Conferme e promemoria: email e WhatsApp

I messaggi automatici legati all'appuntamento sono due, uguali su entrambi i canali:

• Conferma — parte subito, nel momento in cui salvi l'appuntamento. Comunica al paziente che la visita è stata fissata, con data, ora, prestazione e sede.
• Promemoria — viene programmato e parte automaticamente prima della visita (per esempio qualche ora prima, oppure il giorno prima a un orario fisso). Ricorda al paziente l'appuntamento imminente e riduce dimenticanze e disdette.

A questi si aggiunge un caso particolare: quando elimini un appuntamento, Appuntoo può avvisare il paziente con una email di cancellazione (vedi più avanti).

Cosa serve perché il paziente riceva i messaggi? Dipende dal canale: un indirizzo email in anagrafica per le notifiche email, un numero di telefono per WhatsApp (vedi il capitolo Pazienti). In entrambi i casi il paziente non deve installare né configurare nulla.

Le notifiche partono solo per appuntamenti Lavorativi associati a un paziente e futuri; la conferma non viene inviata se lo stato è Disdetto o Non presentato. Per WhatsApp servono inoltre un piano premium attivo e un numero di telefono nel profilo del professionista dell'appuntamento: è il numero che il paziente trova nel messaggio. I messaggi WhatsApp vengono inviati solo a numeri italiani (prefisso +39).

Ogni conferma e ogni promemoria possono partire via email, via WhatsApp o su entrambi i canali. Le differenze da conoscere:

• Email — gratis: non consuma crediti, senza limiti di piano. È disponibile su tutti i piani, incluso il Free. Invia conferme e promemoria all'indirizzo email del paziente.
• WhatsApp — invia conferme e promemoria direttamente al numero di telefono del paziente. Ogni invio consuma un messaggio WhatsApp (un credito, vedi più sotto) e richiede un piano premium: con il piano Free la casella WhatsApp appare disattivata con l'indicazione Premium.

Come dice l'app stessa: «Puoi usare email e WhatsApp insieme oppure attivare un solo canale. La scelta predefinita potrà essere modificata per ogni appuntamento.» Un contatore in alto nella scheda mostra quanti canali attivi hai.

Se il paziente risponde

• Email — conferme, promemoria, email di spostamento e di cancellazione partono dall'indirizzo di Appuntoo ([email protected]), ma il campo Rispondi a contiene l'email del professionista dell'appuntamento: se il paziente risponde, il messaggio arriva direttamente nella sua casella. Se il professionista non ha un'email nel profilo, la risposta arriva all'assistenza di Appuntoo ([email protected]). Il testo delle email invita comunque il paziente a contattare lo studio o il professionista per informazioni, richieste mediche, spostamenti o disdette.
• WhatsApp — il messaggio (con data, ora, nome del professionista e luogo, ma senza la prestazione) chiede al paziente di non rispondere («Ti chiediamo di non rispondere direttamente a questo messaggio») e gli indica il numero del professionista da scrivere o chiamare per qualsiasi necessità.

Tutto si configura una volta sola in Impostazioni → Profilo studio (voce visibile a Proprietario e Amministratore), scheda Notifiche. La scheda è divisa in tre blocchi:

1. Scegli i canali di notifica — gli interruttori delle due schede Email e WhatsApp viste sopra. Finché non attivi almeno un canale, l'app ricorda: «Attiva almeno un canale per configurare conferme e promemoria automatici.»
2. Messaggi automatici — configuri una sola volta conferma e promemoria, poi controlli come appariranno su ciascun canale attivo:
   • Conferma dell'appuntamento (Invio immediato) — inviata dopo la creazione dell'appuntamento con data, ora, prestazione e sede. Con Preseleziona nei nuovi appuntamenti la casella risulterà già spuntata quando crei un appuntamento.
   • Promemoria dell'appuntamento — scegli il Template messaggio: Standard oppure Con politica di disdetta, indicando in quel caso le Ore minime per la disdetta (da 1 a 48). Poi decidi Quando inviare il promemoria: Un numero di ore prima (da 1 a 168, es. 24) oppure Un numero di giorni prima, a un orario preciso (da 1 a 30 giorni, es. 1 giorno prima alle 18:00). Anche il promemoria ha la sua casella Preseleziona nei nuovi appuntamenti.
3. Impostazioni WhatsApp — compaiono solo con il canale WhatsApp attivo e «si applicano soltanto ai messaggi inviati tramite WhatsApp»: la casella Abilita notifiche in altre lingue e la Lingua WhatsApp predefinita (Italiano o Tedesco), proposta a ogni nuovo appuntamento e modificabile per il singolo paziente.

