La configurazione iniziale

Quasi tutta la configurazione si trova nel menu Impostazioni. Il menu è visibile a tutti, ma con voci diverse secondo il ruolo: il Proprietario le vede tutte, l'Amministratore tutte tranne Sistema TS, il Collaboratore solo Profilo utente e la Segreteria Profilo utente e Aziende. La configurazione dello studio spetta quindi al Proprietario, eventualmente aiutato da un Amministratore. Non è obbligatorio impostare tutto subito: puoi cominciare a usare il calendario e completare la configurazione mano a mano. L'ordine che ti consigliamo è però questo:

1. I dati dello studio e le sedi.
2. I dati fiscali e la Partita IVA (servono per fatturare).
3. Il logo, gli orari di lavoro e il listino delle prestazioni.
4. Eventuali stanze e collaboratori.
5. I modelli (anamnesi, certificati, documenti) e le notifiche ai pazienti (email e WhatsApp).
6. Se invii le spese al Sistema Tessera Sanitaria, la configurazione del Sistema TS.
7. Se vuoi far prenotare i pazienti dal web, le prenotazioni online.

In Impostazioni → Profilo studio → Info Studio imposti il nome dello studio, il suo numero di telefono e le sedi. Una sede c'è già: la Sede principale, creata durante la registrazione con la città e l'indirizzo che hai indicato.

Per ogni sede scegli la tipologia: In studio (con indirizzo e città), Smart · Incontro a distanza (senza indirizzo) oppure A domicilio del paziente (l'indirizzo si indica nel singolo appuntamento). Le sedi compaiono poi nella creazione di un appuntamento, così indichi dove si svolge la visita. Se ricevi in un solo luogo, ti basta la sede principale.

Nella scheda Profilo studio → Fatturazione imposti i valori che Appuntoo proporrà in automatico su ogni fattura: il regime fiscale, l'IVA e la natura IVA predefinite, l'eventuale cassa previdenziale, il testo fiscale e il modello dell'email con cui invii le fatture.

C'è però un dato indispensabile che si trova altrove: la Partita IVA del titolare, che imposti nel Profilo utente, sezione Dati professionali e fiscali. Senza Partita IVA non è possibile creare fatture.

Il Profilo utente (accessibile a tutti dal menu Impostazioni) raccoglie i tuoi dati personali e i dati professionali e fiscali — Codice Fiscale, Partita IVA, Ordine o Albo di appartenenza — oltre al domicilio fiscale e al tuo logo. Il logo è legato al tuo profilo: compare in cima alle fatture emesse a tuo nome e ai certificati che scarichi in PDF, quindi conviene caricarlo subito. Se nello studio lavorano più professionisti, ciascuno carica il proprio. La Partita IVA del titolare (e, per chi invia come professionista individuale, il Codice Fiscale) è anche quella usata per l'invio al Sistema TS.

Dalla scheda Google Calendar dello stesso profilo colleghi il tuo calendario Google, se vuoi vedere gli impegni personali accanto agli appuntamenti (vedi Calendario).

Nella scheda Profilo studio → Gestione Appuntamenti trovi in cima la visualizzazione degli orari e la durata predefinita di un appuntamento, così non devi reimpostarla ogni volta. Per la visualizzazione scegli una delle due opzioni, guardando l'anteprima accanto, che mostra come apparirà il calendario con la durata impostata: Slot appuntamenti divide la giornata in slot lunghi quanto la durata predefinita (con 45 minuti: 09:00–09:45, 09:45–10:30…), Classica usa righe da 15 minuti con l'orario a ogni ora. Gli studi nuovi partono con Slot appuntamenti; la scelta vale per tutti i collaboratori (vedi Calendario).

Più in basso puoi attivare le limitazioni del calendario per indicare i giorni lavorativi e gli orari di apertura: il calendario mostrerà solo le fasce in cui lavori e, con gli slot, il primo slot partirà dall'ora di apertura.

In Impostazioni → Prestazioni crei il tuo listino: per ogni prestazione indichi nome, prezzo, durata ed eventuale compenso del collaboratore. Averlo pronto è molto comodo: quando crei un appuntamento e scegli la prestazione, prezzo e durata si compilano da soli.

Se nello studio ci sono più ambienti (per esempio due studi e una palestra), creali in Impostazioni → Stanze con nome e sigla. Le stanze ti permettono di assegnare ogni appuntamento a uno spazio e di usare la vista «Stanze» del calendario. È un passaggio facoltativo, disponibile in tutti i piani: se lavori in un unico ambiente puoi saltarlo.

