I promemoria WhatsApp

I messaggi automatici che Appuntoo può inviare sono soltanto due:

• Conferma — parte subito, nel momento in cui salvi l'appuntamento. Comunica al paziente che la visita è stata fissata, con data, ora e dettagli.
• Promemoria — viene programmato e parte automaticamente prima della visita (per esempio qualche ora prima, oppure il giorno prima a un orario fisso). Ricorda al paziente l'appuntamento imminente.

Perché un paziente possa ricevere i messaggi deve avere un numero di telefono nella sua anagrafica (vedi il capitolo Pazienti). I messaggi arrivano via WhatsApp: il paziente non deve installare né configurare nulla.

Le notifiche automatiche sono una funzione dei piani premium. Con il piano Free i messaggi WhatsApp automatici non sono disponibili: per attivarli serve un abbonamento (vedi il capitolo Abbonamento).

Ogni messaggio inviato (sia una conferma sia un promemoria) consuma un credito. I crediti provengono da due fonti diverse, che convivono nello stesso conteggio:

• Messaggi mensili — sono inclusi nel tuo abbonamento e si rinnovano a ogni ciclo. Scadono al rinnovo: quelli non usati nel periodo non vengono riportati al mese successivo.
• Messaggi da pacchetti — sono quelli che acquisti a parte. Non scadono mai: restano disponibili finché non li usi, anche oltre il rinnovo dell'abbonamento.

Vedi quanti messaggi ti restano in due punti:

• Nella barra in alto, sempre visibile: l'icona di WhatsApp con il numero dei messaggi disponibili. Cliccandoci si apre il Dettaglio Messaggi, che distingue i Mensili (scadono al rinnovo), quelli Da pacchetti (senza scadenza) e il Totale disponibili.
• Nella pagina Impostazioni → Messaggi, con il riquadro dei Messaggi Disponibili e l'elenco dei pacchetti.

L'invio automatico si attiva e si configura una volta sola in Impostazioni → Profilo studio → Notifiche Whatsapp. Da qui decidi il comportamento predefinito per tutti i nuovi appuntamenti:

1. Attiva Abilita notifiche whatsapp: è l'interruttore generale che accende l'intera funzione.
2. Imposta il messaggio di Conferma, quello inviato immediatamente alla creazione dell'appuntamento.
3. Imposta il Promemoria scegliendo il template: Standard oppure Con politica di disdetta. Con la politica di disdetta indichi anche le ore di disdetta, cioè l'anticipo entro cui il paziente può disdire.
4. Scegli la modalità di invio del promemoria: X ore prima dell'appuntamento, oppure N giorni prima a un orario specifico (per esempio "1 giorno prima alle 18:00").
5. Indica la lingua dei messaggi: l'app è multilingua e supporta Italiano e Tedesco.
6. Decidi i valori predefiniti con Preseleziona sempre la conferma e Preseleziona sempre il promemoria: così, quando crei un appuntamento, le caselle risultano già spuntate.

Queste impostazioni valgono come predefinite: restano comunque modificabili appuntamento per appuntamento (vedi il passo successivo).

Quando crei un appuntamento, nella finestra Nuovo appuntamento (vedi il capitolo Calendario) trovi la sezione Notifiche, già impostata secondo le tue preselezioni. Qui puoi:

• Attivare o disattivare Invia conferma per quel singolo appuntamento.
• Attivare o disattivare Invia promemoria e, se attivo, controllare o cambiare la Data e ora del promemoria.
• Scegliere i destinatari dei messaggi tra Paziente, Tutore, Genitore e Contatto: utile quando, ad esempio, l'appuntamento è di un minore e va avvisato un genitore.
• Selezionare la lingua del messaggio per quel paziente.

Il Riepilogo invii ti mostra, prima di salvare, cosa verrà inviato e a chi. Lo stesso avviene quando sposti un appuntamento: Appuntoo ti propone di avvisare il paziente del nuovo orario.

Nella pagina Impostazioni → Messaggi c'è la scheda Cronologia Messaggi: l'elenco di tutto ciò che è stato inviato dallo studio. Per ogni riga vedi:

• Tipo — Conferma oppure Promemoria.
• Paziente — a chi è stato inviato il messaggio.
• Inviato il — data e ora dell'invio.

Se non è ancora stato inviato nulla, la cronologia mostra Nessun messaggio trovato. È il posto giusto per verificare a colpo d'occhio che le notifiche siano partite correttamente.

Oltre ai messaggi mensili inclusi nell'abbonamento, puoi acquistare pacchetti aggiuntivi di messaggi. I pacchetti disponibili sono quattro:

• 150 messaggi — €10
• 300 messaggi — €19
• 600 messaggi — €35 Più conveniente
• 1000 messaggi — €55 Più venduto

I messaggi acquistati con un pacchetto non scadono mai: si aggiungono al totale disponibile e restano a disposizione anche dopo il rinnovo dell'abbonamento. Trovi i pacchetti nella pagina Impostazioni → Messaggi e nella sezione Abbonamento.

Per comprarne uno, scegli il pacchetto e completa il pagamento: l'acquisto avviene tramite Stripe, il circuito di pagamento sicuro. Una volta confermato, i messaggi sono subito accreditati e visibili nel contatore.

Appuntoo ti avvisa per tempo, così non rischi di lasciare i pazienti senza notifica:

• Quando i messaggi disponibili scendono sotto la soglia (meno di 20), compare un avviso di scarsità: è il momento giusto per pensare a un pacchetto.
• Quando i messaggi sono esauriti, vedi l'avviso Hai esaurito tutti i messaggi…. Finché non ne aggiungi, le conferme e i promemoria automatici non vengono inviati.

Per riprendere subito, acquista un pacchetto dalla pagina Messaggi: appena il pagamento è confermato, i nuovi messaggi sono disponibili e le notifiche tornano a partire.