Sotto conferma e promemoria trovi l'Anteprima: con entrambi i canali attivi due linguette Email / WhatsApp mostrano il messaggio esattamente come arriverà. L'anteprima email riproduce lo stesso template usato per l'invio, con l'oggetto e dati di esempio; quella WhatsApp mostra la bolla del messaggio con i campi tra asterischi («I dati tra asterischi saranno sostituiti automaticamente») e si aggiorna in base al template selezionato.

Non c'è un pulsante Salva fisso: appena cambi qualcosa compare in basso la barra N modifiche non salvate con Annulla e Salva modifiche (N). Queste impostazioni valgono come predefinite per i nuovi appuntamenti: restano modificabili appuntamento per appuntamento (vedi il passo successivo) e non cambiano i promemoria già programmati.

Se disattivi un canale, si fermano anche i promemoria già programmati su quel canale.

Quando crei un appuntamento, nella finestra Nuovo appuntamento (vedi il capitolo Calendario) trovi la sezione Notifiche, già impostata secondo le tue preselezioni e i canali attivi (conferme e promemoria sono disponibili solo quando l'appuntamento è associato a un paziente). Qui puoi:

• Scegliere i canali della Conferma spuntando Email (etichettata gratis) e/o WhatsApp. «Seleziona almeno un canale per inviare la conferma.»
• Fare lo stesso per il Promemoria e controllarne o cambiarne la Data e ora promemoria.
• Scegliere i destinatari di conferma e promemoria tra Paziente, Tutore, Genitore e Contatto: utile quando, ad esempio, l'appuntamento è di un minore e va avvisato un genitore. Per ogni destinatario l'app mostra email e telefono disponibili: è selezionabile solo chi ha un recapito per i canali scelti. I blocchi Destinatari conferma e Destinatari promemoria compaiono solo se il paziente ha genitori, tutori o contatti collegati nella sua scheda; altrimenti i messaggi vanno al paziente.
• Selezionare la Lingua notifiche per quel paziente (se hai abilitato le notifiche in altre lingue): vale solo per WhatsApp.

In fondo, il Riepilogo invii ti dice prima di salvare cosa partirà — ad esempio, con conferma e promemoria su entrambi i canali, «Verranno inviati in totale 4 messaggi, 2 conferme e 2 promemoria.» — e il conteggio per canale: «Email: 2 (gratis) · WhatsApp: 2 (crediti consumati: 2)». Ogni messaggio conta per destinatario: una conferma WhatsApp a paziente e genitore consuma due crediti. Per gli appuntamenti ricorrenti la conferma parte solo per il primo della serie, mentre ogni appuntamento ha il suo promemoria.

Quando sposti un appuntamento:

• con Sposta dal dettaglio si apre Conferma spostamento appuntamento, dove scegli se inviare la conferma con il nuovo orario (Invia messaggio di conferma) e se programmare il promemoria (Programma promemoria, con la sua data e ora);
• trascinandolo nel calendario e premendo Salva tutte le modifiche, invece, la finestra Conferma salvataggio modifiche ti avvisa soltanto: se la conferma era attiva ne riparte una nuova con il nuovo orario e il promemoria viene ricalcolato secondo le impostazioni dello studio.

Quando invece elimini un appuntamento, se il canale email è attivo e il paziente ha un indirizzo in anagrafica la finestra di conferma include la casella Invia email al paziente: «Se lasci attiva questa opzione, il paziente riceverà una email di cancellazione.»

Le sedi dello studio possono essere in studio, Smart (appuntamenti a distanza) oppure a domicilio del paziente: la tipologia si sceglie quando crei o modifichi una sede (vedi Impostazioni → Profilo studio → Sedi) e l'appuntamento la eredita dalla sede scelta (vedi Calendario). Quando l'appuntamento è in una sede Smart o a domicilio, conferme e promemoria indicano la modalità al posto dell'indirizzo dello studio e non contengono il collegamento a Google Maps:

• Email — nel riepilogo la riga Indirizzo diventa Modalità. Per un appuntamento Smart riporta Smart · Incontro a distanza con l'indicazione «Contatta il professionista per concordare le modalità di collegamento.»; per una visita a domicilio Visita a domicilio del paziente seguita dall'indirizzo della visita oppure, se l'indirizzo non è ancora indicato, «Concorda l’indirizzo della visita con il professionista.» La conferma si intitola Appuntamento confermato invece di "Ci vediamo in studio" e chiude con «L’appuntamento si svolgerà nella modalità indicata.»
• WhatsApp — i testi dei messaggi sono modelli fissi, approvati dal servizio WhatsApp, che introducono il luogo con «Ti aspettiamo in…» o «presso lo studio in…». Al posto dell'indirizzo Appuntoo inserisce una spiegazione esplicita: per Smart «modalità Smart a distanza (non recarti in studio; concorda il collegamento con il professionista)», per il domicilio «modalità visita a domicilio (il professionista viene da te; non recarti in studio)» seguita dall'indirizzo della visita. I messaggi in tedesco riportano la stessa indicazione tradotta.