Se nello studio lavorano più persone, invitale da Collaboratori con il pulsante Nuovo: nella finestra Invita un utente bastano l'email e il ruolo. In alto il riquadro Disponibilità account ti dice quanti posti hai: con i piani Free e Professionista puoi aggiungere un account Segreteria, con il piano Studio anche amministratori e collaboratori (fino a 30 account professionali più 2 di Segreteria).

La persona riceve un link per completare la registrazione. Dopo l'iscrizione potrai impostare il colore in agenda e il compenso dei professionisti e, per la Segreteria, l'eventuale accesso ai dati clinici dei pazienti.

I modelli ti fanno risparmiare tempo ogni giorno: li prepari una volta e li riusi su ogni paziente. Sono di tre tipi, tutti in Impostazioni:

• Modelli di anamnesi — lo schema dei campi con cui raccogli la storia clinica.
• Modelli di certificati — il testo dei certificati, con i campi del paziente che si compilano da soli.
• Modelli di documenti — i moduli da far firmare (consensi, informative).

Appuntoo invia ai pazienti conferme e promemoria automatici su due canali: email, gratis su tutti i piani, e WhatsApp, a crediti con un piano a pagamento (Professionista o Studio). Si attivano e si personalizzano in Profilo studio, scheda Notifiche: qui accendi i canali, decidi quando inviare i promemoria, guardi l'anteprima dei messaggi e scegli se preselezionarli in automatico nei nuovi appuntamenti.

Se invii le spese sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria, configura una volta Impostazioni → Sistema TS. È un'operazione riservata al Proprietario: gli altri ruoli non vedono questa voce. In sintesi:

• In Invio come indichi se trasmetti come Professionista individuale o come Struttura sanitaria. La scelta compare solo con il piano Studio; negli altri piani l'invio è sempre come professionista individuale.
• Inserisci le credenziali ricevute dal Sistema TS: Username Sistema TS, Password TS e PIN TS. Come struttura sanitaria servono anche il Codice Proprietario e il codice fiscale del titolare o legale rappresentante che ha ricevuto le credenziali.
• La Partita IVA — e, per il professionista individuale, il codice fiscale — non si scrivono qui: Appuntoo li prende dal Profilo utente del titolare (sezione Dati professionali e fiscali). Il riquadro Dati fiscali usati per l'invio li mostra, con il link Modifica dati fiscali nel profilo se devi correggerli.

Se non hai ancora le credenziali, il capitolo PIN Sistema TS spiega come richiederle e dove stampare il pincode; tutti i campi della pagina sono descritti in Impostazioni. Da quel momento potrai inviare le fatture alla TS direttamente dall'elenco fatture. È un passaggio facoltativo, necessario solo se sei tenuto all'invio.

Se vuoi che i pazienti prenotino dal web, attiva e configura Impostazioni → Prenotazioni online (Proprietario e Amministratore). Oltre al link, alle prestazioni prenotabili e alle disponibilità, per salvare le prenotazioni attive servono due cose:

• la scheda Privacy completa, con i dati del titolare che personalizzano l'informativa per chi prenota (vedi La scheda Privacy);
• una presentazione personale per ogni professionista prenotabile, nella scheda Pagina pubblica (vedi La pagina pubblica).

È un passaggio facoltativo: la procedura completa è nel capitolo Prenotazioni online.

Un riepilogo veloce di tutto. Per partire bene, controlla di aver fatto almeno i primi punti:

• Profilo studio — nome, telefono e almeno una sede, con la tipologia giusta (In studio, Smart o A domicilio).
• Dati fiscali — regime, IVA e cassa previdenziale predefiniti.
• Codice Fiscale e Partita IVA del titolare — nel Profilo utente, in «Dati professionali e fiscali» (indispensabili per fatturare e per il Sistema TS).
• Logo — caricato per fatture e certificati.
• Visualizzazione degli orari, durata predefinita dell'appuntamento e orari di lavoro.
• Listino prestazioni — con prezzi e durate.
• Stanze — se ti servono (facoltativo).
• Collaboratori — invitati e configurati (se sei in più persone); per la Segreteria, deciso l'accesso ai dati clinici.
• Modelli — almeno un'anamnesi; certificati e documenti se li usi.
• Notifiche — canale email attivo (gratis su tutti i piani); WhatsApp in più, con un piano a pagamento.
• Sistema TS — configurato dal Proprietario, se invii alla Tessera Sanitaria.
• Prenotazioni online — scheda Privacy completa, presentazione di ogni professionista, disponibilità impostate e link pubblicato, se vuoi far prenotare i pazienti dal web.