La configurazione iniziale

Quasi tutta la configurazione si trova nel menu Impostazioni, riservato ai ruoli Proprietario e Amministratore. Non è obbligatorio impostare tutto subito: puoi cominciare a usare il calendario e completare la configurazione mano a mano. L'ordine che ti consigliamo è però questo:

1. I dati dello studio e le sedi.
2. I dati fiscali e la Partita IVA (servono per fatturare).
3. Il logo, gli orari di lavoro e il listino delle prestazioni.
4. Eventuali stanze e collaboratori.
5. I modelli (anamnesi, certificati, documenti) e le notifiche WhatsApp.
6. Se fatturi alla Tessera Sanitaria, le credenziali del Sistema TS.

In Impostazioni → Profilo studio → Info Studio imposti il nome dello studio e le sedi (gli indirizzi in cui ricevi). Le sedi compaiono poi nella creazione di un appuntamento, così indichi dove si svolge la visita. Se ricevi in un solo luogo, ti basta una sede contrassegnata come Principale.

Nella scheda Profilo studio → Fatturazione imposti i valori che Appuntoo proporrà in automatico su ogni fattura: il regime fiscale, l'IVA e la natura IVA predefinite, l'eventuale cassa previdenziale, il testo fiscale e il modello dell'email con cui invii le fatture.

C'è però un dato indispensabile che si trova altrove: la Partita IVA del titolare, che imposti nel Profilo utente. Senza Partita IVA non è possibile creare fatture.

Il Profilo utente (accessibile a tutti dal menu Impostazioni) raccoglie i tuoi dati personali, il Codice Fiscale, la Partita IVA e il logo dello studio. Il logo viene stampato in cima a fatture e certificati, quindi conviene caricarlo subito. Da qui colleghi anche il tuo Google Calendar, se vuoi vedere gli impegni personali accanto agli appuntamenti.

Nella scheda Profilo studio → Gestione Appuntamenti puoi attivare le limitazioni del calendario per indicare i giorni lavorativi e gli orari di apertura: il calendario mostrerà solo le fasce in cui lavori. Qui imposti anche la durata predefinita di un appuntamento, così non devi reimpostarla ogni volta.

In Impostazioni → Prestazioni crei il tuo listino: per ogni prestazione indichi nome, prezzo, durata ed eventuale compenso del collaboratore. Averlo pronto è molto comodo: quando crei un appuntamento e scegli la prestazione, prezzo e durata si compilano da soli.

Se nello studio ci sono più ambienti (per esempio due studi e una palestra), creali in Impostazioni → Stanze con nome e sigla. Le stanze ti permettono di assegnare ogni appuntamento a uno spazio e di usare la vista «Stanze» del calendario. È un passaggio facoltativo: se lavori in un unico ambiente puoi saltarlo.

Se nello studio lavorano più persone, invitale da Collaboratori: basta l'email e il ruolo da assegnare. Riceveranno un link per completare la registrazione. Dopo l'iscrizione potrai impostare per ciascuno il colore in agenda e il compenso.

I modelli ti fanno risparmiare tempo ogni giorno: li prepari una volta e li riusi su ogni paziente. Sono di tre tipi, tutti in Impostazioni:

• Modelli di anamnesi — lo schema dei campi con cui raccogli la storia clinica.
• Modelli di certificati — il testo dei certificati, con i campi del paziente che si compilano da soli.
• Modelli di documenti — i moduli da far firmare (consensi, informative).

Con un piano Premium puoi inviare ai pazienti conferme e promemoria automatici su WhatsApp. Si attivano e si personalizzano in Profilo studio → Notifiche Whatsapp: qui scegli i testi, decidi quando inviare i promemoria e se preselezionarli in automatico nei nuovi appuntamenti.

Se invii le fatture al Sistema Tessera Sanitaria, inserisci una volta le credenziali in Impostazioni → Sistema TS (username/codice fiscale, password TS e PIN). Da quel momento potrai inviare le fatture alla TS direttamente dall'elenco fatture. È un passaggio facoltativo, necessario solo se sei tenuto all'invio.

Un riepilogo veloce di tutto. Per partire bene, controlla di aver fatto almeno i primi punti:

• Profilo studio — nome e almeno una sede.
• Dati fiscali — regime, IVA e cassa previdenziale predefiniti.
• Partita IVA del titolare — nel Profilo utente (indispensabile per fatturare).
• Logo — caricato per fatture e certificati.
• Orari di lavoro e durata predefinita dell'appuntamento.
• Listino prestazioni — con prezzi e durate.
• Stanze — se ti servono (facoltativo).
• Collaboratori — invitati e configurati (se sei in più persone).
• Modelli — almeno un'anamnesi; certificati e documenti se li usi.
• Notifiche WhatsApp — attivate, se hai un piano Premium.
• Sistema TS — credenziali inserite, se invii alla Tessera Sanitaria.