I crediti riguardano solo WhatsApp: le email non si contano e non si esauriscono. Ogni messaggio WhatsApp inviato (conferma o promemoria) consuma un credito. I crediti provengono da due fonti diverse, che convivono nello stesso conteggio:

• Messaggi mensili — sono inclusi nel tuo abbonamento e si rinnovano a ogni ciclo. Scadono al rinnovo: quelli non usati nel periodo non vengono riportati al mese successivo.
• Messaggi da pacchetti — sono quelli che acquisti a parte. Non scadono mai: restano disponibili finché non li usi, anche oltre il rinnovo dell'abbonamento.

Vedi quanti messaggi ti restano in due punti:

• Nella barra in alto, sempre visibile: l'icona di WhatsApp con il numero dei messaggi disponibili. Cliccandoci si apre il pannello Messaggi WhatsApp, che distingue i Mensili («Scadono al rinnovo»), quelli Da pacchetti («Senza scadenza») e il Totale disponibili; in fondo, Cronologia messaggi apre l'elenco dei messaggi inviati.
• Nella pagina Impostazioni → Messaggi, con il riquadro dei Messaggi Disponibili («Messaggi WhatsApp rimanenti») e l'elenco dei pacchetti.

Nella pagina Impostazioni → Messaggi (voce visibile a Proprietario e Amministratore) ci sono due schede, Impostazioni e Cronologia Messaggi; alla seconda arrivi anche dal pulsante Cronologia messaggi della barra in alto. È l'elenco di tutto ciò che è stato inviato dallo studio, email e WhatsApp insieme, dal più recente, dieci righe per pagina. Per ogni riga vedi:

• Tipo — Conferma, Promemoria oppure Cancellazione.
• Paziente — a chi è stato inviato il messaggio.
• Inviato il — data e ora dell'invio.

Se non è ancora stato inviato nulla, la cronologia mostra Nessun messaggio trovato. È il posto giusto per verificare a colpo d'occhio che le notifiche siano partite correttamente; il dettaglio canale per canale del singolo appuntamento resta nella sua sezione Messaggi inviati.

Oltre ai messaggi mensili inclusi nell'abbonamento, puoi acquistare pacchetti aggiuntivi di messaggi WhatsApp. I pacchetti disponibili sono quattro:

• 150 messaggi — €10
• 300 messaggi — €19
• 600 messaggi — €35 Più conveniente
• 1000 messaggi — €55 Più venduto

I messaggi acquistati con un pacchetto non scadono mai: si aggiungono al totale disponibile e restano a disposizione anche dopo il rinnovo dell'abbonamento. Trovi i pacchetti nella pagina Impostazioni → Messaggi e nella sezione Abbonamento.

Per comprarne uno, scegli il pacchetto e completa il pagamento: l'acquisto avviene tramite Stripe, il circuito di pagamento sicuro. Una volta confermato, i messaggi sono subito accreditati e visibili nel contatore.

Appuntoo ti avvisa per tempo, così non rischi di lasciare i pazienti senza notifica:

• Quando i messaggi disponibili scendono sotto la soglia (meno di 20), nella pagina Impostazioni → Messaggi compare l'avviso Attenzione! I tuoi messaggi WhatsApp stanno per esaurirsi…: è il momento giusto per pensare a un pacchetto.
• Quando i messaggi sono esauriti, nella stessa pagina vedi l'avviso Hai esaurito tutti i messaggi WhatsApp… e, nella finestra dell'appuntamento, Messaggi WhatsApp esauriti: WhatsApp non verrà inviato finché non saranno disponibili nuovi messaggi.

Le notifiche email non si fermano mai: come ricorda l'app, «le email restano gratuite e operative». Per riprendere anche con WhatsApp, acquista un pacchetto dalla pagina Messaggi: appena il pagamento è confermato, i nuovi messaggi sono disponibili e i messaggi WhatsApp tornano a partire da quel momento in poi.