiunti più di recente. Il Proprietario non viene mai disabilitato.